团队是完成项目时最重要的资源，了解项目中各个阶段需要哪些人员是工作量分析的关键，合理规划工作量对项目成功至关重要。
本文将介绍什么是工作量分析，以及应该在项目的哪个阶段使用它。接下来，会概述进行工作量分配需要遵循的步骤，介绍几种可用于分析工作能力的工具，以及为什么这么做很重要，以助于工作量分析。
什么是工作量分析？
工作量分析是项目经理用来确定完成项目需要多少团队成员的方法。这不仅涉及到工作量的规划，还包括确保工作量均衡，避免任何人任务过重，这可能会导致疲劳和士气低落。
在项目执行阶段能看到团队的工作量是监控和控制过程的一部分。通过跟踪工作量，项目经理能根据需要重新分配团队成员，既能确保项目顺利进行，也不会给任何团队成员带来过重的负担。
工作量分析是更广泛工作量管理的一部分，是项目执行过程中的持续活动。项目经理会持续跟踪和分析工作量，以便及时发现问题并确保团队运作最佳，没有人闲置。
项目管理软件可以帮助进行工作量分析和能力规划。ProjectManager是一个获奖的项目管理软件，它提供资源管理工具，帮助保持团队的生产力，同时避免疲劳和士气低落的风险。项目经理可以查看我们的工作量图表，这个图表通过颜色编码很容易看出谁的任务过多。然后，可以直接从图表中重新分配任务，以平衡团队的工作量，保持他们的效率和满意度。
什么时候应该使用工作量分析？
工作量分析在两个方面尤为重要：优化现有业务流程和规划新项目。对于前者，正确的资源分配对于保持业务流程和运营的顺畅至关重要。需要在适当的时间拥有正确的资源，以保证业务持续运行。
如果企业忽略工作量分析，认为他们可以仅仅通过分配任务而不需要不断调整团队的工作量来保持他们的效率，那么他们可能会面临延期甚至更糟糕的后果。规划新项目时同样如此。
当一个项目开始时，往往已经有了计划和预算。但是，项目日程需要与你的资源相匹配，你必须知道谁在什么时间可用并能够工作。然后，一旦分配了任务，就需要跟踪他们的工作进展，确保他们的任务量不会过多。没有进行工作量分析，项目很容易就会超出预算并错过重要的截止期限。
工作量分析步骤
进行工作量分析首先需要能够监控你的团队。但这不仅仅是知道他们在做什么，虽然这很有帮助。你需要按照以下步骤操作，才能有效管理团队的工作量，获得有价值的洞察。
1、确定项目目标
首先，明确项目的目标。每个项目都有目标，理解这些目标会指导项目从开始到结束的每一步。如果对项目目标没有清晰的认识，将无法有效地推进项目，只会浪费时间、金钱和资源。
2、定义项目范围
要知道团队应该被分配到哪些任务上，首先需要明白项目的范围。这有助于预见项目的需求，并据此规划任务，这些任务将决定团队需要承担的工作量。
3、估算所需资源
资源不仅限于人员，还包括原材料、设备以及完成任务所需的其他所有资源。因此，需要预测项目需要哪些资源，包括团队成员、他们的技能以及其他非人力资源。最好的做法是按照具体任务来预测，可以利用工作分解结构来识别所有必要的项目成果及完成这些成果所需的任务。
4、估算成本并创建预算
在预测了所需资源之后，现在需要计算这些资源的成本，并据此制定项目预算。项目预算是项目不可或缺的一部分。需要准确估算这些成本，因为它们将决定是否有可能聘请更多员工。
5、创建时间表
此时已经准备好制定计划。在时间线上安排任务，从项目开始直到结束。应该标明任务之间的依赖关系以避免延迟，设置里程碑来跟踪进度，并为每项任务分配开始和结束日期。
将当前资源能力与资源需求进行比较：现在可以评估手头的资源，并将它们与项目需求进行对比。可能发现资源充足、过剩或不足。这将决定是否需要向项目增配更多资源。
6、组建一支具备必要技能的团队
选择具备完成项目所需技能的团队成员。还要考虑团队成员是否能够协同工作，不论是面对面还是远程合作。如果他们之前没有一起工作过，可以通过团队建设活动帮助他们建立联系。
8、通过均匀分配任务平衡工作量
有了计划后，就可以开始分配任务给团队成员。确保任务在团队中均匀分配，避免任何成员承担过多工作，这样做可能会拖慢项目进度，并损害团队士气。
9、监控整个项目的资源可用性和利用率
为了避免资源过度分配并确保团队能够按计划工作，需要监控资源的可用性，并确保在需要时有足够的资源。在项目过程中，根据需要重新分配资源，以保持工作量平衡和项目按计划推进。
工作量分析示例
想象一下，有一位项目经理在一家制造公司工作，他负责一个需要制造100个小部件的项目。这家工厂每天能生产出一千个小部件，由一个10人的团队操作。但是，这个工厂已经在用来生产另外500个不同的小部件了。
项目经理需要检查他能使用的资源。在这个例子中，已有一个项目使用了五个团队成员来制造500个小部件，这意味着还有五个团队成员没有被分配任务。项目经理决定从这五个未分配的工人中调一个人来帮助完成他的项目，按照这个配置，项目应该能在一天内完成。
但是，在制造这100个小部件的过程中，项目经理需要监控分配给他项目的工人的工作进度。也许，让所有五个未分配的员工都参与进来，可以使项目的完成速度提高五倍。又或者，这些未分配的工人可能会被分配去做其他的工作。
项目经理需要密切关注制造团队的可用性。如果可以等待一天或更长的时间，那么项目经理可能就不需要把超过一两个员工分配到这个项目上。但是，如果可用的资源很有限，项目经理就需要弄清楚怎样最有效地分配资源来完成项目。这就是进行工作量分析的过程。
工作量分析工具
尽管我们提供的工作量分析示例比较简单，但它有助于理解整个过程。当然，进行这些计算不必依靠手工方法。市面上有多种工作量分析工具，旨在简化这一过程。这里有一些实用的工具：
- 工作量图表：这是一种在日历网格上展示任务的工具，能够显示每个团队成员的任务分配情况或工作量。
- 时间表：这是一种记录和追踪每个团队成员工作时间的工具，可以是物理形式的也可以是数字形式的。
- 工作量跟踪仪表板：这种工具通过将数据转换成图表和图形，帮助监控工作量。
工作量分析的好处
能够监控项目的各个方面对于项目管理是极为关键的。如果对项目的日常运作毫不知情，就无法有效控制项目，确保其按计划进行。这正是工作量分析的作用，以下是它的一些好处：
有助于避免资源的过度和不足分配
保持团队工作量的平衡非常重要。如果团队成员的工作量过大，可能会导致团队疲劳和士气低落，这将对项目成功构成威胁。反之，如果团队成员被分配的工作太少，他们就无法充分利用自己的能力，维持生产力。通过工作量分析，可以注意到这些分配问题，让项目管理者能够采取措施实现工作量的平衡。
揭示技能差距和招聘需求
工作量分析还能提供一个了解团队技能配置的机会。通过它，可以判断团队成员是否需要进一步培训，这对他们个人和整个项目都是有益的。同时，项目经理通过监控工作量，可以识别出是否需要更多资源来按计划完成任务，并据此向管理层展示新的招聘需求。
有助于按时完成项目
工作量分析是帮助项目经理按时且在预算内完成项目的重要工具之一。资源的使用与金钱直接相关。如果团队的进度落后，将直接影响预算。项目可能最终完成，但可能错过了最初的截止日期，且成本超出预算。工作量分析至少可以帮助保持人力资源的稳定，确保团队能够满负荷工作，维持生产力。
提供健康的工作环境
维持士气和避免士气低落非常重要，这是工作量分析中的一个关键方面。如果团队成员不满意，他们就不会发挥出最好的水平。过重的工作负担是导致不满情绪的一个确切原因，这会影响他们以及其他人的工作环境，成为项目中的一种负面因素。工作量分析有助于确保团队合理分配工作负担，避免不必要的嫉妒情绪。
工作量分析模板
进行工作量分析有许多方法，其中之一就是使用模板。ProjectManager提供了许多免费的项目管理模板，可在Excel和Word中使用，您可以下载这些模板来管理项目的各个方面，从项目开始到结束。以下是几个有助于工作量分析的模板。
资源计划模板
在进行工作量分析之前，您需要做好规划工作。我们的免费资源计划模板适用于Excel，允许您列出资源、他们的成本，并将它们提前几周分配到日历上。
容量规划模板
使用我们的免费容量规划模板适用于Excel来计算满足需求所需的生产容量。这对制造业非常有用，但任何项目都可以使用这个免费模板进行资源管理。
时间表模板
时间表是协助进行工作量分析的工具之一。我们的免费时间表模板适用于Excel，列出了日期、开始时间、午餐开始和结束时间等，以跟踪工作时间的长度。还包括常规工时、加班和总薪资的列。
ProjectManager如何帮助进行工作量分析
尽管模板可以帮助进行工作量分析，但它们可能会过时。您必须手动更新模板，而项目管理软件则是更高效的解决方案。我们的工作量图表，如上所述，可以实时识别过度分配和不足分配的情况，但这只是我们资源管理功能的一部分。
跟踪资源分配、可用性和利用率
我们的软件提供多个项目视图，让您的团队按照自己的喜好工作。这些视图有助于资源分配。当项目经理在我们强大的甘特图上分配资源时，可以看到团队的可用性，包括假期时间、带薪时间休假（PTO）甚至全球假日。结合工作量图表和时间表，可以帮助他们最大限度地利用团队，并通过跟踪劳动成本等来做出调整。
监控项目成本和进度
项目经理需要能够立即了解项目的进度和团队的表现。他们可以切换到我们的实时仪表板，获取项目的高层概览。我们的仪表板不断更新实时数据，并以易于阅读的图表和图形显示项目指标，如成本、时间、工作量等。与轻量级工具不同，我们的仪表板无需复杂和耗时的设置。它可以随时使用。
我们的软件提供了您管理团队工作量所需的所有资源管理工具，以及更多。我们的多个项目视图之一是一个日历，让您可以逐月查看项目计划。您可以添加任务、移动任务，并利用资源管理功能来保持项目按计划进行。
