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如何降低核心研发离职对项目的影响?软件团队的知识转移策略

每个软件开发团队都具备自己独特的工作环境,这种环境基于团队成员之间协调任务和传递知识的方法运作。这种知识传递对于新加入的工程师特别关键,无论他们是外包还是公司内部的开发人员。通过一个有组织的知识传递流程,可以有效地将每位员工的知识汇聚到公司统一的知识库中。这样不仅可以使团队的协作更加分散,还能确保新员工和现有员工都能轻松获取所需信息。

本文重点介绍三个主要内容:

  1. 软件公司中使用的知识传递方法;
  2. 两种知识及其对开发过程的影响;
  3. 为什么构建自给自足的团队对于快速增长的公司比一个定义良好的学习和知识共享过程更有效。

知识传递的重要性

软件开发是一个知识密集型过程,其中知识在团队和外部利益相关者之间创建和共享。如果知识传递过程模糊不清或缺乏结构,可能会导致开发效率降低。最糟糕的情况是,当关键员工拥有全部必要知识,一旦他们离职,项目可能会陷入停滞。

相反,如果制定了明确的知识传递计划,将有助于知识的广泛传播,使团队工作更加分散,提升生产效率,并简化新员工的培训流程。这一计划的好处包括:

  • 有效传递项目知识、领域专业知识和技术经验;
  • 将不同地区员工的知识汇总到公司的统一知识库中;
  • 改善新员工的入职体验,为其在公司的职业发展设定基调;
  • 通过保存可能因资深工程师离职而遗失的知识,维持知识的持续性;
  • 当团队成员能够轻松访问知识时,便于他们不断提升个人技能。

隐性知识与显性知识的区别

隐性知识是通过实际经验和工作积累,在员工心中形成的知识。这类知识涵盖了技术专长、行业知识及商业判断等方面,通常通过直接人际交流进行传递,如通过结对编程或一对一会议等方式。

相对而言,显性知识则是已被具体编码和数字化的信息,包括文档、电子表格、报告和编码规范等。这种知识形式可以让任何员工都能轻松访问,并且可以进行异步的信息使用。

在软件工程领域,知识管理策略会根据开发模式的不同而有所差异。例如,在敏捷开发中,团队极大依赖于难以通过文档和图片传递的隐性知识。而在计划驱动的开发模式中,团队则主要依靠显性知识,采用人与文件的互动方式更为有效。

文档在任何敏捷团队中仍然至关重要

《敏捷宣言》提倡重视人与人之间的交互超过流程和工具,强调功能完备的软件比全面的文档更重要。然而,如果项目经理和工程团队仅依靠记忆来保存所有重要信息,那么在沟通过程中可能会丢失细节。此外,具有良好文档的软件项目对团队成员的依赖性较低,因此更能灵活应对意外变故。

敏捷开发的先驱之一,AlistAIr Cockburn曾提到,判断多少知识应该保留在公司的口头传统中,以及多少应该记录在档案文档中,这本身就是一门艺术。而组织和领导理论家Haridimos Tsoukas则认为隐性知识和显性知识是问题的两面;他指出,“再复杂的地图也不能自行解读,它需要有经验的读者来将地图内容与现实世界对应起来。

这表明显性知识和隐性知识需要共存,关键在于如何掌握两者的平衡。通过与团队成员的沟通,了解哪些知识分享方法对他们帮助最大,可以为制定新员工的入职流程提供决策依据。

为什么交互是新员工知识传递的一个组成部分

入职过程中一个关键目的是向新加入的团队成员传递基础知识。同时,也旨在将员工融入到组织的结构和愿景中。

据统计,46%的专业开发人员在遇到问题时会寻求同事或朋友的帮助,新员工在这方面也不例外。通过指派一位导师,新员工能够快速了解其他同事的职责范围和技术经验。此外,每日会议是保持与项目状态同步的有效方式,新开发人员通过这种方式可以了解团队成员当前处理的任务和遇到困难时应联系的人。

此外,与团队领导的一对一会议能够帮助澄清任何未解决的疑问或问题,确保知识传递过程的顺利进行。这种个别会议是确保新员工能够顺畅融入团队并快速上手的关键步骤。

软件开发人员的有效知识传递方法和技巧

1.指派导师

为新开发人员指派个人导师可以加速他们的学习过程,并促进其与团队建立初步联系。与特定团队成员的面对面交流对新员工在最初几天内了解所有团队成员极为有益。导师通常是具有丰富专业知识的资深开发人员,他们不仅理解文档和业务逻辑,还能激发团队成员的潜能,并为解决问题提供方案。

2.结对编程

结对编程是一种两名工程师在同一工作站共同编码的开发技术。同一办公室的开发人员共用一台设备。对于远程团队,则通过屏幕共享工具如Visual Studio Code的Live Share扩展或SSH和tmux的共享终端环境进行协作。这种方法的优势在于,新员工能与经验丰富的工程师共同面对实际问题,学习他们如何组织源代码、命名变量及解决问题。此外,AI工具可以根据描述提供代码建议,辅助新员工学习。

3.代码审查

代码审查有助于围绕代码库展开讨论,指导新人识别代码中的隐含知识。代码审查不仅是指导活动,新员工的新视角同样能够发现代码问题或提出不同见解。此外,代码审查有助于分散知识,防止知识在个别人员中过度集中,从而降低团队因人员变动带来的风险。

4.一对一会议

团队领导定期与新员工进行一对一会议,旨在设定期望、介绍公司文化,并检查知识传递和入职流程的进展。这些会议确保新员工了解其职责和所需的全部信息,帮助他们更快地融入团队。

5.文档

文档是帮助开发人员理解软件功能的重要工具。文档分为过程文档和产品文档。过程文档包括测试标准、时间表、项目计划等,而产品文档则详细说明软件的设计和功能。文档应包括图表、流程图和视频教程,以适应视觉学习者的需求。

而选择一个功能强大的团队文档工具,例如 PingCode 知识库,可以显著提高团队的协作效率。PingCode 不仅支持文档的创建和管理,还允许团队成员共同编辑文档,实时更新和共享信息,从而确保所有相关人员都能及时获得最新的项目信息和技术细节。此外,PingCode 知识库的集成能力使其能够与 PingCode 项目管理模块无缝对接,进一步提升项目的透明度和执行效率。

通过有效的文档管理和合适的工具支持,开发团队可以更快地交付高质量的软件产品,同时减少误解和沟通成本。

6.代码注释

注释用于阐释代码意图或解释代码中的特殊构造。良好的注释应消除混淆并提供有用的信息,特别是在进行错误修复或代码更新时。

7.在线教程与练习

为新员工定制的在线教程和练习可以帮助他们快速熟悉公司的基础设施和操作流程。尽管小企业可能难以投入相应资源,大公司如Google通过Codelabs提供实战编码经验,帮助新员工构建应用或开发新功能。

小结

一个完善的知识库和导师制度可以加快新专家的入职过程或促进团队或软件供应商的彻底转变。然而,在公司快速成长并积极尝试新事物的情况下,拥有一个明确定义的培训和知识共享流程并不总是最关键的。有时候,企业可能会为新专业人员分配一个全新的任务,这是他们或他们的同事之前从未尝试过的。在这种情况下,他们可能会在网上搜索解决方案,或在知乎上提出问题,然后尝试多个方案并进行诊断。

这种挑战将增强员工的独立自主能力。如果团队总是依赖于团队领导或资深开发人员,那么它永远不会真正达到高效。通过与同事共同做决策,开发人员能在自我发展的同时快速达到新的成功层次——成为一个更加卓越的团队。

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