如何开会最有效？高效会议指南——九种让你的会议更有价值的方法

九种让你的会议更有效的方法：1.明确会议目的；2.设计会议议程；3.邀请合适的人；4.有效开场；5.建立基本会议规则；6.把不相关的话题先搁置一边；7.管理参与者的行为；8.改进和持续跟踪；9.结束：积极结束会议并评估会议效果。

会议是一种工作生活中经常发生的活动，大多数人对会议的态度并不好，而且只有少数会议被认为做得很好。在美国，据调查显示，低效会议直接或间接导致的损失高达数十亿美元。本来，会议应该是推动协作和提高工作效率的工具，但实际上，研究发现，会议中不到一半的时间是有效的。而这种浪费时间和精力的情况可以避免，只要大家学会如何更好地策划、组织和参与会议。

高效的会议能够带来有价值的成果。这类会议特点是参与度高，氛围积极，协作富有建设性，对话有意义。简单来说，高效会议能够充分利用团队的智慧、专业知识和活力。这样的会议不仅对领导者有益，对参与者也同样有价值，它们能够紧扣主题，合理利用每个人的时间和精力。

组织一场有效且重要的会议既是一种科学，也是一种艺术。科学体现在处理构成会议结构的基本要素，而艺术则体现在设计会议和促进参与者积极参与的思考方式。下面介绍的九种工具和技巧是组织成功会议的基础，它们能帮助你举办积极、吸引人且高效的会议。

1.明确会议目的

当大多数人开始计划会议时，他们通常会先制定一个议程，但这实际上是一个错误。正确的第一步应该是确定会议的目的。所有的会议安排都应该围绕这个目的展开。在规划会议时，应该问自己以下几个问题：

为什么要举行这次会议？
我们需要在会议中完成什么？
会议的目标和目的是什么？
会议的预期成果是什么？
会议结束后，我们会有哪些变化或成果？

2.设计会议议程

在明确了会议的目的和目标之后，接下来就是设计议程的阶段。关键在于“设计”这个词。要创造一个吸引人且有效的会议，不仅仅是列出几个讨论话题那么简单。这需要对“要讨论的内容”和“如何进行讨论”进行创造性思考和深入规划。将会议视为一系列必须让参与者参与的对话，以实现既定目的。在规划这些对话时，应该考虑以下问题：

为了达到我们的目的，需要进行哪些对话？
这些对话应该按照什么顺序进行？
每次对话的目标是什么？
每次对话的最佳进行方式是什么？

在进行会议对话时，需要一点创造性，这可以被看作是一种“艺术”。进行对话时不应仅仅是提出话题然后等待大家回应。可以采用多种工具和技巧来发挥所有参与者的智慧，不只是那些最善于表达的人。技巧可以包括简单的“轮流发言”，即每个人都有机会发言，或者是成对分享，甚至更复杂的对话结构，比如SWOT分析，让参与者识别优势、劣势、机会和威胁。这些具体的工具和技巧可以在网上找到。最后，根据计划促进的对话来创建会议时间表。确保会议紧凑、专注、尽可能短暂且高效。

3.邀请合适的人

邀请不合适的人参加会议是导致会议浪费时间的常见问题之一。很多组织都有把每个人及其亲属都叫到会议的习惯，这种做法只会浪费时间，减少会议的参与度。为了避免这种情况，需要回到会议的目的上来。在组织会议时，要问自己以下几个问题：

为了达成我们的目标，需要哪些人在场？
为了实现会议的目标，需要谁的意见、支持、知识或专业知识？

在确定了这些之后，确保邀请到这些人，并且他们有空并愿意参加。如果可能，尽量减少不必要人员的参与。努力只邀请那些真正合适的人。

4.有效开场

花时间正确地开启会议非常重要。会议的开场方式预示着整个会议的进行方式。一个清晰而有力的开场能够为会议的成功奠定基础，而如果开场弱则可能导致参与者感到不参与、混乱和困惑。作为会议领导者，从一开始就优雅而有效地掌控整个会议至关重要。参与者需要感觉到他们处于有能力的人手中，相信领导者会有效利用他们的时间。设定开场的基调是会议领导者的责任。

会议的开场应该包括以下几个部分：

开场欢迎：正式开始会议，并感谢每位参与者的到来。
目标和目的：清楚地说明会议的目的和目标。这一步经常被忽略，导致参与者不清楚会议的真正目的或者带着自己的议程来参会。每个人都应该非常清楚会议的目的和目标。
激励和鼓舞：在阐述了会议目标之后，花一点时间激励参会者参与。告诉他们，他们之所以被选中参会是有原因的。让他们知道，为了实现会议目标，需要他们的专业知识、意见和智慧。从一开始就让他们知道，他们是实现这些目标所必需的正确人选，并激发他们的参与热情。
介绍：确保每个人都知道会议中有哪些人。除非是常规的团队会议，否则应该让参与者自我介绍。这不仅有助于建立信任和关系，还能让参与者了解到会场中的专业知识。
介绍基本规则：如果你没有使用会议的基本规则，那就是你的疏忽。（详情见下文第5点！）基本规则（或会议准则、参与协议等）是有效会议的关键组成部分。确保每个人都清楚会议的基本规则。
审查议程：花点时间回顾会议议程，并向参与者展示会议的流程。这有助于让参与者保持专注并紧扣议题。
破冰活动：如果领导者需要激发和预热参与者，可以使用破冰活动。就像议程中的每一次对话一样，破冰活动也需要有明确的目的。破冰活动应该有助于实现会议的目标。比如，如果需要在小组成员之间建立关系和信任，就选择一个专注于此的破冰活动。如果会议是关于解决问题或头脑风暴，那么选择一个能激发创意的破冰活动。最重要的是，没有具体目的的破冰活动可能会失败，并可能一开始就让参与者感到疏远。

5.建立基本会议规则

基本规则是会议中用于指导行为和互动的规则。这些规则明确指出了会议中期望的行为，并防止可能破坏会议的不良行为。正确传达和实施这些基本规则可以解决会议中99%的功能失调行为。基本规则赋予领导者和其他参与者权力，纠正偏离正轨的行为。应根据具体的会议定制基本规则。在会议开始时，应清楚地说明并达成对基本规则的共识。确保所有参与者都知道，维护基本规则是每个人的责任。一些通用的基本规则包括：

一次一次对话：在某人讲话时聆听，不进行旁边的小对话。
一次一个话题：如果我们正在讨论“X”，在讨论完“X”之前，我们不转移到其他话题“Y”上。
直接/简明扼要：我们尽量保持简洁和直接。
不要重复讨论：不重复自己或重新审视已做出的决定。
电子礼仪：我们同意在会议中如何使用（或不使用）电子设备。
全面参与：我们同意全身心地投入和参与。
守时：我们同意准时到达，准时开始，准时结束。
鼓励平等发言：我们有意识地尝试让每个人都有机会贡献（例如，外向者为内向者让出空间）。基本规则（或会议规范、参与协议等）是有效会议的关键组成部分。确保每个人都清楚基本规则。

6.把不相关的话题先搁置一边

使用“泊车区”是一种会议技巧。这个名词是一个比喻，指的是一个用来记录那些重要但与当前会议不直接相关的想法或对话的地方。这种方法可以防止会议因讨论重要但与会议主题无关的内容而偏离正轨。如果小组开始讨论与会议主题相关但对本次会议不必要的事项，就简单地将这些内容转移到“泊车区”。在白板或翻转图表上记录这些“泊车区”的事项，让参与者都能看到，这是一个有用的做法。确保在会议结束时处理这些“泊车区”事项的后续步骤。

7.管理参与者的行为

作为会议的领导者，需要干预那些可能导致会议偏离正轨的行为。任务是通过促进有益的行为并阻止不利于生产的行为来营造一个好的参与氛围。如果会议中让破坏性行为肆无忌惮，这无疑会阻碍参与者的积极参与。更严重的是，如果不管制这些消极行为，可能会导致更多的消极行为出现。比如，如果允许某个参与者主导所有对话，可能会让其他人感到被排除在外，从而选择退出会议或专注于他们的电子设备。如果有制定的会议规则，那么现在就是执行这些规则的时候。是否需要帮助来找到恰当的说法？

8.改进和持续跟踪

在领导会议时，一个常见的错误是未能记录、回顾和跟进行动项目、接下来的步骤以及会议的重要结果。由于大部分会议都会产生工作任务和行动项目，因此会议领导者有责任确保所有的行动项目都是可执行的并且被所有人理解。具体来说，每个行动项目都需要明确记录和确认。每个行动项目应包括三个要素：

明确的交付成果；
负责人；
完成的截止日期。

使用简单的图表来跟踪这些项目会很有帮助。

确保对行动项目的跟进也是会议领导者的职责。虽然会议领导者可以将这个职责委托给他人，但最终确保跟进发生是她的责任。备忘录、电子邮件、电话信息以及其他形式的提醒都是有效的跟进方式。有时，根据项目的周期，安排一次跟进会议，几天或几周后让参与者报告他们完成约定工作的进展也是一个好方法。这样的检查和跟进活动有助于确保交付物按时完成。