如果团队里，有的成员忙得不可开交，而其他人却无所事事，那可能说明工作量分配有问题。
想象一下，在团队工作时，有没有过这样的情况：自己忙着处理所有的任务，而同事们却有空闲时间刷手机或去喝咖啡？这就是工作量分配不均衡的例子。现在，如果负责分配工作任务，应该怎样才能避免出现这种情况呢？
根据《哈佛商业评论》的说法，管理人员有时候会倾向于把很多任务分配给团队里最能干的成员。这样做虽然能够完成任务，但可能会导致这些优秀的团队成员感到压力过大，甚至产生怨气。这种情况甚至可能导致他们选择离开团队。
对于任何负责项目管理的人来说，制定一个高效的工作量计划非常重要，这可以确保工作量随着任务增加而在团队成员之间平衡分配。这篇文章会讨论工作量管理以及确保团队中适当分配任务的一些关键建议。
- 你的团队是否有不均衡的工作量分配？
- 不均衡的工作量与繁重的工作量是否相同？
- 不均衡工作量的迹象是什么？
- 工作量是如何衡量的？
- 在团队中不均匀分配工作的风险是什么？
- 你如何均匀分配工作量？
- 找到完美的平衡?
你的团队是否有不均衡的工作量分配？
要避免团队中工作量分配不平衡，首先要明白什么叫做不均衡的工作量分配。这种情况下，一部分团队成员被过度安排工作，而另一部分则工作较少。不均衡的工作量分配具体表现因公司、员工和所处理的项目而异，但通常会出现以下情况：
- 有些员工工作时间过长，而其他人工作不足。
- 员工在某些任务上花费较多时间，因为这些任务不适合他们的技能。
- 有些员工的工作量不稳定，时而过多，时而又不足。
不均衡的工作量分配说明资源的分配需要改善。短期内，这会影响员工在当前任务上的表现和效率。长期来看，这种分配方式可能导致员工过度工作，影响整个团队的表现和员工留存情况。
不均衡的工作量是否与繁重的工作量相同？
不均衡的工作量分配与管理繁重工作量不是一回事，虽然这两种情况可能同时在一个团队中出现。繁重的工作量指的是团队的功能性和行政性任务超过了它们的处理能力。在这种情况下，哪怕工作量分配得很均衡，每个人都可能因为工作过多而感到压力。
然而，如果问题在于工作量的分配，那么即使团队在技术上完全有能力完成项目，也可能有些团队成员承担了过多的工作。
不均衡工作量的迹象是什么？
项目经理可能没有意识到，组织中已经出现了不均衡的工作量分配。团队成员中可能出现的一些迹象包括：
- 一些员工休息时间过长，而其他人则一直坚守在工作岗位，甚至需要加班来完成工作。
- 尽管团队中已有多名同等级别的员工，项目负责人仍然需要招聘新员工。
- 员工经常感到疲劳和工作压力，或者在日常工作中难以保持积极的动力。
- 员工的留存率出现急剧下降。
当项目经理开始管理工作量时，可以对工作分配进行重要调整，根据每个团队成员的技能和能力进行高效分配。
工作量是如何衡量的？
衡量工作量可能是一个挑战。因为即使是具有相同技能的员工执行相同的任务，所需的时间也不会完全相同。不同员工承担同一任务时的负担也会有所不同：如果员工的技能与任务匹配，他们可能会觉得任务比较轻松；但如果缺乏必要技能，完成任务可能需要更多的时间和精力。
工作量的测量非常复杂，以至于美国国家航空航天局（NASA）都对此进行了研究，并评估了有效的测量方法。NASA的任务负荷指数（TLX）是一种通常被认为最全面的工作量测量方法。
TLX基于主观评估，考虑了完成任务所需的心理能量、体力能量和时间，以及与工作相关的表现水平、挫折感和努力程度。这些评估结合起来，为任务提供一个总体工作量值，使人们能够比较两项工作的工作量，判断哪个更重。
值得欣慰的是，实施有效的工作量管理计划并不需要达到NASA的评估水平。但在进行任务分配时，应该考虑两个方面：时间和技能。
时间是最常用的工作量评估方式。通过评估待办事项列表上每项任务应该花费的时间，可以判断员工是否可能会过度工作或工作不足。
然而，这些时间估计取决于执行任务的人是否具备必要的技能，所以也很重要的是要考虑任务的类型。有效的工作量分配依赖于将合适的任务分配给合适的人。
在团队中不均匀分配工作的风险是什么？
当不均衡的工作量分配导致过度工作时，员工的身心健康可能会恶化。这不仅影响个人，还可能对项目的成功和公司的利润率构成风险。
怨恨和冲突
工作分配不均是导致同事间怨恨的主要原因，特别是当任务不需要特殊技能时。随着过度工作的员工感到越来越挫败，他们可能会发现集中精力完成一项任务变得更加困难，这可能导致任务堆积或交付物的停滞。 随着时间的推移，团队成员之间可能会出现冲突，不平衡最终会导致工作不满，因为员工希望得到公平或平等的对待。
增加的人员流失
即使是表现出色的员工也会害怕长时间工作。如果他们觉得管理层没有关注工作量的分配，他们可能会寻找其他团队，这样每个人都能承担应有的工作量。 “大辞职”现象表明，数百万人因为寻求更好的工作条件而离职，包括更好的工作与生活平衡。此外，与工作量分配密切相关的因素，如对认可的需求、对工作角色的更多控制以及在工作活动中的参与程度，也会影响员工的离职率。
过多的多任务处理 = 没有足够的有意义的进展
如果工作量分配不均，那么团队中负担过重的成员可能不得不进行多任务处理，以完成他们永无止境的待办事项。然而，这并不利于他们实现最佳工作效果。多任务处理可能看似是一种优势，能在面对长长的待办事项时帮助应对。但实际上，它会增加压力、挫折感，并降低工作质量。
如何平均分配工作量？
一旦掌握了团队的工作量，就可以着手制定工作量管理计划。工作量管理是一种方法，能够根据逻辑和专业知识把任务分配给团队成员，从而最大限度地利用资源。除了确保将任务分配给拥有合适技能的员工之外，还需要检查整个团队中的工作量是否被平均分配。以下是一些有助于有效管理团队工作量的关键点：
1.提前规划工作范围
要平均分配工作量，首先需要能够分类并整理项目的待办事项列表（如下图），这样就能掌握所需处理的工作量和各项任务的截止日期。
从整体上审视可以帮助分配未来的工作量，并为团队成员安排更合理的时间表。在团队中平等地优先考虑持续进行的任务，特别是在处理多个项目或寻求承担更多工作时，可以提供更好的支持。提前做好时间管理规划，确保在管理和接手新项目时，没有任务被遗漏。
通过PingCode建立的待办事项列表
2.评估团队的真实能力
了解项目相关工作量的同时，评估团队的实际能力也同样重要。理想情况下，每个项目都应有足够的资源。然而，实际情况可能是资源有限，团队能力不均衡。例如，可能有一个图形设计师团队参与广告项目，但他们的背景和能力可能各不相同。如果团队中只有一个人擅长使用After Effects制作动画，那么所有动画任务就都需要由他们来完成。在这种情况下，团队在动画方面的实际工作能力是非常有限的。
通过进行能力规划，可以更深入地了解这些细节，并且理解团队完成任务或整个项目的实际能力。这有助于理解为什么工作量会出现不平衡。
3.使用工作量管理工具
手动评估每个人的能力和工作量是非常耗时的。幸运的是，有资源和项目管理工具可以帮助全面了解整个团队的工作量。优秀的工作量管理工具可以清楚地显示哪些人工作量较轻，哪些人工作量过重。比如下面是我们通过PingCode来记录管理每个人的工作安排情况：
PingCode这类工具可以帮助可视化团队的工作量，它们还能告知你哪些团队成员工作安排过满，使你可以在工作量过大之前进行主动管理。
4.解决围绕角色和职责的任何混乱
角色和职责界定不清可能导致团队合作效率低下，任务可能被重复执行或遗漏。尽管在某些团队中，根据可用性分配任务的系统有效，但在其他情况下，这可能导致工作量不平衡，因为总有少数人经常承担额外的工作。
如果已经识别出工作量分配不均，使团队对此有统一的理解至关重要，这样每个人都清楚如何处理分配的任务、分拆的任务和其他任务。
5.为整个团队设定高标准
如果团队成员清楚了解他们的预期目标，他们会更有能力和积极性，从而提高员工的参与度和生产力。团队成员还可以通过设定现实的目标来影响项目的成功，并对工作量有更多的控制权。
确保重点任务得到满足和完成的战略方法有助于设定高标准。这不仅可以提升表现，还是朝着建立积极工作文化和避免员工疲劳与挫败感的一步。
小结
总结而言，为了确保团队的高效运作和员工的满意度，解决团队中工作量分配不均衡的问题至关重要。通过有效的沟通、技能培训、使用工作量监控工具，以及清晰界定的角色和职责，管理者可以营造一个更加协调和高效的工作环境。这不仅有助于最优化资源分配，还能提升团队士气，增加员工的满意度和保持其长期稳定。
