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项目管理工具 PingCode 如何管理传统项目?PingCode瀑布项目管理指南

瀑布模型是一种按照固定的阶段顺序进行项目开发的方法,它要求在进入下一个阶段之前,必须完成当前阶段的所有任务。瀑布模型的优点是清晰、简单、易于控制,但也存在一些缺点,如缺乏灵活性、难以应对需求变化、风险较高等。

为了克服瀑布模型的局限性,许多项目团队开始采用敏捷等新型的项目管理模式,但这并不意味着瀑布模型就完全过时了。事实上,在一些场景下,瀑布模型仍然是合适的选择,例如规模较大、需求较稳定、质量要求较高的项目。

而专业项目管理软件能协助项目团队进行项目规划、执行、监控和收尾的软件,它能够为瀑布等传统项目管理模型减少沟通成本和误解增强协作;监督和调整进度,避免延期和超支;提高质量管理效率;通过预警、应对和跟踪等功能来有效地控制和降低风险……

作为项目经理,如果您也正被以下问题困扰:

  • 频繁的需求和进度变更,导致项目任务不断增多、进度总是延误;
  • 缺乏项目进度的可视化展示,难以提前识别项目的阻塞点;
  • 团队内外沟通不透明,信息流转慢,无法及时同步和反馈,协作时等待时间长;
  • 需求之间的背景信息、众多的文档和文件如何集中管理,高效利用;
  • 需求跟踪和研发过程割裂,问题难以暴露,导致进度经常延误;
  • 不同岗位角色项目成员使用不同的管理工具,无法统一协同且数据统计困难;
  • ……

那么 PingCode 这类能提供专业的瀑布项目管理能力的工具是您的不二之选,下面本文就来介绍 PingCode 能够帮助你解决哪些问题,以及如何解决的。

一、10 步开启 PingCode 瀑布项目管理

PingCode 支持完整的瀑布项目管理流程,帮助产研团队:

  • 建立统一平台,打通需求管理、项目管理、研发管理过程
  • 清晰规划和管理呈现项目各阶段计划、里程碑、角色和分工、进度、风险等能力
  • 提升项目团队沟通效率,信息反馈及时透明,知识经验快速沉淀和共享

现在,是时候为您的团队开启瀑布项目管理过程了,通过以下10步,快速了解 PingCode 项目管理如何帮助您提升团队交付效率和管理能力。

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名列前茅步:创建您的瀑布项目

在 PingCode 中为您的每一个瀑布项目创建单独的管理模块:

  • 进入 PingCode「项目管理」;
  • 在主界面中,选择「+ 新建项目」;
  • 填写项目名称、项目标识和项目描述;
  • 为您的项目选择成员;
  • 完成创建。
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第二步:项目个性化配置

在正式进行项目管理之前,为您的项目进行个性化配置来帮助您更好的适配业务流程。PingCode 为您提供高度的自定义能力,包括自定义工作项的类型、工作流、属性、提醒与通知,自定义项目的组件和项目属性等来配置适合您的工作流程。

1. 自定义工作项类型

进入项目管理配置中心,为您的瀑布项目定义工作项类型,系统为您提供固定的工作项类型为需求、任务和缺陷,您可以根据您的实际业务流程配置适合的工作项类型,如风险、成本、立项申请、事务等等。

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2. 自定义工作流配置

您可以为每个项目自定义不同的工作流,每个工作项类型都可以配置独有的状态和流转关系。您选择需要配置的工作项,如「需求」类型工作项,选择工作流配置,系统为您提供的状态有打开、进行中、已完成和关闭,您可以根据实际的状态流转情况来新增、修改、删除和排序工作项状态,并且通过勾选复选框的方式,对该工作项类型的状态流转进行配置。

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3. 自定义工作项属性

您可以为每个项目自定义不同工作项属性,通过配置工作项的新建和显示视图,帮助您记录工作项的详细信息。您选择需要配置的工作项,如「需求」类型工作项,选择属性与视图配置,您可以在工作项详情视图和新建视图中添加/创建各个类型的属性,包括单行文本、多行文本、数字、日期、下拉单选、下拉多选、单个成员和多个成员。您也可以编辑、移动位置和删除已有的属性。

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4. 自定义工作项提醒与通知

您可以为每个项目自定义工作项提醒与通知,通过设置工作项的提醒时间规则,自动发送消息提醒,如设置所有进行中的「需求」类型工作项在截止时间前一天发送通知提醒对应的负责人。

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您也可以通过设置工作项发生操作时,自动发送消息通知,如所有「需求」类型工作项在被删除时发送通知给该工作项的创建人。

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您也可以通过设置工作项属性发生变更时,自动发送消息通知,如所有「需求」类型工作项的预估工时发生变更时发送通知给该工作项的关注人。

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5. 项目组件配置

在您创建的瀑布项目中,进入更多设置,选择项目组件,来配置适合您业务流程的组件,系统为您提供以下组件,如概览、规划、里程碑、交付物、工作项、页面等,您可以根据实际需要进行开启/关闭。

除此之外,您可以通过自定义组件的方式来进行个性化管理,如您可以添加「风险管理」组件,设定该组件下的支持的工作项类型为「风险」类型工作项,在该组件下帮助您记录项目过程中的风险及应对措施。

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6. 自定义项目属性

您可以在项目属性设置中,自定义项目的扩展属性,帮助您来记录项目的详细信息并展示在项目概览中。您可以添加/创建各个类型的属性,包括单行文本、多行文本、数字、日期、下拉单选、下拉多选、单个成员和多个成员。您也可以编辑、移动位置和移除已有的属性。

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7. 配置项目模版

根据您的实际业务流程,您可以通过配置通用瀑布项目的管理模版,当您有新的瀑布项目时就可以复制该模版直接应用,避免多次重复配置操作,并且也方便您建立统一的标准来管理瀑布项目。当您配置好一个瀑布项目作为模版时,选择「复制项目」,填写项目名称、项目标识和项目描述,选择项目选择成员,该模版下的所有配置及工作项内容都会复制到新创建的瀑布项目中。

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第三步:管理您的项目角色及成员

PingCode 瀑布项目管理能够提供多维度成员和角色管理,帮助您方便地根据项目成员的角色来分配相应的权限,是安全且可控的,减少误操作带来的安全隐患。在项目开始的时候,由项目经理先行配置好所有成员的权限,确保团队更有序地进行软件开发。

1. 项目角色管理

如您需要为当前项目添加更多角色,可在 PingCode 管理后台进行角色维护,如添加产品经理、UI设计师、开发工程师等。在完成角色设置之后,就可以进入项目管理后台「权限配置」进一步完成角色权限的配置,目前已支持91项项目管理权限。

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2. 项目成员管理

添加完角色后,您进入瀑布项目的成员管理中,为不同的角色添加对应成员,通过按照角色划分权限的方式批量分配权限,避免了单个权限配置的麻烦。

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第四步:项目整体规划

接下来,您就可以规划您的项目了。在项目规划阶段,您可以在规划组件下,根据WBS工作分解结构,将任务细分为多个小步骤,逐层下降,每下降一层,代表对项目工作的更详细的定义,将任务分解到不能再分为止。

Tips:工作分解结构(Work Breakdown Structure):以可交付成果为导向对项目要素进行的分组,它归纳和定义了项目的整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义。

1. 工作任务分解

您可以利用甘特图创建工作分解结构(WBS):

  • 用「计划」作为 WBS 分解的中间层,表示不同的项目阶段,同时支持自定义计划类型;
  • 用「工作项」作为 WBS 分解的最底层,表示可分配、可执行的工作,如需求、任务和缺陷等,同时支持自定义工作项类型;

在任务分解过程中,您可以进行多层级拆分,并对计划的层级和顺序进行调整,包括计划进行上移、下移、升级、降级等操作。

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2. 规划进度计划

您可以根据 WBS 估算各阶段/工作项的开始时间和截止时间,可以手动选择,也可以在甘特图中进行拖动、拉长或缩短等操作;

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同时,PingCode 为您提供了手动排期和自动排期两种模式,极大的减少您在排期中的重复性操作。

  • 手动排期:手动设置开始时间和截止时间;
  • 自动排期:系统根据子阶段的时间周期自动计算父计划的开始时间和截止时间。
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在规划进度计划过程中需要梳理工作项之间的先后逻辑顺序,形成关键路径。但在梳理规划时经常会遇到某个工作受另一个工作的制约,以至于无法执行或完成的情况出现。例如,在产品研发时,如果研发任务没有完成,测试任务是无法完成的。因此,PingCode 可以帮助您为工作项建立前后置依赖关系,使各个工作项之间的关系一目了然。

第五步:里程碑计划管理

在瀑布项目管理过程中,您可以设立重要的时间检查点作为里程碑,在项目执行过程中利用里程碑检查和控制项目进度。

PingCode 瀑布项目管理中,您可以在「规划」组件中创建里程碑并调整里程碑的层级和顺序,在「里程碑」组件中将所有里程碑进行统一管理和维护,将整个项目分解为不同的阶段目标,追踪项目进度,确保项目目标按节奏达成。

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第六步:交付目标及交付物管理

在瀑布项目管理过程中,您可以将项目最终交付验收清单细化分解,在分解的过程中一定要以交付物为重点,计划每一阶段时间内需要提交的交付物。

在 PingCode 瀑布项目管理中,您可以在「规划」组件中为您的每个里程碑和阶段设定需要完成的工作目标或需要提交的交付物目标,并且在「交付物」组件中将所有交付目标进行统一管理和维护。针对每个交付目标您都可以提交不同类型的交付物,包括文件附件、知识页面和链接。

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第七步:项目执行过程管理

1. 需求分析与拆解

需求分析是软件研发的重要前提,在需求分析过程中,要保证需求是清晰的、明确的、有意义的、可测量的,并且可用于开发和测试。PingCode 产品管理可以帮助您进行需求反馈和收集、需求清洗、需求评审排期等。如果您想要了解如何使用 PingCode 产品管理,详见「PingCode 产品管理开箱指南」。

在瀑布项目执行过程中,需要将所有的需求拆分成任务子工作项,来帮助研发工程师更好的进行代码编写。您根据已分发到的项目需求进行研发任务分解,将需求进行拆分成研发任务,分配给相关负责人并完善任务的详细信息,包括工时的预估。

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2. 工作项集成 CI/CD 工具

在代码编写过程中,您可以将工作项集成代码托管工具,如:GitHub、GitLab、Gitee等,在工作项详情页中可视化呈现代码分支数据、代码提交状态及代码拉取记录,帮助您获取上下游编码的进展情况,更全面的进行代码编写工作。

同时,您也可以将工作项集成 Jenkins 等持续集成工具,在工作项详情页中可视化呈现每个任务的进展状态,跟踪构建、部署进度,帮助您将构建、部署与项目和工作项整合到一起,打通项目管理和代码构建及部署。

如果您想了解如何与CI/CD工具集成对接,详见「 PingCode 集成对接 GitHub 」、「 PingCode 集成对接 GitLab 」、「 PingCode 集成对接 Gitee 」、「 PingCode 集成对接 Git 」、「 PingCode 集成对接 Jenkins 」。

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3. 工作项关联测试

在瀑布项目测试过程中,需求追溯和测试用例跟踪过程繁琐,需要耗费大量的时间和人力进行统计、汇总、整理发布,导致不能快速响应市场项目研发效率较低。为了解决这一问题,您可以将工作项与测试管理中的测试用例进行关联,在工作项详情页中快速定位到所有关联的测试用例,您也可以通过新建当前工作项的测试用例用来阐述该工作项的验收标准。如果您想要了解如何使用 PingCode 测试管理,详见「PingCode 测试管理开箱指南」。

4. 工作项关联知识页面

在瀑布项目执行过程中,您可以将工作项与其相关的一切知识页面进行关联,例如一个「撰写PRD文档」工作项,可以关联PRD文档页面。围绕工作项产生的设计文件、产品文档、测试用例文档、项目周报等都可以直接关联到工作项中,这样只要点进工作项,就可以了解与之相关的一切。如果您想要了解如何使用 PingCode 知识管理,详见「PingCode 知识管理开箱指南」。

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5. 工作项工时登记

工时估算可以增进团队协作与沟通,传递隐藏信息,提高对项目中的各项风险认识,建立团队成员之间的互信,降低项目执行过程中团队沟通成本。您可以在工作项详情页中的「工时」菜单为不同类型的工作填写预估工时、登记工时,实际工时,同时,可以汇总统计子工作项工时,形成项目/团队/工作项工时统计视图可视化度量工作量。帮助您和您的团队更为有效地管理时间,掌握工作时间内的效率、效能和成果,从而提高项目成员的工作效率。

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第八步:项目进度监控管理

项目进度监控是贯穿整个瀑布项目的始终,为了确保项目按计划有序进行,项目经理和项目管理人员需要跟踪整体项目进度、时刻对项目的各个方面进行监控和评估,并及时做出必要的调整。

在 PingCode 瀑布项目管理中通过任务执行者更新任务进度、提交交付物、更新里程碑状态、项目甘特图来帮助您持续监控项目进度、了解项目健康状态。

1. 项目甘特图

您可以通过可视化的项目甘特图来直观查看项目里程碑分布与工作项周期及进度,对整个项目进度情况进行跟踪和控制。

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2. 项目概览

您可以在「概览」组件中查看项目关键数据和整体进度,包括项目进度比例、工作项完成情况统计和工作项完成趋势等数据,从高层视角管控项目,保证项目整体可控。

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3. 交付物进度

在瀑布项目不同阶段和里程碑中,根据已经规划的交付物目标,您可以通过「交付物」组件查看和检查交付物提交情况,确保交付物按时交付,把控项目交付风险。

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第九步:项目风险管理

项目风险管理是针对整个瀑布项目生命周期而指定的如何组织和进行风险识别、风险评估、风险应对、风险监控。

在 PingCode 瀑布项目管理中您可以通过自定义「风险管理」项目组件,「风险」或「问题」类型工作项及相关属性的方式来进行风险管理,帮助您记录项目过程中的风险及应对措施。

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同时,您可以在「风险」工作项下关联项目风险管理方案、项目风险应对方案和项目风险报告等相关知识页面。

第十步:项目验收及总结

1. 交付物验收

在整个瀑布项目结束之前,您需要对可交付的内容进行整理,并组织使用方进行项目验收。在 PingCode 瀑布项目管理中,您可以通过对各阶段交付物进行验收评审,评估交付物是否满足使用方需求,在「交付物」组件中可以查看和管理所有阶段/里程碑产生的交付物,支持预览和下载。

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2. 项目总结复盘与归档

完成项目验收之后并不是代表整个项目结束了,您需要组织项目团队进行项目总结和复盘,针对项目各个阶段的问题进行汇总、总结和改进意见,以避免下次出现同样的问题,如果出现也能及时解决。

在 PingCode 知识管理模块中,可以帮助项目团队保存信息和累积知识资产,加速内部信息及知识的流通,实现组织内部知识的共享和复用。如果您想要了解如何使用 PingCode 知识管理,详见「 PingCode 知识管理开箱指南 」。

当整个瀑布项目完成以上所有操作后,您可以将该项目进行归档留存,如果在项目后续遇到问题时您可以从已归档项目中进行激活项目,随时追溯该项目历史过程。

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二、向团队介绍 PingCode 项目管理

完成以上内容,相信您对 PingCode 传统瀑布开发管理已经有所了解,如果你想了解它是否适用于您的团队,那么我们建议您可以在团队中开启小范围试用,听听团队的声音再进行判断。【免费体验 PingCode 功能】