信息技术（IT）是大多数企业运营的核心。很难想到一个企业可以在没有IT部门的情况下运行。但是，这些技术设备和服务的运行并不是没有成本的。因此，制定一个IT预算就包括了管理这些成本，以及确保这些成本中的信息安全。
首先，我们要弄清楚什么是IT预算，它们是如何周期性地制定的，以及理想的IT预算应该是多少。我们还会讨论到IT预算的重要性，谁会参与到制定过程中，以及预算中应该包含哪些内容，这样你就不会漏掉任何关键的步骤。
什么是IT预算？
IT预算涵盖了一个组织在一年内所有的IT相关支出。这些支出可能来源于多个方面。任何产生IT运营成本的活动，不仅限于IT部门的活动，都会被包括在内。
IT预算需要准确估计分散的IT支出和所谓的“暗影IT”支出，其中分散的支出指的是功能、控制和信息的分布，而“暗影IT”指的是在IT部门不知情的情况下使用的相关硬件和软件。
IT预算中通常会包括硬件、软件、人员、外包服务、灾难恢复计划，以及任何与支持组织内IT相关的成本。税费，除了增值税外，也会被计入其中。
利用项目管理软件可以帮助在IT预算中规划和管理这些资源成本。ProjectManager是一个获奖的项目管理软件，它能够实时规划、管理和跟踪IT资源，包括人力和非人力资源。你可以使用我们强大的甘特图来规划你的所有IT成本，并通过设定基线，全年监控你的预算成本和实际成本。这些实时数据随后可以在我们的软件中使用。
IT预算是多久创建一次？
正如之前提到的，IT预算通常每年制定一次。这是一个常见的预算周期，尽管所有预算都应在一年中不断复审。一旦制定了IT预算，就忘记它并不是一个好策略。记住，IT预算是对组织在财年内IT支出的一份计划。但这些预算仅仅是估计值，因此为了确保遵循你的IT预算，监控和跟踪成本是至关重要的。
理想的IT预算大小是多少？
IT预算的理想大小是相对的，依赖于许多因素，并没有一个一刀切的答案。通常，你会发现银行和金融服务行业的IT预算最高，这是因为对这些行业来说，安全性和完整性是至关重要的。媒体和娱乐业紧随其后，然后是软件出版和互联网服务行业。相比之下，建筑业的IT预算和IT管理部门通常较小，也相对简单。
IT预算的重要性是什么？
拥有一个IT预算的重要性在于它可以帮助将技术需求与企业的整体商业策略对齐。没有IT预算，企业就无法有效管理其IT财务。但这个理由相对明显。除此之外，还有一些其他的原因值得探索。
确保IT运营的持续性
IT运营涵盖了实施、管理、提供和支持IT服务的所有活动，这些活动必须与内部和外部用户的更广泛的商业需求相匹配。这一重要的IT服务交付部分需要得到充分的资金支持，特别是对金融、电信和零售等关键行业来说尤为重要。
资助未来的IT项目和制定IT路线图
首要任务是为未来的IT项目准备资金，这通常需要大量的投资。通过制定IT路线图，公司能够制定并分享一个关于未来IT计划的战略性计划。这不仅让公司能够以更有战略性的方式管理IT成本和未来的投资，而且还帮助公司通过识别那些导致组织支出增加的任务和系统来节省资金。同时，这也保证了通过重视关键项目，组织的技术系统能够稳定运行。
支持IT资产管理的整个生命周期
接下来是IT资产管理的整个生命周期，这包括从申请、履约和部署到监控、服务和淘汰的过程。IT预算通过识别合并采购的机会，创建了一种集中且成本效益高的购买方式。此外，IT预算还为这一过程的简化供应通过有效规划和优化使用率提供了资金支持。
建立成本基线以控制和追踪IT成本
一旦IT预算被创建并获得批准，追踪这些成本对于保持预算内非常重要。通过建立一个基线，你记录了计划中的IT预算。然后，你可以在一年的任何时候，使用这个基线与实际支出进行比较。这使你能够看到计划支出和实际支出之间的差异，并在存在差异时采取措施来调整，以确保保持在预算内。
谁参与制定IT预算？
公司内不同的人员可能会参与到IT预算的制定中，这取决于公司的组织结构。然而，通常有一些关键人物主要参与这一过程，包括首席信息官（CIO），他们负责创造商业价值、审批请求以及制定政策、战略和标准。
其他参与制定IT预算的IT专业人员包括首席财务官（CFO），他负责公司的所有财务决策，以及IT经理、IT主管，甚至是IT团队，他们也应该参与到咨询过程中。如果公司有一个项目管理办公室（PMO），它也会参与到IT预算的制定中，但即便是使用IT服务的不同部门的领导者也应该参与到IT预算决策中。
IT预算中应该包括什么？
在创建IT预算时，有很多因素需要考虑，但首先且最重要的是确定优先级。在开始之前，了解你的商业目标是什么，并为每个目标设置优先级是非常有帮助的。回顾上一年的预算也是很有益处的。现在，让我们来看看IT预算中通常包含哪些内容。
员工和薪酬：这一部分涵盖员工的工资、合同工的费用，以及可能发放的任何奖金等奖励。
硬件：这包括诸如笔记本电脑、服务器、台式机、打印机、通讯设备、电话、电话系统、网络设备以及防火墙等的成本。
软件：涉及到公司所拥有或订阅的所有软件程序。
基础设施费用：不仅包括基础设施的购买成本，还有使用、维护以及最终退役时的费用。
网络安全费用：包括所有用于保护网络和数据安全的费用，比如IT托管服务提供商的费用。
IT审计费用：涵盖外部审计人员的费用以及实施审计建议所需的改变成本。
灾难恢复费用：为了确保在灾难发生时（不论是人为还是自然灾害），组织能够恢复对其IT基础设施的访问和功能，需要预留一笔资金。
IT资产请求：为了应对员工可能提出的请求，需要预留资金以便及时购买新的IT资产。
IT资产维护费用：为了保持公司资产的良好工作状态，组织需要承担的任何费用。
IT项目管理费用：这部分费用与执行特定IT项目相关，与组织正常运营的常规IT费用不同。尽管这些费用应该纳入整体IT预算，但每个IT项目也应该有自己的项目预算。
如何用7步创建IT预算
1、明确组织的IT目标
首先要明白组织这一年的战略目标是什么。这些IT目标当然要和组织的总体战略目标吻合。如果组织认为IT投资对其战略非常重要，那么可能会有更多的资金支持。如果组织想要节约开支，IT预算可能就会减少。因此，IT经理需要确定在IT运营和基础架构方面需要什么，这些需求怎样才能与组织的战略目标保持一致。
2、制定IT路线图
基于前一步骤中定义的战略目标，需要在IT路线图上进行规划。这个高层次的视觉规划工具将帮助你传达组织的IT战略。IT路线图在一个共享的时间线上展示所有IT计划，这样更容易确定怎样共享资源以便所有项目都能受益。IT路线图展示了当前的IT能力、预期的IT需求以及接下来一年将要执行的任何改进。
3、查看去年的IT支出
如果你去年制定过预算，那么它可以成为制定新一年预算的有价值的参考。因为你可以看到去年需要了什么以及相关的成本是多少。这可以给你提供对来年成本的一个预估，尽管你需要调整以适应通货膨胀和其他可能影响成本的因素。这还可以帮助你理解去年需要了哪些东西，以及可能会再次需要什么。
4、对现有IT资产进行清点
对当前的IT资产进行清点，可以帮助你识别、跟踪并管理这些资产。这样做还可以让你更好地了解下一年度需要哪些资产。因此，请确保你有一份详细的清单，包含了组织使用的所有服务器、笔记本电脑、移动设备、打印机、网络设备、软件许可证以及其他与IT相关的资产。
5、估算下一年度IT项目的成本
有了这些信息后，你现在可以开始预测来年的潜在成本。但别忘了即将到来的IT项目。这些项目会消耗你的预算，因此在IT预算中应当被考虑。因此，如果你计划购买新的设备、增加服务器或有其他即将到来的项目，请确保准确估算它们的成本。
6、制定IT灾难恢复计划
你还需要为可能在一年中发生的任何重大问题设立一个基金。这是你风险管理计划的一部分，被称为灾难恢复计划。它是一笔你认为可以覆盖任何灾害的固定金额，比如天气相关的中断或是对你的基础设施和数据安全构成威胁的人为黑客攻击。这笔钱必须足够让你迅速重新运作。
7、确定最佳的IT人员配备水平
我们讨论过设备、软件和项目，但是不应该忽视你的员工。他们是负责管理IT并应对任何问题的人。每个组织根据自己的任务和组织愿意为这些员工提供的资金，都有不同的IT部门人员配备需要。
使用IT预算模板
创建IT预算可能比较复杂，使用模板可以确保不遗漏任何关键内容。ProjectManager提供了许多免费的模板，适用于不同行业的项目管理，包括IT项目。下载免费的Excel IT预算模板，可以为制定准确的IT预算提供帮助。
ProjectManager如何协助制定IT预算
免费模板是一个很好的起点，但它的功能有限。作为一个静态文档，需要手动更新以监控成本变化。更好的选择是使用项目管理软件，如ProjectManager，它是一款云基础的软件，支持实时制定预算和跟踪成本。可以在甘特图上创建预算，并跟踪资源成本，确保不超支。
实时仪表板监控成本
使用实时仪表板，可以随时查看成本情况。它自动显示实时数据，并用图表和图形直观展示，包括实际成本、计划成本和预算成本，帮助快速了解支出情况。
应对突发事件的风险管理
任何导致IT系统中断的事件都会迅速消耗预算。通过风险管理功能，可以提前规划应对措施。这包括识别风险、记录发生概率及可能影响，并制定应对计划，确保问题出现时能够迅速应对。
定制报告监控预算
除了仪表板，定制报告功能可以提供更深入的数据分析，帮助监控成本。可以查看状态或投资组合的成本报告，并通过过滤功能只查看所需数据，然后将报告以多种格式分享给相关利益方。
