企业及其项目管理组织（PMO）在跨多个项目进行资源规划时通常需要采用不同的策略。然而，当项目资源计划基于项目范围、复杂性和财务情况进行开发时，对于管理者来说，同时管理多个项目成为一项挑战。
在每个阶段为适当的项目分配合适的资源对于公司的整体效率和成功至关重要。寻找与每个项目目标相一致并在项目之间平衡资源的最佳解决方案是一个持续的挑战。管理者经常必须四处奔波寻找能够按预算和时间交付项目的合格资源。
通过战略性的资源管理方法，管理者可以提高每个项目的成果、生产力和盈利能力。在本文中，我们讨论了一些能够帮助无缝进行跨多个项目的资源规划的最佳实践。
一、跨项目资源规划的重要性
制定智能项目计划需要准确的资源属性信息，包括技能和核心能力，以及资源的利用和可用性。这些信息使管理者能够在分配的项目预算范围内开展高水平的资源规划。
它还将帮助管理者通过在适当的项目中以适当的能力分配正确的资源来提高生产力，并确保项目的成功。
及时的项目交付
项目管理中的积极资源规划使管理者能够提前评估容量与需求的差距，并通过适当的资源配置措施来弥补。此外，项目管理中的有效分配有能力的资源确保不会将技能过高或过低的资源分配给项目。
技能过高的资源可能会导致项目成本增加，而技能不足的资源可能会导致严重延迟。因此，适当的资源分配有助于保持项目质量，并及时按预算提供一致的服务交付。
提高盈利能力
资源需求预测有助于计划招聘，从而减少临时招聘/解雇的成本。管理者可以实施适当的资源配置措施，跨矩阵边界识别和分配有能力且具有成本效益的全球资源。这将通过大幅降低项目资源成本来提高盈利能力。
提高客户满意度
客户满意度取决于组织如何有效地满足他们的期望。如果项目能够按时、按质量、按预算交付，就被认为是成功的。
有效的资源调度可以保持可交付成果的质量，并提升公司形象。 现在，我们已经了解了有效规划资源的重要好处，接下来了解一下不同类型的项目和资源：
二、项目和资源是如何分类的
为了最大化生产力，资源和项目需要定期进行审查，并为每个项目部署适合的工作人员。下面的内容描述了不同类型的工作人员在项目中的分类：
人力资源的类型：
根据项目需求，项目经理会雇佣不同类型的资源，例如全职员工，合同工或自由职业者。
全职员工和兼职员工
全职员工可以是全职或兼职资源，通常被视为任何企业的经济有效解决方案。此外，由于他们参与内部和战略工作中的任何一个或全部，他们对于实现业务目标的贡献和生产力更高。
- 合同或临时劳动力
对于面临市场条件变化导致工作量波动的企业来说，按需或临时劳动力是有益的。此外，临时或合同劳动力在短期任务方面被认为是有帮助的，因为他们的开销比全职资源要少。项目经理通常以较高的价格使用合同资源，但一旦任务完成，他们就不再有责任维持这些资源。
- 自由职业者
自由职业者被雇佣一段特定的工作时间，具有更灵活的工作时间安排。他们通常根据小时或日工资率在项目上提供特定的专业知识或专长技能。雇佣自由职业者是许多企业使用的一种节约成本的策略，因为他们在培训和其他开销方面对公司来说成本较低。
矩阵组织中的劳动力：
在矩阵组织结构中，员工有多个上级经理。这种结构为企业提供了灵活性，使得拥有专业知识的资源可以在组织内的各个部门和项目中工作。以下是矩阵组织中的资源分类：
- 本地资源
本地资源仅限于项目的本地基础设施内的特定位置。本地资源的优势在于与业务的接近，他们可以与客户组织的关键人员建立更好的关系。本地资源仅限于项目的本地基础设施内的特定位置。本地资源的优势在于与业务的接近，他们可以与客户组织的关键人员建立更好的关系。
- 全球资源
全球资源是指超出项目所在地系统的资源，可以通过全球资源管理模型从多个地点访问。它旨在拥有一个具有各种技能的全球资源库的集中式存储库。因此，公司可以利用成本效益合适地点的资源进行分配。
- 近海模型：
这种外包模型指的是邻近国家的资源，具有相似的时区。例如，美国的近海位置将是墨西哥。
- 离岸模型：
离岸模型指的是将资源外包到远离的地方，存在相当大的时区差异。美国的一个离岸位置的示例是印度。
不同类型的项目:
了解各种类型的项目对于规划和安排资源来完成正确的任务是必要的。项目类型由成本、持续时间、资源需求、项目复杂性等参数确定。以下是两种不同的项目类型：
- 小规模项目
小规模项目的特点包括持续时间短、团队规模小和项目预算较小。一个项目经理可以同时处理一个或多个这样的项目。在这种情况下，资源被分配给多个任务，旨在在较短的时间内交付产出。
- 大规模项目
另一方面，大规模项目的特点是项目的复杂性，如持续时间较长、团队规模较大和预算较大。因此，多个项目经理被看作是由交付项目执行者（DPE）领导的大规模项目的管理者。DPE 完全理解客户需求，并支持各个项目团队以满足他们的期望。
了解项目资源的分类后，接下来我们来了解跨多个项目进行资源规划的障碍。
三、跨多个项目进行资源规划的问题与挑战
由于数据孤立性导致的能见度差
在企业中使用传统工具和电子表格孤立导致项目信息能见度差，缺乏实时更新。在这种情况下，项目经理通常在没有完全了解员工能力和现有预订的情况下分配资源。这种不当的资源分配导致重复预订和资源过度利用。
一个传统的资源申请协议
传统的资源申请方法带来了很多复杂性和挑战，如双重预订、内部冲突、差异化等。此外，手动资源申请流程涉及到物理上整理资源和接收来自多个项目经理的电话/电子邮件请求，这种方式耗时且繁琐。
多项目环境中的资源短缺
如果在不同项目之间存在对特定技能集的需求，这将是一个特别具有挑战性的问题。组织可能只有有限的资源来满足所有需求。将所有可用的关键资源分配给一个高优先级项目可能会导致资源紧缺，对其他项目产生不利影响。
多个项目之间内部的冲突
通常，多个项目同时需要相同的能力。这会导致资源竞争，引发项目经理之间的分歧，也可能导致冲突。其他导致内部冲突的原因包括需求差异、资源安排、项目优先级等等。
无法预测需求与能力
不当的资源分配和对待闲置员工的不当使用导致在低成本、技能相似的员工位置上临时雇佣高成本的资源。对于”需求与能力缺口”的缺乏预见性使得在最后关头进行了临时雇佣，导致招聘了昂贵的本地资源。这会提高项目预算并影响项目的盈利能力。
缺乏有效利用
将能力强的资源安排到回报率较低的工作中会降低生产力。此外，如果没有正确的资源规划工具，项目经理无法实时跟踪资源的利用情况，导致资源的”次优利用”。这进一步可能导致收入损失、项目延迟和员工满意度下降。
这些是导致资源规划无效的一些挑战。那么如何能够避免这些问题与挑战呢？下面是在多个项目中有效管理资源的最佳方法。
四、在多个项目中进行有效资源规划的策略
在多项目环境中，资源规划是不可妥协的，因为它使管理者能够监控和追踪多个项目和活动中的资源。以下是7个策略，它们将有助于保持一切正常，而不会让业务中的任何利益相关者感到失望。
获得所有资源配置的360°可见性
一个多维资源调度器有助于在正确的时间将适当的资源分配给正确的项目。通过企业的统一甘特图视图，它提供了对所有资源配置和日程安排的360°可见性，可以根据他们的技能和可用性将它们部署到项目中。此外，对所有资源的全面视图使管理者能够优化利用水平，增加收入和员工满意度。
优先处理项目
在一个共享服务模型下进行资源管理时，由两个或更多的经理监督会变得复杂。因此，根据优先级对项目进行分类，并保持一个更新的任务清单，列出需要共享资源完成的任务。这也将帮助共享资源更加高效，并参与更多战略性的项目。
在项目中均匀分配关键资源
高效的资源分配将确保没有资源在可用容量范围内被过度或不足利用。在这种情况下，资源经理可以创建修订的资源计划，将它们均匀分配到各个项目中。资源平衡和资源平滑是两种可以用于保持均衡性的战略技术。
启用轮岗和补充策略
战略资源规划帮助经理将内部专业技能资源从现有项目中调出，以启动新的关键项目。为了确保之前的项目质量不受影响，他们可以采用补充策略，即用具有类似技能的资源填补空缺。如果相关人员没有参与任何重要活动，资源可以被列为轮岗人选。
鼓励多技能培养
实施促进知识分享和应用的技能培养计划对于任何组织的成功至关重要。因此，经理们应该投资于培训和发展活动，鼓励资源之间的多技能培养。此外，当某个资源的主要技能与适合的职位不匹配时，可以利用其次要技能使其具备计费能力，从而提高计费率。
此外，个人发展计划或 IDPs 可以帮助员工学习新技能，根据他们的兴趣提升工作表现。它使得经理能够将员工培训与组织的目标和目标相一致。
利用成本效益的全球资源
制定一个合理的资源规划策略，引入成本效益的全球资源并促进全球资源管理有助于控制项目预算。例如，经理可以使用多地点政策来确定和分配来自低成本地区的成本效益的全球资源，并控制项目成本。
确定矩阵组织的适当指导方针
考虑到矩阵组织结构的复杂性，其中每个资源都具有双重或多重汇报和责任，管理者有责任确保资源在其能力范围内得到最佳利用。高技能资源在功能部门和项目之间的共享服务模式使得管理者可以检查一个资源池来满足项目的需求。
适当的资源管理工具提供基于数据的资源可用性、利用率和能力的洞察，让管理者能够提前预测需求。
比如，PingCode 支持在项目或项目集中应用资源组件，自动统计项目/项目集中成员在一定周期范围内进行的工作事项数。通过直观展示成员工作饱和度，项目管理者可以清晰了解到成员的工作容量与工作效率，及时进行工作的调整与推进。欢迎大家体验使用。
结论
资源管理和项目管理是同一个硬币的两面。有人将资源管理视为艺术，有人将其归类为科学。我们能够确定的是，在创建项目资源计划之前，需要考虑项目范围、财务状况和其他所有重要因素。
但是，为了有效地规划资源并保持业务盈利能力，使用一个根据自己需求定制的强大的资源管理工具会有所帮助。它为资源之间提供了统一的视图，并确保每个人都对不同项目有广泛的了解。并且还极大地帮助管理者做出明智的决策，提升所有业务运营，并提高资源利用率和生产力。
