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项目估算的方法有几种?6种准确项目估算的技巧

6种准确项目估算的技巧:1.自上而下的估算;2.自下而上的估算;3.三点估算;4.类比估算;5.参数估算;6.基于专业知识的估算。项目估算是对项目从开始到结束所需时间、成本和资源的有根据的预测。

当你为家人准备晚餐时,你面前有一小群饥肠辘辘的人在想知道什么时候可以吃饭。你知道你必须准备蔬菜,预热烤箱,并摆好餐桌。当你告诉你的家人时,你如何准确地告诉他们需要等待多长时间呢?

估算项目完成所需的时间是项目管理的关键部分,类似于在为家人准备晚餐时需要估算何时可以吃饭一样。在晚餐准备和项目管理中,都需要准确的信息和与相关利益相关者的沟通,因为估算越准确,利益相关者就会越满意。这种估算涉及预测项目从开始到结束所需的时间、成本和资源。

什么是项目估算?

项目估算是对项目从开始到结束所需时间、成本和资源的有根据的预测。大多数项目估算使用过去的信息来做出有根据的预测。例如,这些信息可以包括类似项目的时间线和预算、过去的项目估算经验以及之前的利益相关者要求。

利益相关者管理和需求收集是项目估算的极其重要的部分,因为你需要准确地知道完成项目所需的具体要求。例如,你的利益相关者是否需要在特定日期之前得到最终结果?是否有任何项目约束或要求以确保其成功?所有这些信息都可以帮助你创建一个准确的项目估算。

项目估算对于项目经理很重要,因为它可以帮助你确定项目范围。项目范围可以帮助项目团队成员了解要完成哪些可交付成果、谁正在执行哪些任务以及任何所需的截止日期。 

如何准确估算项目

评估过程从相同的工具开始:项目管理三角。项目管理三角由三个主要变量组成:

  • 成本
  • 范围
  • 时间

每个项目都需要所有三个变量的完美平衡。如果你必须增加三角形的一部分,则必须更改其他部分才能使项目保持平衡。例如,如果项目范围扩大,成本或时间通常也会增加。如果项目时间减少,则必须增加范围或成本来平衡。

项目管理三角是项目估算过程的重要组成部分。由于这三个变量之间存在关系,如果你有关于其他两个变量的足够信息,就可以准确估计第三个变量。

 6种常见的项目估算方法

1.自上而下的估算

自上而下的估算策略是先估算整个项目的总体时间,然后根据这个估算的最终时间,将项目分解成较小的阶段和任务。这种方法通常与工作分解结构(WBS)项目管理策略一起使用,WBS策略有助于将大型的交付物拆分成更小的子任务。

自上而下估算的实际应用:如果你将一个项目想象成一块披萨,自上而下的估算就像将这块披萨切分成更小的片。 如果你的团队有在一个日历年内完成项目的截止日期,你将使用这个一年的时间线,并将项目划分为不同的部分,在其中设置关键的里程碑。例如,一个产品开发团队计划在一个日历年内推出一款新产品。项目经理将在这一年内设置关键的里程碑,如完成产品线框、alpha版本构建、产品测试和最终发布日期。

用披萨来比喻,项目的每个部分都是一个“切片”,整个项目从开始到结束就是整个披萨。

2.自下而上的估算

自下而上的估计与自上而下的估计相反。自下而上的估算不是了解项目需要多长时间,然后将其划分为较小的任务,而是查看每个较小的任务需要多长时间,并将它们加在一起以估计最终项目的截止日期。 

该技术类似于关键路径方法。然而,两者之间的主要区别在于,自下而上的估计考虑了项目所需的每一项任务,而关键路径方法仅考虑需要完成的基本任务。

自上而下估算的实际应用:与之前的披萨类比不同,自下而上的估计是通过整个披萨的所有切片来计算出最终披萨的大小。 你的任务是开发一个电子商务营销网站,客户想知道大约需要多长时间。作为项目经理,你列出完成项目所需的所有任务,然后将每项任务的预计时间相加,得出客户的最终预计时间表。

3.三点估算

三点估算可以使自下而上的估算更准确。这种方法通过计算三种不同情况下的时间估算的平均值来提高自下而上的估算的准确性。这三种情况包括最乐观情况下的时间线、最悲观情况下的时间线和最有可能的时间线。使用PERT图表可以找到这三种时间估算的平均值。

例如,一个团队可能对项目有三种估算:最乐观情况下需要10天,最有可能的情况下需要14天,最悲观情况下需要30天。通过计算这些时间线的平均值,最终得出的估算大约为21天。

4.类比估算

这种方法涉及查看过去的项目,并找出与当前项目相似的具体细节。然后,根据过去项目的信息,将其应用于当前项目。项目经理根据相似之处和不同之处估算当前项目的成本、范围和时间。

例如,一个网站开发团队可能需要更新他们新产品的网站。他们可以回顾以前更新产品网站的经验,并将这些经验用于估算这个项目的时间线。比如我们可以使用PingCode轻松的查看每个项目/需求的平均交付周期,用以作为新项目的参考。



5.参数估算

这种方法利用过去项目的历史数据来估算项目的各个方面,包括资源、预算、设备和项目时间线。参数估算通常与类比估算结合使用,以提高估算的准确性。这是因为参数估算考虑了历史数据和经验,从而创建更准确的估算。

例如,假设你是一名IT项目经理,任务是在150台不同的设备上安装特定的软件。由于你知道在一台设备上安装过程大约需要10分钟,因此你会使用这个估算值,然后乘以150,以估算完成这个过程需要多长时间。

6.基于专业知识的估算

这种估算方法完全依赖于项目经理的经验。非常有经验的项目经理可能会知道特定类型的项目需要多长时间,因为他们已经完成了许多类似的项目。如果考虑使用基于专业知识的估算,最好与在相关领域是专家的人讨论。否则,最好将这种方法与其他估算方法结合使用。

例如,一个Web开发者可能在2000年代初开始建设网站。有着20多年经验的Web开发者会根据他们以前完成的所有网站的经验,准确地知道构建一个简单网站需要多长时间。

为什么估算对于项目管理很重要

估算是项目规划过程中不可或缺的一部分。几乎每种类型的项目,从敏捷项目到更线性的瀑布项目,都可以从项目估算中受益。以下是原因:

1.估算有助于团队保持在正确轨道上

项目经理通常通过确保团队尽量与估算保持一致来确保项目顺利进行。这意味着他们可以掌握项目的时间、预算和资源限制,帮助团队在这些限制内有效工作。

当项目经理、团队成员和利益相关者都知道项目的估算时,每个人都可以互相问责。为了实现这一目标,请确保在一个中心位置共享你的项目估算,例如数字项目管理软件。 

2.项目开始前需要制定项目计划

为了进行准确的项目估算,项目经理必须首先确定在项目正式启动之前需要完成的关键任务。为了进行准确的估算,项目经理必须明确定义项目的关键路径和主要依赖关系。关键路径是项目中不容忽视的任务序列,它直接影响项目的完成时间。通过建立关键路径和明确依赖关系,项目经理可以获得一个高层次的项目计划,了解项目中需要完成哪些任务以及完成这些任务所需的资源。

拥有在项目开始之前明确的项目计划可以帮助防止混淆。如果项目团队成员在项目进行过程中遇到问题或不确定下一步该做什么,他们可以查看项目计划以获取指导。

3.有助于降低风险

项目估算有助于项目经理在项目进行过程中降低风险。这意味着在项目开始之前,你可以建立一个明确的时间表,供项目团队参考项目的时间表和预算。这有助于预见和规避潜在的问题和风险。为了降低风险,建议在项目计划中增加一些额外的时间、预算和资源。这些额外的资源可以用来处理不可预见的问题,以确保项目不会超过截止日期或超出预算限制。

如果项目团队遇到问题,建议迅速将问题和解决方案记录在问题日志中。这有助于跟踪和管理项目中的问题,并为解决问题提供一个结构化的方法。项目估算和关键路径可以结合使用,作为项目团队了解他们在项目过程中位置的参考点。比如我们是使用PingCode知识库来结构化的记录这些信息:

这些工具可以帮助团队了解项目的状态和进展,以及是否需要采取措施来解决潜在的风险和问题。