工作订单帮助组织管理其维护工作。作为一个记录，它定义了组织内需要完成的工作内容、完成时间和持续时间。在依赖重型设备和机械的行业，如制造业、建筑业等，工作订单管理至关重要。
什么是工单？
工单的是一个详细描述如何执行维护工作的文件。工单应该包含详细的维护活动描述，以及其他相关的信息，如：是谁提出和批准了这个工单，哪位维护技术员负责完成这项工作，还有这项工作的截止日期、预算和所需的资源。
如果一个组织内部没有维护团队，那么这些工作订单可以由这个组织的内部团队来完成。如果没有这样的团队，那么可以考虑外包给第三方维护供应商。
现在我们已经定义了工作订单是什么，让我们将工作订单与组织常用的其他类似文档进行比较。
工作订单与工作请求
每一份工作订单都是基于之前的一个工作请求来创建的。这些工作请求可以由员工、客户或者不属于维护部门的其他人员提出，目的是为了对某个资产进行一些变动或修复。当这个工作请求被提交后，管理层会对其进行评估，如果经过评估被认为是合理和必要的，那么就会基于这个请求制定一个正式的工作订单。在评估这个请求是否应被批准时，可能会考虑到许多因素，例如：是否已有相应的维护计划、当前的预算是否允许、这个资产是否十分关键或者已经使用了很长时间，以及这个请求中提到的问题是否十分紧急。
工作订单与采购订单
工作订单是用来明确工作任务和所需的劳务服务的。而采购订单是用来列出为了完成这个工作任务所需要从外部供应商购买的材料、零件或者产品的。在许多情况下，一个工作订单会附带一个采购订单，用来列明为了完成某个设备的修复或维护所需要购买的新的零件或物品。
工作订单与服务订单
这两者的主要区别在于它们的目标对象。工作订单一般是针对公司内部的维护或修复任务。而服务订单则是针对外部的客户或合作伙伴。服务订单描述了客户希望获得的服务，并列明了预期的结果或成果。
工单的目的以及何时使用工单
工作订单旨在规范和标准化组织内的工作流程。它提供了一种简单且高效的方法来安排、分派和追踪维护任务。此外，它也用于记录所用的资源和对任务的执行情况进行跟踪。
尽管工作订单在建筑行业中主要用于处理服务请求，但它也可以用于管理产品制造、设备检查和业务审计等任务。有时候，根据行业或任务的不同，人们可能不称其为”工作订单”。比如，在制造业中，如果某个任务涉及到制造或工程建设，那么这个“工作订单”可能会被称为“销售订单”。
但无论在哪个行业，工作订单的主要目的都是追踪和监控某个任务的进展，确保任务能够在规定的时间内、并且不超出预算地完成。如果将其用于现场的服务或需要定期进行检查的行业，这一点尤为重要。因此，从这个角度来看，工作订单在某种程度上可以被视为一个关于任务进展的报告。
为什么使用工作订单很重要？
使用工作订单的主要原因是提高效率。工作订单能够帮助公司或组织以更有序和标准化的方式进行运营，特别是在维护和管理工作流程方面。工作订单明确指出哪些工作需要完成，什么时候需要完成，以及谁来完成这些工作。因此，通过使用工作订单，公司或组织可以达到以下目标：
- 提高工作效率。
- 随着公司的成长和变化，能够更好地定制工作流程并做出相应的调整。
- 在提高销售额的同时，降低运营成本和避免不必要的浪费。
工单示例
您可能会想知道一个工作订单上应该包含哪些内容，以便最有效地执行任务。为了深入了解工作订单及其内容，我们提供了一个工作订单的样例。
假设您在一个制造公司工作，您的任务是生产一种新型的桌子。这个制造任务起始于一个被提交并得到批准的工作请求，这导致了一个正式的工作订单的产生。
在这个工作订单中，首先需要填写相关的数据。具体来说，您需要明确记录将使用的木材类型、每个部分的尺寸，以及组装桌子的具体步骤。此外，您还可以加入其他详细信息，如项目的截止日期、优先级、项目类别、任务分配给哪个员工、需要协助的其他员工、所属团队、工作地点以及涉及的资源或资产。
工作订单的第二个重要步骤是跟踪任务的进度。这涉及到记录每个步骤的开始和结束时间，以及哪些责任或部分是由哪一方来完成的。为了方便与项目相关的其他人员沟通，很多人会选择生成进度报告来与相关方分享项目的进度。
最后，保持工作订单信息的及时更新是非常重要的。比如，如果原定的木材无法获取，或者制造过程中发现设计需要更多的时间来完善，这些更改都需要被记录下来，因为它们可能会影响项目的执行。
当工作订单中的任务都已经完成，比如说桌子已经制作完成，那么这个工作订单就可以被标记为完成，除非这个任务在未来还需要再次执行。
工单的类型
在组织的维护工作中，存在不同种类的工作订单。以下是最常见的维护工作和为维护团队创建的工作订单类型：
- 常规工作订单：这种类型的工作订单描述了那些不属于预防性、检查、紧急或纠正性维护范畴的活动。例如，一个设置生产设施中新设备的任务就可以是常规工作订单。
- 预防性维护工作订单：此类工作订单用于规划常规的维护活动，其目的是确保设备始终处于最佳工作状态。
- 检查工作订单：顾名思义，当组织想要检查其资产时，就会发布这种工作订单。它们通常是周期性的维护任务，与预防性维护工作订单相似，但主要的目的是让维护技术员找出可能存在的风险或问题。
- 紧急工作订单：当资产出现故障并需要维护团队立即介入时，就会发布这种工作订单。它们也被称为“反应性维护工作订单”，并且往往具有很高的处理优先级。
- 纠正性维护工作订单：当维护技术员发现某些问题、缺陷或潜在的风险时，他们就会创建这种工作订单。与紧急维护不同，纠正性维护是在问题变得非常严重导致设备失效之前对其进行的诊断和处理。
工单应该包括哪些内容？
既然我们对工作订单及其管理已经有了基本了解，下面我们将探讨一个工作订单中应该包含的内容。以下是您可以遵循的编写工作订单的步骤：
联系方式和内部信息
工单包含了大部分相关信息，如公司名称、地址和联系方式。 还有一个地方可以添加工作订单号，这对于跟踪工作和快速找到工作订单至关重要。包括发出工作订单的日期，预期开始、完成工作的日期以及实际完成的日期。 可以设置优先级别。工作订单的申请人被标识，内部使用的客户ID也被提供。对于大型组织，还可以指定部门。
工作描述
工作订单的核心是工作及其相关的劳动和材料。在这里，需要描述工作内容，指明账单对象，如有必要，还标明工作将被指派给谁。 接下来是对要完成的工作的详细描述，以及完成每项维护活动需要多少时间，以及负责该工作的工人的费率，然后计算总计。
所需材料
工单还需要列出完成工作订单所需的材料，每种材料需要多少，成本以及任何适用的税收。这被加到上述总计中，得到一个小计。任何额外费用都会加到这个小计中，得到工作订单的总价。
工单的流程
为了创建一个工作订单，组织通常会使用这个基本的3步工作订单流程。
1、创建工作请求
在能够生成工作订单之前，首先需要提交一个工作请求。当识别到一个维护问题时，会提出这个工作请求。这种请求可以在多种情境下提出，如：客户的需求、安全审查、预防性维护检查或来自组织内部的需求。
2、评估工作请求
当工作请求被提交后，它会被交给维护经理进行评估。维护经理的任务是判断这个请求的维护工作是否可以被执行，并根据需要分配所需的资源，如：所需材料、设备和工作人员。
3、创建工作订单
在维护经理确定并识别了完成工作请求所需的所有资源后，他会将这个工作请求转化为一个正式的工作订单。这个工作订单会包含所有关于维护活动的详细信息，例如：完成的截止日期、具体的工作描述和其他相关要求。
