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范围蔓延的 7 个常见原因以及如何避免它们

想一想:正在全心全意做一个项目,突然有人提出要加一个新的任务。这个任务不在最初的安排里,但感觉很容易,所以就答应了。接着,又收到了新的要求。结果,项目偏离了原计划,导致延误和失败。

这就是所谓的范围蔓延,很多人都可能会经历这种情况。这篇文章会告诉人们范围蔓延为什么会发生和怎样避免。

项目管理中的范围蔓延是什么?

在项目管理里,项目范围其实是列出项目需要完成的任务和交付的清单。这个范围一般在项目开始时就确定,并会在项目的计划、大纲或简介中写清楚。当实际的任务和交付超过这个预定范围时,就出现了范围蔓延的情况。

范围蔓延可能导致什么麻烦?

有时候,范围蔓延不是大问题,可能只是加了一两个额外的任务。虽然这可能会让项目稍微复杂一些,但不会真正妨碍项目的进展。但是,如果范围蔓延太多,它可能会使你分心,无法专注于项目的主要目标。而投入到新增任务的时间就意味着不能用于达到项目的实际目标。

范围蔓延可能如何出现?

范围蔓延可以在许多情境中出现,例如:

  1. 项目有明确的计划和里程碑,但是团队负责人经常改变计划或加入新功能,却没有告诉你该如何实施。过于灵活的计划可能导致工作难以完成,而不清晰的功能需求可能导致混乱,这两者都可能导致范围蔓延。
  2. 项目已经有了明确的季度计划,但由于不可控制的外部变化(如经济波动或自然灾害),你必须进行紧急的调整。这种不确定性可能使你持续观望,从而导致范围蔓延。
  3. 作为团队负责人,在资源减少的情况下,你仍然需要完成同样的工作量。随着项目的进行,难以达到目标,这也可能导致范围蔓延。
  4. 在软件开发中,虽然敏捷项目管理方法允许更多的灵活性,但这也可能导致范围蔓延。因此,需要有明确的流程来保持工作在正确的轨道上。

项目范围的重要性是什么?

当你制定范围管理计划时,是为了确保项目经理和所有利益相关者都明确知道项目的目标。没有明确的项目范围可能会导致目标的不一致和误解。

如何设定项目范围?

要避免范围蔓延,首先需要有明确的项目范围。大多数时候,项目范围只是列出已经在其他文档中的内容。以下是确定项目范围的五个步骤:

  1. 理解项目的原因和目标。
  2. 确定项目的目标,它们与项目范围密切相关。
  3. 书写项目范围,概述项目的交付物和与项目目标的关联。
  4. 与利益相关者一起审查项目范围,确保达成共识。
  5. 如果在审查中发现分歧,调整项目范围并再次与利益相关者确认。

让我们将这段文字转述为更通俗易懂的方式:

范围蔓延是什么导致的?

当人们投入时间和精力到一个项目中,他们当然不希望它失败或偏离最初的目标。以下是一些导致项目超出预定目标的常见原因和防范方法。

没有明确的项目目标

这点似乎很明显,但仍然需要强调。如果不清楚项目要达到的目标,就无法与团队或其他参与者有效沟通和协调工作。特别是,当与外部团队或组织合作时,如果他们想向项目中增加新的内容,但没有相关的文档(例如项目任务说明或任务分配图)作为参考,就可能导致混乱。 因此,在项目开始时,应该确立并明确项目的目标。可以考虑将这些信息包含在项目的初步计划或其他早期阶段的文档中,确保项目的预定目标在所有关键文档中都被明确表示。

沟通问题

当项目目标被确定后,必须确保与所有相关人员分享这些信息。若在项目初期不把相关文档传达给各方,那么相关的参与者可能无法在早期为项目提供建议。这种及时的沟通有助于避免后期的混乱,因为对交付时间或内容的更改可能导致项目偏离轨道。同时,得到相关参与者早期的支持可以帮助抵御未来的范围扩张。所以,建议在所有初级项目文件中,如项目计划或项目简介中,都明确列出项目范围,以确保所有人都了解,并及早解决可能的不一致。

模糊的项目目标

每个项目的目的都是为了实现某些特定的结果。拥有清晰的项目目标使项目团队能够识别哪些任务是优先的,从而集中精力完成。反之,如果项目目标模糊,团队成员可能会分散注意力,做一些与项目目标不符的工作。

比如,模糊的目标可能是:“改进公司博客,呈现读者喜欢的故事。”而一个清晰的目标则是:“在第一季度制作五种不同类型的博客,例如客户故事、技巧、新功能、团队焦点和思想领导,同时监测每篇博客的参与度,确定未来几个月重点关注的三种类型。”

过于乐观的项目目标

即使项目目标明确,如果在设定的时间内或在项目的范围内,团队无法实际完成它们,项目仍可能会偏离轨道。所以,应确保在有限的时间和资源下,目标是可实现的。对项目目标、范围和时间表进行检查,以确保项目的成功。如果项目目标和范围在项目开始时不一致,那么范围扩张的风险将大大增加。

多个干涉的利益相关者

当很多人都试图控制项目的方向,管理项目将变得困难。如果没有明确的项目经理来负责,项目可能会变得不清晰,其范围也可能受到影响。即使项目中有许多利益相关者和合作者,也要确保每个团队都有一个负责推进项目的负责人。可以考虑制定一个RACI矩阵来明确项目中的各种角色。RACI包括四个主要角色:

负责人 (Responsible) – 负责推进项目的人,他们会做大部分决策。
批准者 (Approver) – 对某些事项给予批准的人或团队。例如,设定预算或目标。
咨询者 (Consulted) – 负责提供专业建议或指导的人,尽管决策权在负责人和批准者手中。
被通知者 (Informed) – 需要了解项目进展的人,可能是项目团队、其他部门或高级领导。

需要有效的变更管理方式

虽然项目中的角色已经明确,但仍然需要一个好的变更管理方式。变更管理是对项目的关键或基本部分(如项目范围)进行更改的方法。而不是简单地让各方随意进行更改,这个流程确保每一次更改都得到了审查和同意。在项目开始时,应该明确这个变更管理方法,并让团队都知道。在项目过程中,始终要遵循这个方法。

项目团队工作不平等

项目中的范围扩张可能是因为不同的项目团队成员的工作贡献不均匀导致的。比如,如果开发团队在额外加班,但设计团队没有,设计可能就不能及时完成。为了解决这个问题,设计团队可能会选择跳过某些工作步骤,这就可能导致项目范围增加。为了避免这种情况,应确保项目团队各成员的工作贡献是均匀的。这也意味着需要合理地规划团队成员的工作时间,确保每个人都能按计划完成任务。

为避免项目范围扩张,以下是一些建议:

  • 在项目开始时,应明确项目的范围,并与团队分享。
  • 项目经理需要和所有相关人员保持良好的沟通。
  • 确定项目的目标是明确的,而且是可行的。
  • 设定并始终遵循变更管理流程。
  • 确保项目团队的工作均衡。
  • 设定明确的项目主管,并考虑使用RACI矩阵来定义角色。

如果想进一步了解如何管理项目并防止项目范围扩张,可以进一步学习项目管理的技巧和最佳做法。

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