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在项目管理中使用Jira:用例与局限性

全球成千上万的项目团队和管理者利用Jira软件进行协作和任务管理等等工作。项目经理可以借助这一工具来规划未来的工作,跟踪项目进度,并监控团队的表现。但在很多情况下,Jira在项目管理方面的功能还是有所限制。

这可能是因为Jira本来就不是设计成一个适合所有管理方法和策略的项目管理工具。对于管理传统的、敏捷的或是混合类型的项目,有些其他工具可能更为合适,而不是采用一种适合所有情况的通用工具。这意味着 Jira 可能不足以满足你的团队需求,具体取决于管理项目的方式。

现在,让我们来探讨Atlassian的这一工具在哪些情况下表现最为出色,接着再来看看在哪些领域其他的项目管理工具可能更适合使用。

Jira 是一个项目管理工具吗?

答案是肯定的,但有所保留。Atlassian描述其Jira软件为“敏捷项目管理工具”,这句话本身就突出了Jira的最佳应用场景。

简单来说,这个工具主要是为软件开发团队进行敏捷项目管理而设计的。它支持最流行的敏捷框架,例如Scrum和Kanban,同时也适用于混合方法论。

用于 Scrum 团队的 Jira

首先,Atlassian的这一工具帮助Scrum团队把工作安排在各个冲刺中。工具中包括了一个产品待办列表功能,以及一个敏捷看板,团队可以根据任务的状态在看板上移动任务卡。这些任务卡上会包含任务描述、负责人和故事点数等信息。

Jira的用户可以自定义他们的看板,添加和修改列、泳道、任务卡和估算单位等。

每张卡片还包含一个问题键,点击可以打开一个包含更多任务细节的页面,如标签、日期、评论和附件等。

Jira软件确实缺少一些有价值的项目管理功能。比如,Scrum看板不会显示分配给一个冲刺的所有故事点的总和。此外,它也不会把这个数值与团队或个别成员的能力值进行比较。因此,使用Jira无法进行容量规划。

不过,Jira确实提供了一些非常受欢迎的Scrum报告类型,包括冲刺燃尽图、累积流程图和速度图等。

用于看板团队的 Jira

在看板模式下工作的软件开发团队使用Jira来可视化他们的工作,并跟踪接下来要处理的任务、缺陷或用户故事

看板展示了所有重要信息,它事先配置了最常用的状态列,但团队可以根据自己的工作流程调整列的数量和内容。

减少交付时间并避免过载的一个实用方法是设置工作进行中(WIP)限制。如果你对这个功能不熟悉,Atlassian有提供一个详细解释这一概念的说明。

Jira软件在看板中内置了WIP限制功能。这个功能是完全可定制的,所以团队可以为每个看板列或团队成员设定不同的限制。

这个工具还包含了一个待办列表——这是团队在开始工作前存放想法和任务的地方。

总体而言,Jira非常适合于敏捷项目的团队级管理。但是,许多组织的需求远不止于此。

作为项目管理工具的Jira — 它缺少什么?

大型企业往往采用多种方法来管理项目。有些部门可能会从敏捷管理中受益,而其他部门则需要按顺序进行工作。还有一些项目是结合了瀑布式和敏捷的元素,这种类型的项目被称为混合型。

对于这种类型的组织,Jira并不是最佳的项目管理工具。原因如下:

无法可视化整个项目

无论项目是采用瀑布式、敏捷还是混合型方法,项目经理都可以通过在一个视图中规划和可视化整个项目来简化工作。

大多数项目管理软件都允许用户在时间线上看到整个项目的范围,这使得项目规划更为容易。传统的项目通常包含多个阶段,这些阶段也应该在视图中可见。然而,Jira软件在初始提供时并不支持这一功能。

在Jira中,”未解决问题”列会显示属于该项目的任务列表。但是,详细信息一次只能显示一个问题的内容。对于所有其他任务,能够一眼看到的信息只有任务的名称、问题类型和关键字。

现在,来看一下一个专门的项目组合管理工具是如何在Jira中可视化同样的经典项目数据集的。

首先,BigPicture在一个单独的空间中展示了项目的整个工作分解结构(WBS)。项目经理能够看到所有的任务以及项目的整体结构。在WBS面板中,阶段、父子任务和里程碑都被明确标出。BigPicture还展示了其他项目信息,例如日期和状态的汇总。

在WBS中,你可以完全控制哪些列是可见的。只要Jira中有相应的字段(无论是标准的还是自定义的),你都可以在面板中显示其数据。

接下来是甘特图,它在时间线上展示了任务。任务条与时间条的结合为用户提供了更好的参考,用户友好的内联编辑功能和拖放操作使得修改变得既快捷又简便。

可视化依赖关系是Jira和大多数项目组合管理(PPM)工具之间的另一个重要区别。例如,BigPicture通过使用线条来展示依赖关系。而Jira软件则采用一种更多基于文本的方法。如你在任务上下文中看到的,BigPicture可以一次性显示所有的依赖关系,而Jira仅列出特定任务的依赖关系。

无法看到所有项目的时间线

无论企业规模大小,你可能同时管理着多个项目。当项目经理需要规划新项目时,他们需要能够查看正在进行的项目。这样做可以确保新项目不会影响到正在进行的项目。

但是,使用Jira的项目经理无法一览所有项目的全貌。相反,他们需要通过筛选项目的开始和结束日期来查找问题,然后记录下这些日期(或记住它们)。这并不是检查正在进行的项目时间的最佳方法。

使用像BigPicture这样的项目管理工具,这个过程会简单得多。项目经理只需要进入主屏幕并打开时间线视图。这样,项目列表及其在时间线上的持续时间就清晰可见了。

缺乏项目级数据聚合

尽管Jira软件是一个很好的数据收集工具,但它对于汇总项目数据而言并不理想。例如,在Scrum看板中,并未显示分配给特定冲刺的故事点总数。这些数据虽然在报告中可以找到,但使用其他工具可以更方便地访问这些信息。

像BigPicture这样的应用可以直接在看板上显示这些信息,并将其与团队的能力进行比较。因此,你可以一目了然地看出你的团队是否能够应对某个迭代的工作量。

对于传统项目,如状态进展、时间跟踪、团队成员的工作量或其他任何可以聚合的统计信息,Jira仅显示单个问题的数据。

另一方面,像BigPicture这样的工具可以基于直接从Jira拉取的数据来展示关键列的聚合值。这意味着你总是可以依靠BigPicture获得最准确、最新的信息。

资源管理的局限性

如果想要团队成功,确保他们有处理新项目的能力(并能按时完成)是极其重要的。那么,Jira是否提供了一种快速检查项目可用性和工作量的方法呢?答案是部分提供了。

Jira确实提供了支持资源管理的报告类型,但它每次只能显示一个团队成员的工作量数据。

这就给项目经理带来了两个问题。首先,用这种方式核实大团队的工作量需要逐个查看每个团队成员的报告,团队越大,这个过程所需的时间就越长。

其次,这种报告没有提供背景信息。也就是说,虽然报告显示了分配了多少工作量,但并没有显示还有多少时间可以用于新项目。

如果想要获得完整信息(显然是需要的),就需要查看参与某一项目的所有团队成员的工作量和能力。

但要实现这一点,需要使用像BigPicture这样的工具。

Jira与BigPicture之间的另一个重要区别在于:Jira通过报告的形式展示工作量,而BigPicture中的资源面板则是动态的。

如果项目经理发现某位成员的负担过重,他们可以通过内联编辑和拖放功能来重新安排任务或重新分配任务。

用户还可以自定义时间周期和数据聚合的方式。也就是说,屏幕可以显示一周、一个月、一个季度或六个月的数据。如果需要聚合数据,面板可以显示每天、每周、每月或每个冲刺的数据。

缺乏关键的项目管理工具

大多数项目管理软件都配备了一些标准的、开箱即用的工具。对于Jira,其中一个就是敏捷看板。这可能对某些团队已经足够了,具体取决于团队的规模和运作方式。

但如果想简化项目管理流程,就需要一些Jira本身不包括的工具。

这里有一个Jira软件中缺少的项目管理工具的简短列表:

  • 甘特图
  • 场景
  • 资源模块
  • 风险矩阵

甘特图是项目经理的基础工具,它被用于经典项目、敏捷项目和混合项目。通过将甘特图与不同的场景结合,项目经理能够可视化项目计划并考虑事件的不同发展顺序。掌握这些信息,他们能够预见潜在的障碍,并在问题发生前找到解决方案。

风险矩阵清晰地概述了项目可能面临的潜在威胁。最后,拥有一个专门的空间来管理团队的可用性和工作量,将大大简化你的工作。

BigPicture — 最佳的Jira项目组合管理工具

如果正在使用Jira进行项目管理,但感觉其内置功能已无法满足更高的需求,可以考虑结合使用Appfire的BigPicture。

这款Jira项目管理应用能够可视化整个项目并聚合关键数据。使用这个工具,可以在一个地方查看项目的全范围及可能需要的所有相关信息。无论组织是采用经典的、敏捷的还是混合的项目管理方法,这个工具都能有效支持。

该工具为项目经理提供了极大的灵活性,几乎没有限制地结构化项目数据。无论是管理单个项目还是多个项目,都可以根据需求组织信息。

不仅如此,还可以查看超出单个项目级别的信息。BigPicture还能显示并聚合项目及其投资组合级别的数据。

通过像BigPicture这样的应用增强Jira的原生功能,无论团队喜欢以何种方式工作,都能使用到一系列新工具,如交互式甘特图、场景、资源面板等。这些工具支持项目经理进行排程、资源和容量规划以及风险管理等任务。

此外,BigPicture与Jira实现了同步,因此从Atlassian的软件中的数据可以直接流入BigPicture应用。在BigPicture中所做的任何更改都会自动同步到Jira中。

这种两个工具的同步也方便了项目团队在Jira中记录和跟踪工作,同时项目经理可以监控这些计划,而无需担心一个小组的操作会干扰到另一个小组。

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