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获取项目需求的正确方法

没有需求,就不会有最终的产品或成果,也就不会有成功的项目。但是,仅有需求还不够。首先要了解什么是项目需求,这些需求比想象中的要复杂。还需要掌握如何制定和管理这些需求的策略。处理好项目需求,可以在项目执行过程中避免许多问题。

什么是项目需求?

项目管理协会的项目管理知识体系指南(PMBOK)将项目需求定义为满足商业需求所必需的条件或能力。

简而言之,项目需求解答了这样一个问题:团队需要完成哪些工作才能使项目成功?这些需求反映了利益相关者对项目应达成的期望。

为什么项目需求很重要?

需求是驱动和塑造项目的关键因素,它们构成了项目范围的基础。团队成员了解他们需要做什么来满足这些期望。需求还帮助设定项目目标和参数,起到了方向指引的作用。知道哪些不需要做和哪些需要做同样重要。

清晰的需求能让项目团队专注于执行任务,因为他们无需反复询问。这种明确性还促进了利益相关者、项目经理与团队成员之间的合作。

需求为项目团队提供了操作的参考依据,团队可以随时根据需求检查他们的工作是否符合预期——这应该是常态操作。项目经理会基于需求来确定项目的范围、交付物和时间表。利益相关者则依据需求来评估项目交付物的质量。

项目需求的类型

项目需求可以分为三种类型:业务需求、利益相关者需求和解决方案需求。这三种需求都应该被包含在项目章程中。以下是对每种需求类型的简要分析。

业务需求

业务需求关注的是组织的战略需求和目标。它们回答了这样的问题:企业希望通过这个项目实现什么目标?这个项目如何符合公司的整体发展战略?每个项目都应该服务于公司的宏观目标。当利益相关者在设定需求时考虑长远目标,这些需求直接支持这些战略目标。这是业务需求的核心所在。

利益相关者需求

有些需求主要关注业务层面,而其他需求则专注于特定利益相关者的需要,这就是此类别的核心内容。支持项目或对项目有重大利益的商业领导者,他们的需求可能与客户或产品及服务的最终用户的需求不同。

实际上,根据采用的项目管理方法的不同,需求的形式也可能不同。例如,在敏捷开发中,开发者会创建用户故事来收集对功能的需求信息,这些用户故事是从终端用户的视角出发,考虑他们的期望编写的。

解决方案需求

这一类别更加专注于产品或服务的具体功能。解决方案需求关注的是详细功能,这些需求通常更具技术性(常被称为“技术需求”),强调产品的行为方式及其工作原理。这个类别包括两组需求:

  • 功能性:指产品的功能——包括特性和功能。
  • 非功能性:指产品的一般属性——如性能、可靠性、安全性等。

需求的主要特征

有效的需求具有一些关键特征,包括:

  • 具体性
  • 准确性
  • 可理解性
  • 清晰性
  • 简洁性
  • 实际性

这些需求必须满足这些标准才能对项目经理和项目团队有用。项目经理可能会认为某个需求具体并且易于理解,但项目团队可能需要更多信息。如果项目经理或项目团队对这些类别之一感到不满足,应该提出后续问题,以确保所有项目参与者之间的一致性。

管理项目需求的关键流程

在项目的整个生命周期中掌握需求是非常不易的,但如果实施正确的流程,这会变得相对容易。

只需要遵循需求管理流程,让我们来详细了解一下。

计划

这一方法本质上是创建一个被称为需求管理计划(RMP)的文档。PMBOK的第七版很好地解释了RMP:“这个计划是项目或项目管理计划的一部分,描述了需求将如何被分析、记录和管理。”

创建RMP的好处是它为需求管理流程的后续步骤提供了一个框架。需要关键利益相关者审查、理解并同意RMP。每个人都需要遵守它,这是比较困难的部分。如果不这样做,RMP将无法有效运作。

开发

在开发阶段,需求开始具体化。这一阶段涉及三个过程:

  • 收集和引导
  • 定义
  • 分析

收集与引导:如果没有利益相关者的参与,就无法形成需求。因此,首先需要制定一份项目利益相关者名单。接下来,将利益相关者召集到一起,可以是面对面会议,也可以是电话会议,进行访谈。可以选择单独访谈,也可以组织小组头脑风暴会议。后者有助于利益相关者之间的想法碰撞,考虑到不同的观点。项目经理需要引导对话,确保讨论不偏离主题。

在大致了解了他们的期望之后,提出进一步的问题。这有助于确保每个人都明白需求,以便清楚地向项目团队传达这些需求。如果无法开会,可以选择使用问卷或调查的方式。但一般情况下,除非进行了对话,否则可能需要与利益相关者进行进一步的沟通,以便进行澄清或获取更多细节。

定义:在收集了需求并了解了所有细节之后,接下来的任务是对它们进行组织整理,这就是定义的作用。此阶段最关键的是需求的文档化。项目管理实践者长期以来一直面临需求相关的问题,比如需求不明确或不完整。有时,利益相关者的参与也不足。

这些挑战促成了产品需求文档(PRD)的创建。PRD概述了确保需求清晰和易于理解所需的所有要素。以下是产品需求文档中应包含的内容的简短列表:

  • 产品目标
  • 最终用户是谁
  • 约束条件:时间、范围、成本
  • 参与者:利益相关者和团队成员
  • 业务需求
  • 利益相关者需求
  • 解决方案需求
  • 验收标准
  • 成功指标

文档的适当管理关系到可访问性,PRD应该对所有项目参与者开放。团队成员应该能够随时查看需求,以确保他们的工作符合项目目标。对于利益相关者来说,跟踪其他利益相关者所做的需求变更非常重要。

简而言之,当每个人都能访问需求时,更容易达成共识。

在从所有利益相关者那里收集需求后,应该对它们进行审查。这看似不必要,但实际上非常重要。这是重新检查所有相关方期望的机会,可能会激发利益相关者提出更改的想法,或帮助识别并解决潜在的冲突。

分析:仅仅因为利益相关者想要某样东西,并不意味着必须实现。由于时间、资源和可用性有限,并不是所有需求都能实现。这就是为什么评估需求至关重要。在评估过程中,需要考虑以下几个因素:

  • 哪些需求具有优先级?
  • 每个需求的影响是什么?
  • 是否存在必须考虑的依赖性?如果有,是什么?

比如我们就是通过上面 PingCode 辅助管理和判断需求的优先级。商业需求和潜在的收益通常会优先于利益相关者的个人愿望。其他影响因素包括时间和成本效益以及实现这些需求所需的努力。

验证

确认了所有需求之后,接下来的任务是满足这些需求。这通常是项目中的难点。建立验证流程,使项目经理和利益相关者能够检查工作是否朝着正确的方向前进,这就是此步骤的全部内容。定期与项目团队成员和利益相关者开会是一种有效的做法。这样,执行工作的人员就可以与设定期望的人讨论进展情况。

另一种方法是由项目经理代替项目团队报告进展,这样就不会占用团队的时间。这需要项目经理与项目团队频繁接触,或者使用一个可以准确跟踪进展的工具。

变更管理

项目演进过程中的变更常常引起混淆。但通过实施有效的变更管理,比如下图,通过PingCode这类工具可以预防这些问题。这涉及建立一个控制变更及其对项目中所有相关人员影响的系统。需求变更管理计划应该回答以下问题:

  • 谁有权进行更改?
  • 审批流程是怎样的?
  • 谁在何时被告知变更?
  • 变更在哪里记录,谁负责?
  • 变更的影响是什么?
  • 变更的成本是多少?

其中一些问题对利益相关者更重要,而其他问题主要关乎项目经理。如果计划覆盖了这些内容,项目团队就能从一开始就为成功做好准备。不用担心,随着项目的进展,总可以进行调整。

这样就已经在掌握项目需求的道路上迈出了重要一步。要想成功,需要良好的沟通和利益相关者的积极参与,采用正确的方法和流程,将能够助力团队实现目标。

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