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如何在团队中高效决策

抛硬币、投掷飞镖或从帽子中随机抽取一张纸条来决策,这些都是基于随机选择的决策方式,缺乏深入的分析、反思和策略。这些分析和策略是当你需要做出具有重大影响的决策时所必需的。

所以,与其依赖这些随机方式,不如放弃依赖这种随机方法,转而采用一个更系统的决策框架。这个框架可以帮助团队更清晰地定义问题、考虑各种选择,并做出最合理的决策。接下来我们将详细介绍决策过程中的七个步骤,并给出每一步的具体操作建议。

第1步:明确决策的目的

许多人在面对问题时,都急切地想要迅速找到解决方案,尤其是当整个团队都期待一个答案时。但在深入理解问题的实质之前,很难找到真正的解决方法。

这个步骤的核心是确切地了解你要做的决策的背景。你需要解决的具体问题是什么?你希望达到的目标又是什么?

如何操作:

  1. 采用“五个为什么”的方法,这是一个超越表面现象,深入探查问题根本原因的策略。
  2. 尝试使用问题框架法,这个方法可以帮助团队深入了解他们面临的问题的所有细节。这一步骤的关键是要明确问题,而不是立即去解决它。

⚠️注意事项:“决策疲劳”。这是指由于不断做决策而感到筋疲力尽,导致接下来的选择可能不如前面的决策那么理智和明智。因为决策在心理上是挺费劲的,所以建议每次只专注于一个决策,避免分心。

第2步:收集信息

尽管你的团队可能会根据直觉和初步的最佳猜测作出判断,但这些可能只会导致草率的决策。在决策时,应确保花费足够的时间进行研究和信息收集。

在这一步,你的任务就是构建你的论点或情境。你需要收集相关的信息,这些信息可能包括数据、客户的反馈、关于过去项目的详细资料、其他反馈,或任何你认为与决策相关的资料。这样,你可以基于事实和数据做出明智的决策,而不是仅凭冲动。

如何操作:

  1. 组织一个团队的思维导图会议,自由地探索各种想法,并在不同的想法之间建立联系。这可以帮助你确定哪些信息对你的决策过程最有帮助。
  2. 创建一个项目海报,明确你的目标,并列出你已经掌握的信息以及你还需要进一步寻找的信息。

⚠️注意事项:“信息偏见”,这是指我们常常有一种倾向,即使某些信息对决策无关也想去寻找和获取它。我们常常误以为信息越多越好,但过多的无关信息可能会混淆我们的判断,而不是为我们提供清晰的指导方向。

第3步:确定替代方案

当我们考虑做出决策时,可能因为“抛硬币”这样的常见方式,我们经常觉得我们只有两个选择。是选择正面还是反面?是选择门1还是门2?

但在现实中,你面对的选择可能不止这两个。应该利用这个机会,发挥你的创意,构思出各种可能的方案或解决方法。没有必要把自己局限在一定的范围或框架内。

如何操作:

  1. 使用“六顶思考帽”的方法从不同的角度去探讨问题或目标,包括信息、情感和直觉、潜在风险、可能的利益和创新的方法。这可以帮助你和你的团队摆脱习惯性的角色或思维方式,从而进行更自由和全面的思考。
  2. 尝试“脑力写作”的方法,让团队成员独立地先写下自己的想法,然后再与团队分享。研究已经证明,这种安静的、独立的思考时间可以提高心理安全感,并帮助团队成员提出更有创意的建议。

⚠️注意事项:存在一种叫做“群体思维”的现象,这是指团队成员为了保持和谐、避免冲突而趋向于做出非最佳的、统一的决策。因为人们不想打破和谐的氛围,所以他们选择保持沉默不发表自己真实的意见。

第4步:考虑证据

现在,你需要仔细地审查你和团队列出的所有替代方案,然后决定哪些方案值得进一步的研究和考虑。在这一过程中,你和你的团队应该考虑如“这个解决方案将如何解决我们面临的问题或达到我们的目标?”和“这个方案的优点和缺点是什么?”等关键问题。

在回答这些问题时,你需要诚实并确保你的答案基于之前收集的实证信息。团队成员应该明白,这一步的目的并不是要让某一个人或某个建议“胜出”,而是为了从所有提议的方案中挑选出最佳的决策。

如何操作:

  1. 使用SWOT分析来深入探讨每个你们正在考虑的方案的优点、缺点、可能的机会以及可能的风险。
  2. 进行项目权衡分析,来确定在决策过程中,团队在某些方面(例如时间、项目范围或成本)最愿意做出哪些妥协。

⚠️注意事项:存在一种叫做“由于本能而灭绝”的现象,这是指在决策过程中,人们可能会因为急于得出结论而做出非最佳的选择。这意味着你不应该走这么远的决策过程,最后只是选择一个“勉强可以”的方案。

第5步:从替代方案中选择

现在是关键的时刻,也就是你和团队要正式做出决策的时候。你们已经考虑了所有可能的选择,分析了相关证据,现在准备确定最终的行动路径。

但是,重要的是要明白,即使在这个阶段,你们仍然拥有很大的灵活性。例如,你可能会调整某个建议,或者结合多个方案来创建一个混合型的解决策略,以最好地满足团队和所面对问题的需求。

如何操作:

  1. 采用DACI框架(其英文缩写代表“驱动者、审批者、贡献者、知情者”)来明确谁在决策中拥有最终的决定权。虽然决策过程可以是团队共同参与的,但最后仍然需要有某个人或某个角色拥有最终决定权。
  2. 如果你们希望决策更加民主,可以尝试采用简单的投票机制。只需记录团队成员的投票选择,并按照多数票的结果来决定。

⚠️注意事项:过度分析可能导致“分析瘫痪”,这意味着你可能过度考虑某个决策,以至于当真正需要行动时,你觉得无所适从,无法前进。

第6步:采取行动

虽然做出重大决策需要投入很多努力和时间,但这只是整个流程的开始。接下来,你需要将这个决策付诸实践。

可能有一种误解,即一旦决策做出,事情会自动发生。但实际上,特别是在团队工作的环境中,投入足够的思考和规划以确保这一决策得以有效传达和实施是非常关键的。

如何操作:

  1. 制定一个与利益相关者的沟通计划。这意味着你需要确定如何与所有相关方面保持沟通,无论是直接的团队成员,公司的领导,客户,还是其他对你的决策有深厚兴趣的人,以便他们能够了解你的决策进展。
  2. 清晰地定义你的决策的目标、标志性的信号和评估准则。这样,你就可以更容易地团结团队,共同努力实现下一步的行动,并评估行动是否取得了成功。

⚠️注意事项:可能会产生自我怀疑,即质疑自己是否做出了正确的选择。尽管这种怀疑是人之常情,但在这个时刻,应该坚定自己的决策,信任你和团队所经历的过程,而不是沉浸于不确定性和疑虑中。

第7步:回顾你的决策

当你的决策开始带来实际效果时,这是时候重新审视和评估该决策了。

你需要问自己和团队:决策的结果是否达到了预期?实际发生了哪些情况?对于这个决策中成功和失败的部分都进行反思。当你在未来再次面临类似的决策时,你应该记住什么?

如何操作:

  1. 回顾讨论由于这次决策,团队中喜欢的部分、不喜欢的部分、学到的教训以及希望得到的东西。
  2. 庆祝与这次决策相关的所有成功,无论大小。这种庆祝可以提高团队的士气,并且可以使未来的决策过程显得更加容易和积极。

⚠️注意事项:我们有时候会有“事后诸葛亮”的倾向,即用目前的知识和经验去评价过去的决策,可能会责怪自己没有做得更好。但要明白,当时的决策是基于当时的信息和环境做出的,不能用现在的标准去苛责过去。

关于决策过程的明智选择

你可能已经意识到决策过程是相当全面的。尽管这个模型非常详尽,但对于小而不重要的决策来说,它可能显得过于复杂。例如,为团队选择外出就餐的食物——是选择墨西哥卷饼还是三明治——并不需要如此详尽的决策过程。但是,当需要决定一个重要项目的优先级时,这个决策过程就显得尤为重要,需要更加深入和协同的思考。

这都回到了“满足选择”与“最大化选择”这两种关于决策的不同观点。下面是要点:

  • “最大化者”希望从每一个决策中获得最好的结果。
  • “满足选择者”则愿意接受一个“足够好”的结果,而不是不断追求最好的结果。

两者之间并没有明确的好坏之分,因为每种观点在不同的情境下都有其适用性。

对于有深远影响的重要决策,细致和完美主义的态度是值得的。但是,对于日常的、不那么重要的选择,例如团队会议如何开始,过分纠结的决策过程可能会导致不必要的压力、挫败感和延误。

总之,考虑每一个决策的潜在影响,并据此决定应该投入多少时间和精力去做决策,是非常重要的。

决策既有其艺术性的方面,也有科学性的方面。也就是说,在决策时,人们可能会依赖直觉和本能感受,这些都是有价值的方面。但同时,这些直觉和本能也应当结合大量的实证数据、深入的评估以及与团队的合作来共同作出决策。

决策过程提供了一个框架,帮助人们在这两个方面——艺术性和科学性——之间找到平衡。通过遵循这七个步骤,你和你的团队可以对所作的决策更有信心。