在任何成功的公司中，部门间的知识共享是至关重要的。如果没有一个简单的信息交流方法，团队怎样才能有效合作呢？Wiki软件提供了一种创建、组织及在全公司范围内分享知识的直接方法。但是，哪一种Wiki软件是最佳的选择呢？本文将深入讨论这个问题。
什么是Wiki软件
Wiki是一个集中式的、基于网络的平台，使员工可以轻松地访问和记录信息。简单来说，它是一个可靠信息的统一来源。在理想情况下，Wiki应该通过浏览器扩展与现有工作流程集成，使员工可以在不需要切换标签页的情况下访问内容。以下是一些可能在公司内部Wiki中找到的内容示例：
- 新产品功能或流程更新
- 关于休假的人力资源政策
- 项目管理模板
- 历史项目的沉淀经验
面向外部的Wiki和面向内部的Wiki有所不同。它们通常包括针对最终用户的产品手册。虽然它们依然是权威信息的中心，公共Wiki包含了专门为客户、合作伙伴和其他外部利益相关者定制的内容。
Wiki软件的类型
- 托管型：托管型Wiki是一种不需要内部开发人员参与的SaaS（软件即服务）工具。这类Wiki的安全和维护工作由托管公司负责。通常，这种Wiki在布局上的灵活性较低，但管理它所需的工作较少，这意味着可以将更多时间用于关注内容。
- 自托管型：自托管型Wiki软件，如MediaWiki，是开源的，需要持续的开发人员参与来确保平台的安全和有序。这类Wiki通常可以更加个性化地定制，但需要更多的维护工作。
为什么使用Wiki软件
公司知识资产集中管理：在众多信息来源中搜索单一信息片段通常会浪费大量时间。据麦肯锡数据显示，员工每周需要花费数小时来收集和寻找信息，这些时间本可以更好地用于与同事合作和创造性地解决问题。Wiki软件将所有公司信息集中在一个可靠的单一来源，从而让每个人都清楚地知道去哪里寻找相关的可信信息。
提高信息协作效率：在整个组织中传达重要信息时，提供简洁的信息块是关键。长篇幅的内容往往使员工承受阅读和记忆的负担，超出了他们实际的记忆能力。提供可随时访问的简短信息，可以避免信息过载。
为每个人工作提供需要的知识资源：每个人都希望获得完成工作所需的信息。缺乏足够资源感是职业倦怠上升的主要原因之一。Wiki软件确保每个人都能随时访问到他们需要的信息，无需催促专家回答问题，而是可以直接在手边找到所需的所有知识。
为团队提供统一真实信息来源：没有一个统一的真实信息来源的Wiki，团队可能会面临使用重复且不可靠的信息来指导决策和流程的风险。引导每个人到一个信息来源，并确保该信息保持最新。这是一个简单的解决方案，可以让每个人都保持一致。
轻松实现无缝协作：良好的内部沟通能促成无缝的协作，从而使公司运作顺畅和成功。Wiki软件允许公司中的每个人创建和编辑信息，把Wiki变成一个轻松协作的中心。每个专业知识领域的专家都在向一个所有人都能访问的信息来源贡献他们的专业知识，告别信息孤岛。
保持公司信息是最新版本：最佳的Wiki软件内置了内容验证系统。这使得信息的创建者可以设定一个定时器，到时间就重新审查和验证信息。这样可以确保公司的信息始终是最新和相关的，同时避免人在不知不觉中引用不可靠的知识。
确保专家验证的产品信息掌握在支持、销售和市场营销人员手中：随着产品更新，每个人都需要了解最新的情况，包括技术支持、销售、市场营销和产品专家等。根据普华永道的数据，17%的消费者在经历一次糟糕的体验后会放弃一个品牌。因此，确保团队在与客户交互时可以访问可信的信息至关重要。让主题专家记录并验证他们的信息，这样其他人就能确信他们所读的知识是准确可靠的。
提升客户服务质量：信息的便捷获取对支持代理有两方面的好处。首先，它让他们能够保持最新状态，为客户提供最相关的信息。其次，它提供了快速访问知识的途径，使支持代理能够实时回答问题，从而消除了客户提问与支持回答之间的延迟。
主流Wiki软件工具对比
1.PingCode
这是国内非常主流的一款知识库工具，适合各种类型和规模的团队，但更受技术团队欢迎。长城汽车、中国科学院、中国联通、西安交大、来也科技、中泰证券等都是其客户。PingCode主要用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队，因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队。
对比其他知识库，PingCode的优点在于支持本地化部署、二次定制开发、saas等购买方式，且能够满足麒麟、信创等系统要求。其核心使用场景包括：
- 产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；
- 销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；
- 教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；
- 官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；
- 建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；
PingCode 知识库工具功能包括但不限于：
- 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
- 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
- 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
- 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
- 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
- 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
- 全局搜索
软件优点：
- 产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；
- 为25人以下团队免费提供基础版本；
- 国产化，支持信创、麒麟等；
- 支持私有部署、定制化以及Saas等购买方式；
- 国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；
软件缺点：
- 不支持多语言；
- 无法满足百度百科这类知识库的搭建；
【官方地址：PingCode】
2.Guru
Guru提供的现代Wiki软件由AI驱动，能够无缝捕获信息并即时提供可信答案。它与公司常用的应用程序集成，确保所需信息始终触手可及。通过Guru的AI写作助手，用户能够比以往任何时候都更快地记录知识，通过验证工作流程保持信息的更新，并利用AI企业搜索功能快速查找存储在任何地方的信息。欢迎观看按需演示视频了解更多详情。
3.MediaWiki
MediaWiki是非常受欢迎的开源Wiki软件，特别适合管理大量需要多人访问的内容。启动和运行此软件需要一定的技术知识。尽管如此，MediaWiki 仍然是最值得信赖的 wiki 之一，而且完全免费。
4.DokuWiki
DokuWiki以其简单而有效的特点著称，是一个开源的Wiki布局，有数千名贡献者，并且没有保存页面的数量限制。它具备内置的身份验证功能，非常适合需要向员工或客户快速传递大量重要信息的大型企业使用，并且完全免费。
5.Confluence
Confluence是技术领域中广泛使用的一种Wiki软件，与Jira（项目管理软件）同步，简化了内容的创建和更新过程。Confluence对内容的搜索需要精确的关键词，最多可免费供10个用户使用。
6.Tettra
Tettra非常适合技术知识较少或没有技术背景的团队使用。其设置、维护和使用都非常直观，且与用户已经在使用的工具集成。它使整个组织的团队能够以最适合他们的方式组织知识。
7.Notion
Notion是一款高度可定制的Wiki软件，支持远程和面对面团队更有效地协作。其设计灵活，但学习如何有效使用坑比较困难，对大型团队来说可能具有挑战性。Notion对个人用户免费。
8.Slite
Slite是专为远程工作团队设计的。多人可以同时编辑文档，每个文档都可以包含引用、图表和图形等元素。每个用户在开始工作的时候都会看到一个“回顾”屏幕，显示与他们角色相关的最新信息。最多可免费保存 50 个文档。
9.Nuclino
Nuclino以其流畅直观的设计而受到非技术用户的青睐，布局简单易于学习。它不仅可以作为公司Wiki使用，还可以用于管理项目、分享想法等。Nuclino最多允许免费使用50项内容。
10.Slab
Slab是一款直观的知识管理Wiki软件，非常适合需要简单设置的团队。它包含数据分析功能，管理员可以轻松查看哪些信息最受欢迎。 Slab 最多可免费供 10 个用户使用。
11.Document360
Document360是一个直观的所见即所得编辑器，鼓励协作和知识共享。它与多数应用程序集成良好，并提供分析功能，帮助用户了解哪些信息最有价值。
12.Wiki.js
Wiki.js是一个开源软件，可在公共、私人或两者兼有的平台上使用。作为一个免费选项，该软件允许用户在完全可自定义的内容布局中创建和存储信息。它也提供了分析功能。对于技术经验较少的用户来说，Wiki.js可能不太理想。
哪款Wiki软件最适合你的团队
正如你从这个列表中看到的，市场上有许多优秀的Wiki软件，每款都具有其独特的功能和价值主张。
每个公司的需求都有所不同，在评估市场上的选项时，有几个关键因素需要考虑。你选择的Wiki应该易于使用，能够无缝融入员工的工作流程，并且能与公司最常用的应用程序集成。此外，它还应该利用最新的AI技术。在进行选择时，请记住这些核心能力。同时，不要忘记最终目标：为团队提供一个可靠的公司信息单一真实来源，使他们能够发挥出最佳工作表现。
最佳Wiki软件有哪些要素
选择最适合团队的Wiki时，有几个关键特征需要考虑。
易于使用：在任何工作流中引入新工具通常让员工感到害怕——这意味着他们需要在日常任务之上额外学习新东西。Wiki软件应该是解决问题的工具，而不是增加更多困扰。它应该具有直观的设计和内容结构，易于内容创建。
可搜索性：没有人有时间精确输入关键词以寻找正确的信息。Wiki需要具备智能搜索功能，能够根据你的搜索提供相关结果，而不仅仅依赖精确的关键词。好的Wiki软件能够一次搜索就找到所需答案。
知识库：优秀的Wiki软件充当所有重要信息的集中存储库。它可以面向内部或外部受众传达信息，应该成为一个可靠的知识来源，用户可以定期依赖它，并且是人们寻找答案时首先考虑的地方。
集成：Wiki软件应该通过浏览器扩展与现有工作流程集成。这样可以避免离开工作流程去搜索信息，而是将信息直接带入工作流程中。它应该允许用户在不离开正在使用的应用程序的情况下找到所需信息。
学习功能：Wiki应该能够根据用户的角色或他们以往参考过的信息来推荐相关内容。为了进一步提供帮助，Wiki软件还应该具备帮助中心或指南系列，使文档易于访问。
定制化：通常没有一款适合所有人的Wiki软件。无论是存储内部知识还是构建外部知识库，都需要能够按照公司的需求来自定义信息。应从提供的框架开始，但要利用Wiki提供的灵活性。
分析：最佳的Wiki应具备内置的分析功能，使你能看到哪些内容最受欢迎或常被搜索。这可以帮助识别公司知识中的空白，并了解哪些信息对员工最有用。
