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15个打造真正有效待办事项清单的秘诀

待办事项清单本质上是一个记录你需要完成的任务的列表。这意味着你的待办事项清单上可以包含几乎任何事情——但仅仅是把待办事项写下来,并不代表你的待办事项清单就一定有用。有效地追踪工作的截止日期能够帮助你确定任务的优先级,并完成高质量的工作。然而,很多时候,我们的待办事项清单都是杂乱无章的,与我们实际正在进行的工作没有直接联系,这就导致了工作的不清晰和更多的无效劳动。

编写待办事项清单并不一定是一种徒劳无益的活动,通过运用以下15个秘诀,你可以掌控自己的待办事项,创建一个真正有用的待办事项清单。

第一件事是:告别书面的待办事项清单

如果你还没有这样做,那么创建一个真正有效的待办事项清单的第一步应该是在一个待办事项应用程序中进行。

虽然纸质待办事项清单能带来划掉事项的满足感,但它们实际上是追踪待办事项最糟糕的方法。事实上,纸质待办事项清单通常是无序的,容易出错,容易丢失,而且效果不佳。

相反,你应该开始使用待办事项应用程序。与纸质待办事项清单不同,数字待办事项清单的优势包括:

  • 排序和确定工作优先级:如果你想改变纸质待办事项清单的顺序,你需要重新写整个清单。但是使用待办事项应用,你可以轻松地拖放项目。不仅如此,大多数待办事项应用还提供了使用自定义标签来跟踪优先级的方式。数字待办事项清单还允许你设置重复任务,这样你就不会再忘记每周的会议了。此外,待办事项应用支持多种视图,让你可以以最适合自己的方式来可视化任务,无论是列表视图还是看板视图。
  • 不会丢失:与手写的待办事项清单不同,你不会“丢失”在线待办事项清单。无论你是在桌面电脑上还是在移动应用上,你都可以随时访问你的清单,这意味着你可以在任何地方随时记录下你的待办事项。
  • 为待办事项添加额外的上下文:大多数待办事项应用都提供了一种方式,让你在任务的描述中添加更多的信息。与纸质待办事项清单不同,你不仅仅局限于用几个词来描述你需要做的事情。在待办事项应用中,每个任务都有一个可以展开的描述栏,你可以在其中添加任何相关的任务细节、工作文档或重要信息。此外,待办事项应用还集成了例如Google Drive、Google Calendar和Outlook等工具,这意味着你可以直接在任务中附加文档,并为你最重要的任务提供更多的上下文信息。
  • 在同一位置创建单独的列表:在选择待办事项应用程序之前,确保你能在同一个应用程序中创建多个不同的“清单”。例如,你可能想为自己的工作创建一个个人待办事项清单,为你的团队工作创建另一个,再为你的职业发展创建第三个。或者,你可能想根据时间框架来对任务进行分类,比如创建一个每日待办事项清单和一个每周待办事项清单。一个提供多个清单选项的待办事项应用允许你把所有这些待办事项都存储在同一个地方。
  • 设置截止日期、提醒和通知:如果你的待办事项没有在规定的时间内完成,它们就失去了意义。使用待办事项应用,你可以跟踪工作的截止日期,并设置提醒或通知,以确保你能够按时完成待办事项。
  • 协作:当你的个人待办事项清单有条不紊且优先级明确时,你就能更好地为团队项目和倡议做出贡献。换句话说,你越有组织,协作就越容易。

15个打造更好待办事项清单的秘诀

如果你想要提升你的待办事项清单,使其更加高效和清晰,你可以尝试以下15个技巧。请注意,这些建议主要是基于你使用待办事项应用来组织工作和提高生产力的前提下提出的。

1、记录一切

最好是将所有事情都记录下来,然后在完成后再将其标记为已完成,而不是忘记你最初想要做的事情。我们通常在没有准备好记录的时候会有一些最好的想法和灵感——但灵感不会等我们准备好。如果你突然想到了一些可以改进项目的点子,或者有一个好主意想要提给你的老板,那就立刻把它加到你的待办事项清单上。

这也是为什么选择一个有着出色移动体验的待办事项应用非常重要的原因。这样,当你在外面的时候,你可以随时随地记下笔记,而不需要等到回到电脑前才能记录下来。

2、清单、清单、更多清单

待办事项清单之所以会让人感到压力大,部分原因是它们通常包含了各种各样杂乱无章的事项。你可能同时在处理多个工作项目,试图将审查即将到来的活动简报的提醒和为某个活动寻找供应商的笔记放在一起,这很快就会变得非常混乱,让人感到不知所措。

为了更好地掌控你的待办事项清单,并且能够完成你最出色的工作,你应该考虑制作多个清单。比如,确保每个项目或大型任务都有自己的清单。此外,你还可以创建一个清单用于记录当前可以立即执行的工作,另一个用于记录未来的项目想法,还有一个用于记录个人任务,如购物清单。这样,你就可以根据当前正在进行的工作打开相关的待办事项清单,从而更好地集中注意力并完成需要完成的任务。

3、根据工作流、优先级或截止日期组织你的待办事项清单

不要每天都重新组织你的待办事项清单,这样做会浪费时间,即使有时候这样做看起来很有趣。为了更高效地管理你的任务,你应该创建一个结构良好的待办事项清单。如果你使用的应用程序支持,你可以考虑为不同类型的工作创建不同的部分或分类。这样,你就可以根据项目或优先级来排序你的工作,这取决于你个人的喜好。

4、使清单可执行

你的待办事项清单不应该用来存储思考或目标。虽然记录这些信息很重要,但如果你把它们都放在待办事项清单中,你真正需要完成的重要工作可能就会被忽视或者埋没在其他不那么重要的事项之下。你应该使用项目管理工具或目标管理系统来记录这些信息。这样,你就能够保持对所有想法和目标的访问,而不会让你的待办事项清单变得混乱不堪。

虽然将思考和目标与主要的、可执行的待办事项清单分开很重要,但在多个工具之间切换可能会让人感到不知所措。因此,最好是找到一种方法,在同一个工具中记录所有这些信息。

5、动词在前,细节在后

为了确保你的待办事项是可执行的,并且清晰明了,我们建议你在大多数待办事项的标题开始部分使用动词。虽然这不是一个绝对必须遵守的规则,但是这样做可以帮助你更清楚地了解每个待办事项的具体内容。例如,“三个广告图片”这个待办事项的标题并没有提供太多的信息,但如果你在前面加上“设计”,整个待办事项就变得既可执行又清晰了:“设计三个广告图片”。有了动词开头的标题,你可以一眼看出你需要做什么。

6、优先处理你的待办事项

为了确保你能按时完成最重要的工作,你需要知道哪些待办事项是最重要的。你可以选择将最重要的待办事项放在清单的最上方,或者使用自定义标签来标记它们的优先级。无论你选择哪种方式,都要确保你能一目了然地看到所有重要工作的全貌,这样你就不会错过任何重要事项。这并不意味着你必须首先完成最重要的工作。有时,从一个简单的任务开始新的一天可能是让工作进展顺利的最好方式。或者,你可能信奉80/20规则,认为你可以在20%的时间内完成80%的工作,并且你喜欢先把这些任务完成。无论你的工作习惯如何,确保你知道在一天结束前你需要完成哪些任务。

7、总是设定一个截止日期

在处理待办事项时,你需要知道什么时候必须完成这些任务,而不仅仅是知道需要完成什么任务。如果你完成了所有重要的工作,但没有在规定的时间内完成,那么你的所有努力都将失去意义。换句话说,你需要清楚地知道谁需要在什么时候完成哪些任务。即使你没有一个明确的截止日期,最好还是设定一个预期日期,并在必要时对其进行调整,以确保你不会错过最终的截止日期。

8、将大任务分解为小任务

准确地完成待办事项的一个主要难题是,有时你可能会发现某个任务明天就要到期,但当你开始处理它时,你意识到这实际上需要一周的时间来完成。如果这种情况经常发生,你应该考虑将大任务分解为更小的、更易管理的任务或子任务。即使你的任务直到周五才到期,但如果这是一个庞大的任务,需要多天时间来完成,那么在一周初就开始处理这些分解出来的小任务对于确保你的项目成功至关重要。

9、批量处理相似任务

当你以批量的方式处理任务时,你不仅能完成你的待办事项,还能提高你的生产力。每次你切换任务或开始一个新项目时,你的大脑都需要时间来调整和重新集中注意力。事实上,人类并不擅长同时处理多个任务,所以你能将更多相似的任务组合在一起处理,对你的大脑来说就越容易。特别是对于你每天都需要做的工作,你应该注意到你实际上在这些任务上花费了多少时间——这些时间加起来可能会非常可观。如果你有每天都要做的任务,试着记录下它们实际上占用了你多少时间。然后,看看你是否能更高效地完成它们。你能将它们批量处理或者自动化吗?通过消除这些工作,你不仅能清理你的待办事项清单,还能提高你的生产力并改善时间管理。

10、庆祝你的进步

每当你完成待办事项清单上的一项任务时,你就实现了一个成就。这是值得庆祝的!即使是给自己一点小小的鼓励也好,记得要为自己的进展而庆祝。这不仅能提高你的士气,还能帮助你保持积极的态度,并激励你继续努力完成更多的任务。

11、一天结束后对你的清单进行分类

不要在早上花费大量时间浏览你的待办事项清单,而是在前一天晚上就组织好你的新任务。这样,当你第二天开始工作时,你就已经清楚地知道接下来要做什么了。通过在前一天晚上花费五到十分钟的时间来整理你的任务,你可以确保自己在第二天早上立刻就能投入工作,从而提高效率。

12、关闭通知

虽然通知是完成工作的一个重要工具,而且好的待办事项应用通常都会提供丰富的通知功能,但有时候你需要专注于手头的工作,而不是被不断弹出的通知打扰。因此,一个“暂停”或“请勿打扰”功能变得同样重要。你组织工作的最终目的是为了提高生产力,有时这就意味着你需要专注于当前任务,而不是被通知分散注意力。

13、跟踪你不需要做的事情

你不希望将宝贵的时间浪费在不重要的工作上。虽然你总是希望在待办事项清单中记录下所有的细节,但有时候也需要对清单进行精简。如果你已经在跟踪待办事项的优先级,你就能清楚地知道哪些任务最重要,哪些任务不那么重要。在必要的时候,不要害怕将某些任务的优先级降低。跟踪待办事项的目的并不是为了每天都完成每一项小任务,而是为了帮助你控制你的任务,确保你能够完成最重要的工作。

14、注意那些拖延的任务

我们都有那些本应在上周就完成的任务,但我们仍然没有开始做。如果你注意到了这些任务,你需要自问为什么它们还没有完成。是什么阻止了你完成它们?你是否需要重新评估它们的优先级,或者将它们分配给其他人?是否有任务中你不理解的部分,导致你停滞不前?了解你为什么拖延可以帮助你提高效率,并解决这些拖延的任务。

15、在一个平台上协作

理想情况下,你不应该孤立地跟踪你的待办事项。如果你不能看到团队的工作(反之亦然),那么即使你的待办事项清单有组织且有优先级,它也只能提供有限的帮助。最有效的团队是那些共享一个中央信息源的团队,这个信息源记录了工作发生的地方。这样,每个人都清楚地知道谁负责哪些任务,你们可以作为一个团队集中精力完成最好的工作。

将“学习如何制作待办事项清单”从清单中划掉

制作待办事项清单的目的是为了让你有条不紊,并对你的工作有更好的可见性——有了这15个技巧,你将能够做到这一点。但如果你想制作一个用来跟踪工作的待办事项清单,你还需要一种方法来查看和了解你团队成员的工作。寻找一个提供额外强大功能的待办事项清单,如任务管理和项目管理。

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