在实际的项目中，比如组织公司年会，在不使用工作分解结构（WBS），整个筹备过程经常会忽视一些关键任务，如预订了场地，也确认了可以投影，但没有考虑到调试，就导致会议当天投影效果很差，或者是食物准备不充分等等。
但是通过使用工作分解结构，我们能够将公司年会这一庞大的任务细分为更小、更具体的部分，明确每个部分的具体任务和责任分配。例如，在场地和物流方面，我们可以将其细分为寻找并预订场地、设备要求确认、效果确认等具体任务；在餐饮服务方面，我们可以细分为制定菜单、预订餐饮服务等任务。
通过这种方式，每个团队成员都能清晰地了解自己的责任，确保所有的任务都得到妥善处理。资源可以根据每个任务的需要进行合理分配，风险和潜在问题可以提前识别并加以解决。最终，这将有助于确保公司年会的顺利进行，提升员工的参与感和满意度，增强团队凝聚力，确保项目在预定时间内按预算完成。
想要做好项目管理，就必须掌握这个方法——WBS分解法，但由于每个项目的独特性、在实际应用中仍然会遇到一些问题，梳理以下重点要素和步骤便于大家理解。
一、什么是WBS，为什么要使用WBS
WBS（Work Breakdown Structure）指的是工作分解结构，是一种将项目分解为可管理和控制的任务或工作包的工具。它将一个大型的、复杂的项目分解成更小的、可管理的任务，将每个任务进一步分解为更小的子任务，以便于项目团队逐步理解和掌握项目的工作范围、目标和进程。
WBS通常以树形结构的形式展现，根节点表示项目的总目标，下面的分支表示项目的主要阶段或工作包，再次下面的分支表示具体的任务或子任务，最终形成一个完整的工作分解结构。WBS的每个节点都有一个少数的编号和名称，这些编号和名称可以方便地用于分配任务、跟踪进度和成本、评估风险等。
WBS是项目管理的核心工具之一，它可以帮助项目团队和相关利益相关者明确工作范围和目标，组织和管理项目，分配任务和责任，确定进度和成本，提高沟通和协作，减轻项目风险，最终实现项目的成功。
二、WBS示例
现在，既然对工作分解结构（WBS）的定义和其作为一个优秀的项目管理工具的重要性有了深刻的理解，接下来将通过一个实际的例子来展示WBS的使用。
在这个例子中，将制定一个项目的工作计划的工作分解结构。虽然这可能是一个复杂的项目，但通过WBS图表的帮助，可以把这种复杂性简化，将整个项目范围细分为更简单的任务，从而让项目变得更加易于管理。
请观察以下基于项目阶段的工作分解结构的例子：
在WBS的最顶层是最终的交付成果（在这个例子中是整个项目）。紧随其后的是下一级WBS，这一层展示了完成整个项目所需的主要阶段。再下一层，也就是第三层，展示了各个工作包。虽然大多数WBS图表通常包含三个层级，但根据项目的复杂性，可以根据需要添加更多层级。
这个例子中的五个项目阶段——启动、计划、执行、控制和结束，也作为控制账户，并从最顶层的主交付成果中分支出来。一旦这些阶段被确定，它们就会被进一步细分为一系列具体的交付成果。比如，在启动阶段，可能包括场地评估工作和创建项目章程这两项任务。
还需要为这些交付成果制定具体的工作包。我们用一个建筑项目中的执行阶段为例，可以进一步查看室内工作这一交付成果。它被细分为两个工作包：安装管道和设置电力。
创建WBS时，越详尽越好，它将成为指导完成整个复杂项目范围的路线图。通过WBS的细分，项目计划、调度和资源规划突然变得更加容易管理。
三、WBS的结构要素
一个标准的项目工作分解结构包括几个关键部分。我们将利用上文提到的WBS示例来辨识每个主要的WBS元素。
WBS词典：WBS词典是一份定义了各种WBS元素的文件。这是WBS的一个重要部分，它帮助项目的参与者和相关方更加清楚地理解工作分解结构的专业术语。
WBS层级：WBS层级确定了一个WBS元素在结构中的位置。大多数工作分解结构包括三个层级，代表了项目的主要交付成果、控制账户、项目交付成果和工作包。
控制账户：控制账户用于将工作包分组并评估它们的状态。它们用来控制项目范围的特定区域。在我们的示例中，执行项目阶段可以被视为一个控制账户，因为它关联了多个交付成果和工作包。
项目交付成果：项目交付成果是项目任务和工作包所要达到的预期结果。在我们的WBS示例中，我们可以看到一些项目交付成果的例子，如项目预算或室内工作。这些都是较小任务和工作包的结果。
工作包：根据项目管理学会（PMI）在其项目管理知识体系（PMBOK）中的定义，工作包是“WBS中的最低层级”。这是因为工作包是一组紧密相关的任务，规模足够小，可以分配给一个团队成员或部门。作为项目经理，你可以估计这些工作包的成本和持续时间，这使它们成为WBS的一个核心元素。
任务：任务构成了工作包，进而构成了项目范围。WBS将帮助明确每个任务的要求、状态、描述、负责人、依赖关系和持续时间。
四、如何创建WBS：六个步骤
要创建项目的工作分解结构，首先需要从其他相关的管理文件中提取信息。这里有六个步骤来帮助完成这个过程：
- 定义项目范围、目标和目的：项目的目标和目的会影响项目范围的定义。项目的范围、团队成员、目标和目的都应该被详细地记录在项目章程里。
- 确定项目阶段和控制账户：考虑项目的大致范围，将其分解成不同的阶段，这些阶段涵盖了项目从起始到完成的全过程。同时，可以设立控制账户，来管理和跟踪项目中不同的工作领域。
- 列出项目交付物：需要明确项目中包含了哪些交付物，并详细列出为了完成这些交付物所需要做的工作，如子交付物、工作任务、所需资源和参与者。
- 设置WBS级别：WBS的层级结构是根据项目范围来分层解构的。考虑项目最终的交付物，然后反思完成这个交付物所需的所有步骤和任务。
- 创建工作包：对于上面列出的交付物，进一步细化到具体的任务和子任务。这些任务和子任务可以被组合为工作包。
- 选择任务负责人：为已经确定的任务分配责任人。确保每位负责人都有所需的工具、资源和权限，以便顺利完成任务。
五、WBS 软件必备功能
市场上有许多类型的WBS软件可用，因此当你正在寻找一款可以帮助您规划项目的软件时，请确保它提供以下功能：
1.任务拆解细化
要明确什么是需要交付的非常重要，完成这些交付物所需要做的任务也同样重要——然而，大部分任务都需要被进一步拆解才能够完成。这时候，子任务就派上用场了。它们是较为复杂任务的组成部分，人们希望WBS软件能够支持这一功能。
来自 PingCode 示意图
2.依赖关系
任务之间是有区别的。有一些任务在其他任务开始或完成之前无法开始或完成。这些相互依赖的任务如果不提前被发现，可能会在项目执行的后期阶段形成阻碍。因此，具备处理任务依赖关系的功能变得非常重要。
来自 PingCode 示意图
3.设置任务的优先级和持续时间
WBS软件的使用目的是为了制定一个切实可行的计划。所以，需要有一些功能来帮助这个过程，包括设定任务的优先级，这样就能清楚知道每个任务应该在项目的哪个阶段进行，同时还需要有描述任务和预估完成任务所需时间的功能。
来自 PingCode 示意图
4.任务管理
WBS帮助你规划了任务和需要交付的成果，但当项目进入到执行阶段时，确保你能够将资源合理分配给团队成员，使得任务能够按照计划推进就显得尤为关键。这就需要软件能够提供一种确保团队成员工作负载平衡的功能。
5.获取高层次的视图
掌握监控项目进展的能力是确保项目按计划进行的关键所在。WBS软件帮助你建立了项目计划，并且你需要拥有在项目的全部阶段对计划进行持续维护的功能。仪表板能提供一个涵盖多个指标的整体视图，帮助你更好地了解项目状况。
6.做出更好的决策
在项目从计划阶段过渡到执行阶段时，你需要一个报告功能，这个功能能提供关于项目进度和表现的关键数据。这些信息是支持你做出决策的重要基础，并将帮助你指导项目走向成功的最终结果。
六、WBS的最佳实践
在制作工作分解结构（WBS）的过程中，坚持一些最佳实践是很有益处的。以下是一些需要注意的要点。
- 100%规则：这是构建WBS时最重要的工作管理原则之一。它要求包括项目范围所定义的全部100%的工作内容，并将其分解到包含控制账户、项目交付物、工作包和任务的WBS各个级别中。这个规则适用于WBS的所有级别，也就是说，较低级别WBS的工作总量必须等于上一级别WBS所代表的全部100%工作，不允许有任何例外。
- 使用名词：WBS更关注交付物和将导致最终交付物的任务。因此，这里处理的更多是“什么”而不是“如何”。虽然动词非常适合描述行动，并应该用在描述中，但为了保持清晰，WBS中的每个步骤都应该使用名词。
- 要全面：为了让WBS发挥其作用，不能有任何遗漏。如果某件事是通向最终交付物路径的一部分，那么它就是重要的。为了管理这个进度表，需要完整地列出所有大小任务。
- 保持任务的互斥性：这意味着没有必要为已经包含在另一个任务中的工作分解出单独的任务。如果某项工作因为与另一个任务紧密相关而已被包含在一个任务中，那么就不需要将其作为一个独立的任务。
- 适度深入：在WBS中可以对子任务进行很详细的细分。WBS需要详细，但不能详细到让人感到困惑。理想情况下，最好是保持在三到五个级别以内。
