12款主流团队知识库软件对比：PingCode、Worktile、Confluence、石墨文档、Document360、Notion、语雀、Guru、Help Scout、Bloomfire、有道云笔记、Zoho Desk。
在现代企业中，知识管理系统已经成为提升效率和竞争力的关键工具。随着企业规模和业务复杂性的增加，选择合适的知识管理系统显得尤为重要。本文将为您详细介绍如何选择适合企业的知识管理系统，并提供一些市场上热门的推荐。
什么是企业知识管理系统？
企业知识管理系统是一种用于捕获、存储、分享和管理组织内部知识的工具。其主要目标是提高企业内部信息流通效率，促进创新和决策。通过有效的知识管理，企业能够减少重复劳动、提高工作效率，并更好地利用现有资源。
为什么企业需要知识管理系统？
知识管理系统能够显著提高企业的运作效率。通过集中管理和共享知识，企业可以减少重复劳动，优化资源配置。有效的知识管理不仅能促进员工之间的合作与交流，还能提高企业的创新能力和竞争力。彼得·德鲁克曾指出，知识管理不仅是信息和数据的管理，更是关于人们如何获取、应用和共享知识，以创造价值并实现组织的目标。
选择知识管理系统的关键考虑因素
在选择知识管理系统时，企业需要考虑多个关键因素：
- 知识库功能：优质的知识管理系统应支持文档的创建、编辑、共享和高效搜索。这不仅能够提高知识的可用性，还能确保知识在企业内部的快速传播。
- 用户友好性：系统的界面设计和易用性至关重要。一个简单易用的界面能够帮助员工快速上手，提高使用率和工作效率。
- 安全性和权限管理：数据安全是企业最关心的问题之一。知识管理系统应提供细粒度的权限控制，确保只有授权人员才能访问敏感数据，并能够追踪数据的使用情况。
- 集成能力：企业通常会使用多种不同的软件系统。知识管理系统应具备良好的集成能力，能够与现有系统无缝衔接，避免信息孤岛的形成。
- 技术支持和服务：良好的技术支持和培训服务是系统成功实施的重要保障。供应商应提供及时的技术支持和专业的培训服务，确保系统的平稳运行。
如何进行知识管理系统的选型？
为了选择最适合企业的知识管理系统，企业可以遵循以下步骤：
- 确定企业需求：分析企业的规模、业务类型和特定功能需求，明确知识管理系统需要解决的问题和实现的目标。
- 市场调研和系统评估：通过在线资源和实际试用，了解市场上的主流知识管理系统。评估每个系统的功能、用户反馈和适用场景。
- 试用和反馈：邀请团队成员试用几款候选系统，收集他们的使用体验和反馈意见。通过实际操作，了解系统的优缺点。
- 决策和实施：综合各方面的信息和反馈，做出最终决策。制定详细的实施计划，确保系统的顺利部署和使用。
国内外主流的企业知识库软件大对比
1. PingCode
这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。中国科学院、小红书、长城汽车、西安交大等都是其客户。【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
PingCode 知识库工具的核心使用场景：
- 产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；
- 销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；
- 教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；
- 官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；
- 建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；
PingCode 知识库工具功能包括：
- 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
- 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
- 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
- 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
- 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
- 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
- 全局搜索、AI
软件优点：
- 产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；
- 为25人以下团队免费提供基础版本；
- 国产化，支持信创、麒麟等；
- 支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；
- 国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；
- 支持人工智能
软件缺点：不支持多语言；无法满足百度百科这类知识库的搭建；【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
2. Worktile
Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。
此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】
3.Confluence
Confluence 是由 Atlassian 提供的文档协作平台，特别适合与 Jira 集成使用，适合使用 Jira 的软件开发团队。Confluence 支持文档变更跟踪和内容审核，帮助团队协作创建和编辑知识库内容。其核心功能包括实时协作、文档版本控制、用户评论和权限管理。Confluence 的优点是与 Jira 无缝集成，缺点是在国内不提供本地部署版本，以及价格高昂，不支持信创、麒麟系统等国产化诉求。官网：atlassian.com
4. 石墨文档
石墨文档提供实时协作和文档管理功能，是国内流行的在线文档编辑工具，适合需要频繁文档协作和编辑的团队。石墨文档支持多人在线编辑、评论和文档共享，简化团队协作。其核心功能包括实时协作、多 人编辑、评论和讨论、权限管理。石墨文档的优点在于界面简洁且易于上手，实时协作体验良好，但离线功能较弱。官网：shimo.im
5.Document360
Document360 适合需要创建和管理外部客户帮助内容的团队，特别是技术文档团队。Document360 提供了高级的文档编辑和管理功能，支持 Markdown 和 WYSIWYG 编辑器。其核心功能包括文档创建和管理、SEO 优化、用户反馈管理。Document360 的优点是强大的编辑功能和内容管理，缺点是定价较高。官网：document360.com
6. Notion
Notion 是一款灵活的知识管理工具，结合了任务管理和协作写作功能，适合需要多功能解决方案的团队。Notion 提供一个可自定义的界面，让团队能够轻松创建和管理知识库内容。其核心功能包括拖放界面、可定制的内容模板、权限设置、以及强大的搜索功能。Notion 的优点在于多功能和可定制性强，能够满足各种需求，缺点是管理员设置复杂，国内访问受限。官网：notion.so
7.语雀
语雀是一款国产知识库和文档管理工具，推荐理由在于其便捷的文档编辑和管理功能，以及高效的协作能力，适合需要知识管理小团队和笔记管理的个人。
语雀由阿里巴巴集团开发，支持多格式文档编辑、实时协作、知识分类和标签管理、全文搜索、高级权限控制、模板市场、多端同步等核心功能。这些功能使得语雀不仅是一个文档管理工具，更是一个全面的知识管理平台。其优点包括强大的编辑和协作功能、支持多种格式、提供高级搜索和权限管理、多端同步等，但在移动端的功能比较少，PC端功能更完整，且近两年产品发生过重大产品问题。官网：https://www.yuque.com
8.Guru
Guru 专注于将公司知识变得易于访问和操作，整合多种工具以提高效率，适合需要在多个平台上访问和管理知识的团队。Guru 提供上下文信息的统一视图，使团队在需要时可以快速获取知识。其核心功能包括 AI 搜索、Slack 和 Chrome 集成、员工组织图表。Guru 的优点是便于访问和集成，缺点是某些高级功能需额外付费。官网：getguru.com
9.Help Scout
Help Scout 提供全面的客户支持工具，包括知识库平台，旨在优化客户支持体验，适合注重客户服务的企业。Help Scout 帮助企业创建和共享帮助文档，提供无缝的客户支持体验。其核心功能包括共享客户支持收件箱、实时聊天和应用内消息功能。Help Scout 的优点是综合客户支持功能强大，缺点是可能为不需要全部功能的团队带来额外成本。官网：helpscout.com
10.Bloomfire
Bloomfire 强调知识管理的参与度和用户体验，适合远程和分布式团队。Bloomfire 提供交互式仪表盘和 AI 驱动的动态搜索，确保团队能轻松找到所需信息。其核心功能包括自动提醒和反馈循环、AI 动态搜索、知识内容的使用报告。Bloomfire 的优点是用户体验良好，缺点是搜索功能有时不如其他现代解决方案强大。官网：bloomfire.com
11. 有道云笔记
有道云笔记以个人和团队协作的便捷性著称，适合中小企业和教育机构。它支持笔记同步、团队共享和在线编辑，提供便捷的知识管理。其核心功能包括笔记同步、团队共享、文件管理和在线编辑。有道云笔记的优点在于易用性强和界面友好，适合知识积累和分享，但高级功能需要订阅。官网：youdao.com
12.Zoho Desk
Zoho Desk 是 Zoho 产品套件的一部分，提供强大的客户支持和知识管理功能，适合需要多渠道客户支持的企业。Zoho Desk 支持创建和管理内部和外部知识库，提高客户服务和员工生产力。其核心功能包括高级搜索、可定制模板、多渠道支持、AI 聊天机器人。Zoho Desk 的优点是用户友好且功能强大，缺点是高级功能需额外付费。官网：zoho.com
常见问答（FAQ）
知识管理系统如何帮助企业提高效率？
通过集中管理企业内部知识，知识管理系统能够减少员工在信息搜索上的时间，提高工作效率。系统可以快速检索和共享知识，帮助员工更快地找到所需的信息。
企业在选择知识管理系统时应注意哪些陷阱？
选择知识管理系统时，应注意系统的可扩展性和兼容性。避免选择难以集成和扩展的系统，以免在未来的使用中遇到障碍。此外，还要关注供应商的技术支持和服务质量，确保系统的平稳运行。
知识管理系统的实施难度和周期是怎样的？
实施难度和周期取决于企业的规模和需求。一般来说，中小企业的实施周期较短，可能只需要几周到几个月的时间。而大型企业由于需求复杂，实施周期可能会较长，需要详细的规划和逐步推进。
中小企业是否需要知识管理系统？
即使是中小企业，也能通过知识管理系统提高内部信息流通效率，促进业务发展。知识管理系统能够帮助中小企业更好地利用现有资源，减少重复劳动，提高员工的工作效率和满意度。
选择合适的知识管理系统是企业提高效率和竞争力的重要步骤。通过科学的选型和有效的实施，企业可以充分发挥知识管理系统的价值，实现业务的持续增长和发展。
