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估算项目的预计持续时间的7个步骤

在安排项目时间表时,理解如何估计项目持续时间至关重要。如果假设每位员工每天工作八小时且效率百分之百,就能通过将总工时除以人力资源数量来简单计算出项目的预期持续时间。

比如,有个任务预计需要80小时,安排了一名员工每天工作八小时完成,那么总持续时间就是(80 / 1 / 8)= 10天。同理,如果是四人全职工作,总持续时间就是(80 / 4 / 8)= 2.5天。

计算预计持续时间完成百分比的7个步骤

但是,理想的效率并不总能反映实际的工作情况。因此,可以通过以下步骤把工时转换为实际需要的持续时间:

1、估算每日实际有效工作小时数:首先确定每人每天实际能够工作的小时数。假设每人每天有6.5小时的有效工作时间,可以帮助考虑到社交、准备开始工作的时间和休息时间等因素。

2、确定分配给每个任务的资源数量:一般而言,任务所分配的资源越多,完成速度就越快。例如,两个人完成一个任务可能比一个人快,但不一定是快一倍。同样,第三个人加入可能使任务更快完成,但也不会快到只需原来三分之一的时间。但是,过多的资源投入并不总能缩短完成时间,有时反而会因此延长。

3、考虑实际可工作的天数:需要考虑到节假日、休假和培训等非项目时间。这些时间没有包括在第一步的生产效率计算中,因为这些时间可以预先规划和计算。比如,在一个为期三个月的项目中,一个团队成员可能会休假两天,另一个可能休假十天。为了使时间安排更精确,应考虑已知的团队成员无法参与项目工作的日子。

4、考虑部分时间投入的资源:需要考虑那些未全职投入的资源。例如,如果某资源只分配了50%的工作时间,完成任何任务所需的时间至少是没有资源限制时的两倍。如果一个任务预计需要40小时,而分配给这个任务的资源只占项目25%,那么实际完成时间至少需要四周,甚至更长。

5、计算延迟和间隔时间:某些任务虽然工时不多,但需要的总持续时间却很长。例如,批准一个交付物可能只需要一个小时,但安排会议可能需要两周。

6、确定资源限制:在制定初步时间表时,需要确定哪些任务可以顺序进行,哪些可以并行处理。如果资源充足,所有可以并行的任务理论上都能同时进行。但是,只有在合适的资源在正确的时间可用时,这些任务才能并行进行。可能有一组任务能够并行处理,但因为只有一人具备必要的技能,这些任务还是需要按顺序来。

7、记录所有假设:项目的细节永远无法完全掌握。因此,记录下所有做出的假设和预估是非常重要的。

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