每个公司都依赖于多种流程，即一系列为了达成特定目标而设定的活动。这些流程有助于保持秩序和一致性，同时也应当提升效率。然而，随着时间的推移，这些流程可能变得效率低下，从而导致延迟和成本增加。
因此，进行流程改进变得必要。流程改进的目的是提升核心业务流程的质量，以提高工作产出的效果。理想情况下，流程改进应该使工作流程变得更加有效和高效。
以下是四个流程改进示例，以助于开始进行流程改进。
流程改进项目示例
你可以通过多种方式改进流程，那么应该从哪里开始呢？以下四个流程改进示例通常会带来最直接的影响：
消除浪费
有多种方法可以改进流程，但消除浪费是最直接影响显著的方法之一。具体来说，如果能够识别并消除流程中的浪费领域，就能节省时间并产出更高质量的最终结果。
为了消除浪费，一个有效的方法是依据精益原则。精益管理中要求团队寻找并消除八种类型的浪费，包括：
- 缺陷
- 过度加工
- 过度生产
- 未利用的人才
- 存货积压
- 等待下一步处理的产品
- 产品的不必要移动
- 人员的低效运动
通过识别并消除这些浪费类型，可以重构流程，使之更高效，从而更快地交付价值。这段话强调了消除浪费在流程改进中的重要性和效果。
降低成本
降低成本是更注重整体有效性而非效率的流程改进示例之一。降低成本是一种更侧重于整体有效性而非仅仅效率的流程改进方法。尽管降低成本的目标可能不直接是提高效率，但通过消除浪费，它实际上也有助于提高效率。
要实现降低成本的目标，可以采取以下措施：
- 寻找重复或不必要的任务中的浪费：识别流程中可能存在的无效或多余的步骤。
- 识别更好地分配资源或自动化手动任务的机会：改进资源使用效率或采用自动化来减少手动工作量。
- 审查流程中任务的顺序，甚至评估所用材料：确保流程的每个步骤都是必要的，且以最有效的顺序执行。
在执行降低成本的流程改进时，需要小心谨慎，因为目标不应该是以牺牲产品或服务质量为代价来降低成本。这意味着在寻求降低成本的同时，还需要平衡和保持产品或服务的质量。
改善沟通与协作
与前两个流程改进示例（消除浪费和降低成本）不同，改善沟通和协作的重点完全在于提升团队成员之间的互动。为了达成这个目标，需要消除沟通和协作中的障碍，使团队成员能够轻松地定期分享反馈和想法。理想状态是，通过这种改进，人们能够在第一次交流时就进行清晰、完整的沟通，从而减少不必要的来回沟通。
软件可以帮助实现更紧密的沟通和协作。它可以连接在不同地点工作的人员，并将所有相关沟通集中在一个地方。这种集中化的沟通方式最终可能导致电子邮件数量减少，从而使员工花费更少的时间在邮箱中寻找答案，而将更多时间用于完成工作。
增强流程可视化
所有列出的流程改进示例都需要对流程有深入的了解，包括了解每个步骤、完成每个步骤所需的时间以及执行每个步骤的人员等信息。为了获得这种深入的了解，必须进行流程可视化，即能够查看和图示流程的每个步骤。
所有列出的流程改进项目示例都需要深入了解流程，包括：
- 涉及的各个步骤。
- 完成每个步骤以及整个流程所需的时间。
- 通常执行每个步骤的人员。
实现这种理解的唯一途径是通过流程可视化，即能够查看和图示每个步骤的流程。通过增强流程可视化能力，例如使用看板等项目管理方法，可以更容易地识别问题，如瓶颈及其根本原因。最终，这种可视化使问题解决和流程改进变得更加容易。
流程改进目标示例
采用这些流程改进项目示例是很好的，但接下来会发生什么？理想情况下，应该实现以下一个或多个流程改进目标示例：
- 更优质的产品：流程改进可以帮助提供更高质量的产品，通过改善团队成员之间的连接，促进想法分享，并通过更好地分配资源以充分利用每个人的技能来实现这一目标。
- 改进的服务提供：流程改进还有助于提供更好的服务，特别是在解决客户问题时，可以更快获取答案，并确保第一次就能提供正确信息。
- 更快的交付周期：通过减少浪费和改善沟通与协作，流程改进可以导致更快的交付周期，这在竞争激烈的市场中非常重要，公司需要更快地向客户提供价值。
- 更快的结算周期：更快的结算周期是更快交付周期的重要组成部分，以确保所需的零部件、软件和工人都能随时准备就绪，从而保持业务现金流通。
- 生产效率的提高：流程改进还可以提高生产效率，这不仅包括更快的交付周期，还可以智能地使用资源，使企业在相同的时间内或使用相同的资源完成更多工作。
流程改进不是一劳永逸的工作
虽然你已经了解了四个主要的流程改进项目示例以及它们可以帮助你实现的目标，但需要明白这些示例需要持续的努力才能产生持久的效果。
在开始实施这些流程改进示例之前，需要牢记以下几点：
- 这些流程改进项目示例需要持续的关注和改进
- 可以通过从最亲近项目的团队收集反馈和想法来持续改进
- 定期培训工作人员以确保他们了解最佳实践
- 进行时间审计以识别浪费并设定理想标准
