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项目管理中如何有效沟通?七大技巧

无论是少数人的小型企业还是拥有数十名员工的大公司,有效的沟通对于确保每个人都参与并准备好在项目中实现相同的目标至关重要。
然而,由于沟通不畅,似乎在翻译中总是丢失一些东西。事实上,根据布兰迪斯大学的一项研究,56%的项目由于沟通不畅而失败。

如果没有有效的沟通,团队成员很容易变得没有方向,并开始完成与更广泛项目无关的任务。这对项目经理来说可能是一个挑战,但并不是所有的希望都消失了。我们为项目管理的成功沟通整理了一份详尽的指南。

一、项目管理中的沟通类型

据说90%的交流都是非语言的。事实上,您可以通过多种方式与办公室的同事沟通。有四个主要的沟通类别:

  • 非语言
  • 口头
  • 视觉

但是,您如何向您的团队传达项目的具体细节、每个人都应该考虑的目标以及客户的广泛需求?在这个时代,沟通是多方面的,因为您可以通过以下方式与下属互动:

  • 电子邮件
  • 即时消息
  • 面对面会议
  • 语音和视频通话

当然,利用大量的沟通工具可能是有效的,因为你基本上可以重申项目的更细节。

二、项目经理的最佳沟通技巧

布兰代斯的研究发现,据报道,69%的经理在与员工沟通时感到不舒服。考虑到只有不到五分之一的员工注意到他们的公司在促进整个组织的强有力沟通方面做得很好,这是有道理的。

许多人说管理层没有提供明确的方向,而另一些人则指出,管理层没有安排时间与员工会面。

“有效的沟通确保团队不会误解要求,”GetVoIP的创始人兼首席执行官Reuben Yonatan说。“无效的沟通可能会导致团队成员认为要求是红色的,而实际上,它是勃艮第的。如果他们交付的是红色产品,经理、客户和高管最终都会不满意。

Yonatan补充说,对于监督项目的经理来说,保持有效的沟通“以充分利用全球劳动力”至关重要,尤其是在“工作场所变得越来越全球化”的情况下。

那么,需要做些什么呢?

这很简单:项目经理必须提高他们的沟通技巧。虽然列表可能很广泛,但以下是项目经理需要具备的五大沟通技巧

  • 设定优先级:在带领团队投入战斗时,项目经理的主要目标是清楚地传达成功完成任务的策略,包括概述目标、规划行动方案和从头到尾确定优先级。
  • 促进协作:项目经理不仅必须与每个人协作,而且团队之间的参与和协作也很重要。
  • 积极倾听:项目经理必须能够从他们的团队那里收集意见和想法,这需要积极倾听,而不是打断、忽视或忽略每个人所说的话。
  • 建立关系:如果项目经理在整个项目中细心、诚实和称职,个人将超越他们的职责范围。
  • 一致性:作为项目经理,您必须与项目的信息和愿景保持一致。不断的变化会扰乱正在进行的项目的流程和进度,但也会导致沟通不畅和误解。

三、为什么沟通在项目管理中很重要

近年来,许多公司已经转向远程格式,这意味着越来越多的员工在家工作,而不是在集中的办公地点工作。这对公司和员工来说都是一个具有挑战性的过渡,这就是为什么有效的沟通至关重要的原因。

GetVoIP的负责人解释说:“最近,在我们过渡到远程工作的过程中,我尽了最大努力向我的小团队传达了我们需要采取的步骤,以促进平稳过渡,这将使我们满足所有待定项目的截止日期。“我与相关团队成员进行了一对一的交谈,倾听了他们的担忧,并在需要时进行调整。因此,尽管转向远程工作带来了动荡,但我们还是按时完成了所有任务。

那么,当有效沟通被纳入项目管理时,它有哪些好处呢?以下是您应该考虑的优势:

1. 降低风险

说实话:无论你计划多少,总会有障碍和挫折。也就是说,通过与您的团队沟通并分解需要完成的工作,您可以减轻这些风险并确保您可以有效快速地克服任何障碍。

2. 促进员工发展

无论是 Zoom 会议还是面对面的聚会,沟通都会引发其他短期和长期利益的海啸。许多专家讨论的是人才发展,无论是信心、协作还是友情。通过创造一个每个人都相互交流的环境,你几乎可以保证没有人坐在场边。

3. 确保每个人都在同一页面上

通过定期与您的员工沟通可以帮助让每个人都在同一页面上。在过去的一两周里,你和你的团队谈了多少次?这是一个很好的回答问题,因为它可能会突出你是否与你的沟通努力保持一致。
通过沟通并鼓励他人表达他们对项目细节的想法,无论是过程、愿景还是总体目标,您将能够获得建设性的反馈和意见,最终可以完善您的下一步。

4. 从一开始就要清晰

启动项目时,通常从模板开始。一旦蓝图建立起来,您必须将计划传达给您的团队,因为这将使您能够回答他们的问题,重申细节并集思广益解决常见问题。

“作为项目经理,您可以了解他们对最终产品的期望和想法,并接收和处理有关可能更改的信息,”Zety的联合创始人Kuba Koziej指出。“有一个完整的团队需要你提出项目的要求,仔细讨论其规格,沟通变化,并回答问题。

5. 创造透明度

如果说许多员工要求一件事,那就是透明度。不幸的是,太多的公司宁愿向员工隐瞒正在进行的项目的细节,即使他们是其中的一部分,这可能会导致很多挫败感。“作为项目经理,当各方都参与其中时,您需要建立良好的关系和有效的沟通渠道,”Koziej指出。定期和灵活的沟通可以从新项目开始就列出期望。

无论是企业愿景还是特定客户的需求,透明度都能让您的团队知道需要实现的目标以及如何实现目标。有效的沟通需要你坦率和开放。这导致了奉献精神和动力,因为它可以让您的团队感到他们是更有意义和重要的事情的一部分。

四、7大项目沟通技巧

根据布兰代斯的报告,81%的员工建议增加沟通频率,85%的人建议建设性反馈,另有84%的员工希望更清楚地了解项目目标和期望。
但是,项目经理还能做些什么来更好地沟通项目的来龙去脉,并鼓励团队合作、参与和合作呢?以下是一些加强工作场所项目沟通的提示:

1. 制定沟通计划

沟通计划将确保您与更广泛的沟通工作保持同步。以下是创建沟通计划时应考虑的一些组件:

  • 确定所有相关方
  • 定义将用于沟通的方法
  • 确定沟通频率
  • 确定需要发送给各方的信息类型(敏感信息、更新和标准化细节)
  • 写下沟通计划的目的

2. 利用技术和工具

在当今技术先进和高度互联的世界中,没有理由不利用可供您使用的软件、技术和工具的宝库。从移动应用程序到电信服务,在这些资源的帮助下,有很多方法可以进行沟通、计划和工作。您甚至可以借助这些工具选择自动化一些沟通,例如办公室备忘录或日历提醒。

3. 安排和计划会议

如今,会议已经不受欢迎,它们被视为无效且浪费时间。但是,如果以正确的方式管理和执行它们,它们可能会完全相反。在每次会议之前,列出您想要讨论的内容,分配时间收集同事的意见,并设置其持续时间限制。当然,请确保您的会议不会妨碍团队的工作。

4. 制定每日清单

待办事项清单将帮助您保持正轨,完成需要完成的工作并提高生产力。清单的概念也应该适用于你的沟通,因为你可以尝试跟上你的项目目标。(比如下方是通过PingCode看板建立的待办任务事项清单)

5. 使用视觉辅助工具

有些人比其他人更直观,因此在可能的情况下适应他们是明智的。通常,视觉演示也可以表达您的观点。无论是图表还是视频,您都可以通过多种方式利用视觉元素来增强与员工的沟通。

6. 创建里程碑跟踪

里程碑跟踪器可以为您的团队提供额外的推动力,并帮助他们跟踪项目的进度。确保包括目标和项目阶段,并将责任分配给每个团队成员。每次达到里程碑时,请务必承认项目的进展并表扬每个人的努力。(比如下方通过PingCode跟踪里程碑示意图)

7. 与您的团队一起庆祝成就

没有人喜欢一个把所有功劳都揽在心底的经理,也不喜欢在项目上的工作没有得到任何赞美。因此,至关重要的是,您要找到方法来表达您对每个人的辛勤工作和对项目的贡献的赞赏和感激之情。

以上就是关于项目如何有效沟通的全部内容,希望对大家有所帮助。

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