什么是资源管理

确保你的团队既不感到过度工作，也不感到资源被低效利用，这对大多数领导者来说都是一个挑战。在一个组织运作迅速且常常是虚拟化的世界中，员工的工作负载有时会被忽视。

制定资源管理计划可以让你持续了解团队的工作负载。它能帮助你有效地平衡所有资源，并全面了解团队如何实现其目标。

什么是资源管理？

资源管理是规划和安排团队资源和活动的过程。资源可以包括从设备和财务资金到技术工具和员工工作能力的所有东西——基本上，任何帮助你完成项目的东西。

在决定如何管理或分配团队资源时，你需要考虑几个问题：

每种资源的可用性如何？
每项活动的时间表是什么？
完成每项活动需要多少资源？
谁是有效完成这项活动的最佳人选？

什么是资源管理计划？

资源管理计划可以帮助你管理和分配项目所需的每一种资源。一个有效的计划将明确列出在项目或倡议过程中所需的具体资源（包括人力资源、财务资源、技术资源和物理资源）以及必要的活动。

这个计划将指导你——作为事实上的项目经理或项目管理员——通过提供项目所有运作部分的整体视图，包括预算、人员配置和工作负载要求、技术栈的限制等。

你将能够轻松地管理、安排和分配每一种资源，同时最大化资源的可用性。学习如何管理资源将赋予你（和你的团队）有效运行项目的能力。

为什么创建资源管理计划很重要？

我们常常在团队成员已经忙得不可开交时才意识到这一点，但实际上我们可以避免这种情况。资源管理使你能够确保团队成员对他们手头的工作量感到满意，并且他们有完成每项任务所需的工具。

当资源管理做得正确时，你就能够使你的团队以可持续的速度工作，并且以更高的质量完成工作。更重要的是，当他们知道自己有能力做到最好时，你的团队在一天工作结束时会感到满意。

我应该为我的项目创建资源管理计划吗？

简单来说，答案是肯定的。在项目管理中进行资源管理不仅仅是一个不错的选择，它实际上是支持你的团队并防止职业倦怠的必需品。资源调度的好处远远超过了它所需要的时间投入。

你的团队能够承担的项目数量，以及每个项目的质量，都依赖于资源管理。作为项目负责人，资源管理为你提供了一个优化效率、防止过劳和有效管理团队工作负载的机会。

资源管理的好处

如果你还没有完全相信资源管理对你团队的成功至关重要，那么让我们更深入地探讨一下。看看这些你绝对不想错过的优势：

1、纵览全貌

通过从一个中心的真实来源维护资源管理计划，你可以深入了解内部情况。当你了解团队正在进行的工作时，你就能更好地为新出现的项目分配资源。你可以对资源管理计划进行更改，以防止过度工作并最大化团队的效能。

这种高层次的概览帮助你将资源、个别任务和项目时间线联系起来，并决定某人的工作负载是过重还是过轻。这是你提前发现潜在问题的机会。

2、适当分配工作

你可能已经了解了团队每个成员的优点和缺点。在分配资源时，记住谁最能成功完成每个任务或活动是很重要的。

定期与你的团队沟通，并让他们参与决策过程——他们会从一开始就感到被赋予了权力。确保你通过监控谁在其他项目上负担过重，以及谁有额外的工作能力，来有效地利用他们的时间。

3、保持团队统一

通过对团队保持透明，确保没有人被蒙在鼓里。这一点非常重要，因为当每个人都清楚地知道谁在做什么，以及何时完成时，混淆就会减少，团队成员对他们的责任有了清晰的认识。他们能够看到自己在项目中的角色是如何适应团队或公司整体愿景的。而且，当一个团队协作得很好时，项目自然就会运行得更顺利而且更有趣！

4、设定现实目标

项目资源管理为你提供了一个机会来规划你能实际完成的事情以及完成的时间。通过详细说明一切，包括所有必要的资源，你可以找出任何依赖关系，并在需要时进行调整。

有时，这意味着对你的团队进行资源平衡：调整交付日期和优先级，使其更符合合理的截止日期。虽然没有人喜欢错过交付日期，但主动进行资源平衡可以防止你的团队完全错过最后期限。

5、完善未来规划

通过持续关注每个直接下属的工作内容，并根据这些信息来分配可用资源，你将随着时间的推移变得更加擅长这个过程。随着你对资源管理过程越来越熟悉，你将能够更准确地估计和预测未来的工作能力，这也能帮助你为增加预算或增加人员提供充分的理由。

创建资源管理计划的5个步骤

你可以使用任何工具来创建资源管理计划，理论上甚至可以使用电子表格来跟踪资源的利用和可用性。

最佳的资源管理工具应该能够成为团队的中心真实来源，帮助你轻松了解团队中每个人正在做什么，哪些资源是可用的，以及如何防止团队疲劳。

1、定义项目目标

为了能够最有效地分配你团队的资源，你需要清楚地了解项目的目标和目的。为此，你应该提出一些问题，比如：

这是一个简单的交付成果，还是一个更复杂的活动？
将使用哪些指标来衡量项目的成功？

清楚地了解每个项目需要什么，可以更轻松地了解您需要哪些资源以及如何分配它们。

2、达成对项目范围的一致认识

首先，你需要明确项目的范围是什么。如果可能的话，与项目的利益相关者进行会面，共同确定你应该为这个项目投入多少时间和资源。这将帮助你更好地理解项目计划，并决定哪些资源最适合完成这项工作。

在这个阶段，进行资源平滑可能会很有帮助，这意味着你需要确保在整个项目的范围和时间线内，你不会遇到任何资源短缺的问题。

3、确定你将需要哪些类型的资源

接下来，你需要详细了解项目的具体需求，以便确定所需的合适资源。你的资源管理计划中可能包括的资源类型有：

团队设备
软件
预算
员工工作能力

确定你将需要哪些类型的资源是创建资源管理计划的一个重要部分，这样你就可以知道哪些资源是你已经有的，哪些是你需要去获取的。这有助于确保你的团队在项目执行过程中拥有所需的一切。

4、确定可用资源

这是资源管理的核心部分。在这个阶段，你需要确定哪些人员应该被分配到这个项目上。根据项目的规模和范围，你可能需要进行资源平衡，调整其他工作的优先级，以避免给团队带来过重的负担。

但是，正如我们之前讲到的，员工的工作能力并不是你唯一需要管理的资源。你还需要同样仔细地检查其他资源：确认你目前使用的软件是否是最新的，是否适合团队需要完成的项目。如果不是，你的预算是否足够升级到更好的软件？

检查你之前确定需要的每种资源，看看你已经有什么可用的，确保你的团队能够成功完成项目。

5、关注项目进展

要成为一名优秀的资源管理者，你需要在项目的整个生命周期中经常与你的团队保持沟通。了解他们的情况如何，他们是否感到工作负担过重，或者相反，项目是否人手过多。明确你支持他们，并且最重要的是，了解他们手头的工作情况，这是持续支持你团队的一个绝佳方式。

10个资源管理最佳实践

你即将创建资源管理计划，但你想成为资源管理大师吗？无论您是项目经理还是项目团队负责人，都可以尝试以下 10 个技巧来入门。

1、实际评估资源

了解每个员工完成任务所需的时间，这样你就可以避免以后需要重新安排的问题。确认你是否能为团队提供他们成功完成项目所需的正确软件和设备。与团队进行交流，询问他们的需求，并查看已完成项目的报告，了解其他团队使用了哪些资源。

2、设置开始和结束日期

为每个任务设定开始和结束日期，这样你就能实际地估计每个任务需要多长时间。通过确保你设定了现实的期望，你将能够为整个项目提供一个准确的时间线。

3、了解员工的技能

了解谁擅长什么有助于确定最适合每个任务的资源。如果你还不了解，就询问团队成员他们的优势所在。如果有人擅长组织，让他们来处理项目计划。如果有人具有很强的技术专长，将他们分配到更技术性的任务上——从事他们擅长的任务的团队成员不仅能更快地完成工作，而且在完成工作时会感到更有成就感。

4、确定工作的优先顺序

设定清晰的项目目标，并与你的团队进行沟通。这些目标应该是透明的，并且易于访问，这样你的团队成员就能在项目进行过程中随时查看它们。有了这些目标，你的团队就能更容易地确定工作的优先级，并推动项目向前发展。简而言之，围绕你最重要的任务建立时间线，并确定哪些资源将帮助你实现这些目标。

5、帮助你的团队提高利用率

帮助你的团队提高他们在实际、有战略意义或可以计费的工作上所花费的时间比例，这个比例就是利用率。通常情况下，员工有大约60%的时间都花在了一些间接的工作上，比如等待批准或者寻找文件。减少这些间接工作是提高团队完成主要工作效率并提升他们工作利用率的最有效方法。

6、随着进展调整效率

总体来说，项目管理是一个持续的努力。任务和时间线可能会随着挑战的出现而改变。不要害怕在必要时调整资源，以确保运作尽可能高效。

7、留出一些时间段

虽然从一开始就进行资源管理规划至关重要，但你不能计划一切。留出一些时间段以备不时之需，为可能出现的新工作保持灵活性。

8、选择适合你团队的资源管理风格

你比任何人都更了解你的团队。利用你的知识来确定最适合你团队的资源管理方法，这可能是按小时、按点数或按任务数量来分配工作量。不同的团队可能需要不同的管理风格，所以选择一个最适合你们工作方式的方法。

9、关注你的团队

确保你能实时了解团队的工作负载，并且每个团队成员都觉得他们的工作量是公平且可实现的。这不仅有助于你对资源进行更好的分配，还能提高团队的士气和工作效率。

10、将资源管理计划与你的运营计划联系起来

运营计划是一个详细的规划过程，它描述了你的团队将在每周甚至每天采取什么行动。将你的资源管理计划整合到你的运营计划中，可以确保你能够有效地管理团队的时间，并确保资源得到最佳利用。这样，你就能确保团队的工作与公司的整体目标保持一致，并提高项目成功的可能性。

来自四位团队负责人的资源管理建议

阅读关于如何在项目管理中分配资源的指南固然有用，但如果能听取4位实际从事这项工作、来自不同背景且面临不同挑战的团队负责人的建议，那将更为宝贵。他们每天都在实践中学习和进步，接下来，他们将分享他们在资源管理计划方面的经验和真实案例。

负责人1：

在资源管理方面，你面临的最大挑战是什么，你的解决方案是什么？

在资源管理方面，我面临的最大挑战是如何获得我团队工作负载的高层次视图，以便我能准确了解即将到来的每个项目。

为了解决这个问题，我首先查看即将到来的产品发布和市场活动的规划，然后根据项目的整体需求而不是单个交付物的需求来确定人员配置。我利用一个工作管理工具来管理所有的项目，其中包含了我团队每个季度正在进行的所有项目的概览。对于较小的文案项目或临时任务，我在同一个工作管理工具中设立了一个流程，以便人们可以请求文案支持。现在，我可以轻松地管理新进来的请求，并确定它们的需求、截止日期和优先级。

在分配项目或资源时，我认为这既是一门艺术也是一门科学。我努力确保个人的可用工作能力与分配给他们的工作量相匹配，并且我还考虑将项目分配给与其技能和职业目标相符的人。

你在构建和管理资源管理计划方面的三大技巧是什么？

在构建和管理资源管理计划方面，我的三大技巧是：

主动了解即将到来的项目：我的团队的大部分项目都是由其他团队发起的，所以主动与跨职能团队保持联系并全面了解即将到来的项目非常重要。
确保每个团队成员都有一个大项目在手：例如，一个营销活动，并用每周和每天的任务来补充他们的工作量。这样做可以最小化工作上下文的切换，同时为他们提供一些工作的多样性。
经常与你的团队沟通：了解每个人的工作能力，并根据需要随时调整资源分配。如果出现意外情况，保持沟通渠道畅通，确保资源计划能够保持在正确的轨道上。

负责人2：

在资源管理方面，你面临的最大挑战是什么，你的解决方案是什么？

在资源管理方面，我面临的最大挑战是准确了解我的团队成员正在从事的工作、他们的工作能力以及项目的当前状态。这是一个复杂的问题，因为每个团队成员都有自己的工作节奏和特长。我需要确定哪个团队成员最适合被分配到特定的项目上。

为了解决这个问题，我认为与团队成员保持持续且有效的沟通非常关键。我通过定期的检查、站立会议和面对面的讨论来确保每个人都了解当前的情况和期望。我还努力获得每个人任务的高层次概览，这样我就能更好地进行对话和资源分配。通过为团队的生产过程建立项目时间线，我能清晰地看到每个人负责的任务和他们的下一步计划是什么。这样，我就能更好地管理资源，确保项目的顺利进行。

你在构建和管理资源管理计划方面的三大技巧是什么？

获取跨职能利益相关者对你的工作计划的输入。这样做可以确保你的团队在一开始就达成一致，并设定了现实的期望和时间表。
在你的工作管理工具中跟踪进度，特别是在时间线功能上。观察分配给你团队成员的工作，并使用时间线来确定是否有任何障碍需要你的帮助。
了解你的团队是如何使用工作管理工具的。一些团队成员可能倾向于从更宏观的角度查看整体情况，而其他人可能更喜欢关注单个任务的细节。你需要调整你的工作风格，以适应团队的运作方式。

负责人3：

在资源管理方面，你面临的最大挑战是什么，你的解决方案是什么？

在资源管理方面，我面临的最大挑战是确保我的团队能够并行工作，同时最大化工程团队的价值。

为了解决这个问题，我会举行团队会议，共同列出每个人的工作清单，这有助于我们了解未来几周的工作安排和团队成员对工作的感受。然后，我们会将这些信息应用到我们的工作管理工具中，并在一个地方清楚地记录所有事情。

我们的工作管理工具还跟踪了不在办公室的通知，确保我们总是知道哪些资源将可用。这使我能够制定战略性的时间安排，避免在周末前或多人不在办公室时开始一个大项目。

你在构建和管理资源管理计划方面的三大技巧是什么？

如果你有一个风险较高的项目或任务，立即将其写下来。这样做可以保护你自己，避免任何最坏的情况或风险。
保持灵活性。不要把你的计划看作是一次性的任务，你可以简单地从你的清单中勾选掉。始终保持学习、重新规划和重新校准的态度；随着你前进，优化你的资源管理计划。
使团队思考成为一种协作活动。鼓励团队中的每个人分享他们的观点，提出建议，并在他们的工作能力紧张时告知他人。资源管理不是一个人的工作；这是一个团队的努力。

负责人4：

在资源管理方面，你面临的最大挑战是什么，你的解决方案是什么？

在资源管理方面，我面临的主要挑战是清晰地理解一个请求，并确定我的团队中谁最适合在当前的工作能力范围内承担这项工作。我经常自问：“谁在这个团队中最有能力和知识来处理这个特定的请求？”

为了解决这个问题，我让我的团队每个月列出他们的前五个优先事项，这样我就可以评估他们的工作负载，并确定哪些项目对每个人来说最有意义。例如，涉及现有倡议的项目可能更适合新员工，而更复杂的项目可能更适合工作年限较长的员工。

最近，我在我的工作管理工具中创建了一个项目，它提供了一个编辑日历视图。通过这个视图，我可以看到我的团队正在进行的所有电子邮件活动，并快速了解其中一个活动何时发送以及谁负责它。这样，我就能更好地管理资源，并确保任务被正确分配。

你在构建和管理资源管理计划方面的三大技巧是什么？

简化你的工作流程：当多个请求同时涌入时，情况可能会变得复杂且难以处理。为了简化流程，你可以尝试使用数字表单，尤其是如果这些表单能够与你的工作管理系统集成的话，这将大大提高效率。
每周与你的团队开会：定期与团队成员进行沟通，了解他们对当前工作负载的感受，并清楚地了解他们认为舒适的工作量是多少。这有助于确保每个人都不会感到过度负担，并且可以更好地分配资源。
管理优先级：定期查看团队的工作优先级，特别是每个人每月的前五个优先事项，以了解每个人专注于哪种类型的工作。每周监控团队的优先级，看看是否有任何变化，并在需要时重新确定优先级。这有助于确保团队始终专注于最重要的任务，并确保资源得到最有效的分配。