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项目经理的 15 种项目管理工具和技术

目前,多种多样的项目管理工具和技术方法使团队规划和项目过程管理变得更加简单和有效。这些工具和技术方法可以应用于任何领域或行业的项目。当与项目管理软件工具配合使用时,它们可以更好地提高效率,节省时间并降低成本。

这篇文章整理了15种常用的项目管理工具和技术,每个项目经理都应该有所了解,以便有效掌控项目并引导成员成功交付。下面我们先了解一些项目管理工具,然后再详细讨论可以使用这些工具的项目管理技术。

1. 甘特图

甘特图是最重要的项目管理工具之一,它具有多种多样的用途。甘特图可以在项目的各个阶段中使用,来帮助项目规划、项目调度和项目过程跟踪。

甘特图有助于创建项目流程的时间线。如果在 PingCode 中使用在线甘特图规划项目,只需要添加工作事项和截止日期就能自动创建交互式的项目计划,也可以根据需要调整项目进度,并通过在时间线上点击和拖动工作事项来完成待办事项。

在 PingCode 上,工作事项之间依赖性可以关联起来,这样就不会造成工作阻塞或瓶颈。项目经理可以设置规则,自动通知每个工作项即将到来的截止日期,以保持项目的正常进行。当团队成员更新他们的状态时,工作事项管理和资源管理信息会立即同步在 PingCode 的整个视图中,保证每个成员都能够浏览和关注相同的页面信息。

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2. 工作结构分解(WBS

无论项目大或小,初次了解时都可能会感到压力山大,因为有太多的工作要做。在没有清晰计划的情况下,一头扎进去会浪费很多的项目时间和成本。而有经验的项目经理会在任何工作开始实施之前,制定一个项目执行计划。

工作结构分解(WBS)是一种计划方法,可以将工作拆分组织成更小、更易于管理的内容。根据项目管理知识体系(PMBOK)描述,WBS 是一个“可以由团队执行的,以交付成果为导向的层次性工作拆分方法“。

WBS 可以图形化表示项目中每个工作事项。顶部是最终产品,一条线从顶部向下拆分一个(或多个)框,这些框代表了不同规模的互相关联的工作任务。然后,每个框再用线向下连接到拆分后的更具体的工作子任务。

工作结构分解图是一种非常流行的项目管理工具,通常用于关键路径法(CPM)或程序评估审查技术(PERT)等项目管理技术方法中。

3. 项目网络图

项目网络图是项目的一种图形化表示方法。它们使用一系列箭头连接到各个方框(工作活动)上,显示了项目中的工作活动如何相互作用。这些方框被称为节点,它们代表项目中的一个个工作活动,而箭头显示了工作活动之间的关系。

网络图是一种常用的项目管理工具,整体绘制后就像一个项目一样,完整展示了工作流程的开始和结束。绘制项目网络图的方法不止一种,但最常见的是优先图法(PDM)和箭头图法(ADM)。

在项目管理技术中,网络图的目的是帮助项目经理跟踪每个项目活动元素。它也使项目团队成员之间的共享和交流变得更容易。网络图被用于需要任务序列的图形化表示的各种项目管理技术方法。

4. 看板

看板是一种可视化的任务管理工具,由白板和可移动卡片组成。这些卡片代表各个工作活动,项目经理和团队成员在进行项目工作时可以使用卡片进行信息同步和协作。看板让项目经理可以清晰透明地可视化团队的工作流程,分配工作任务并了解成员的进展。从产品营销到敏捷软件开发,各种团队都可以使用看板进行工作流程管理。看板也可以被用于精益制造等技术方法。

项目管理软件将看板提升到了新的水平。PingCode 有一个看板项目类型,它可以与所有其他视图同步,允许团队按照他们想要的方式进行工作。所有的更新信息都会在整个视图中体现出来,团队成员可以选择如何管理他们的待办事项和迭代工作。项目经理可以看到潜在的工作阻塞,并迅速重新分配资源,以保持项目顺利进行。

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项目看板帮助团队成员可视化他们每天必须完成的工作任务,让他们了解到每个人负责的工作任务是如何流转的。同时,使用看板也可以进行工作量限制(WIP),平衡工作流程,避免了团队过度负担。看板上的卡片可以按优先级有序处理,团队成员不会受到任务阻塞,工作流程可以得到极大地改善。

5. 风险矩阵

风险矩阵是每个项目经理都应该了解的关键项目管理工具之一。它是一种简单的工具,可以帮助判断项目潜在风险的可能性和严重性。通过这种评估风险的方式,我们可以提前预知风险对项目的影响。这使得项目经理能够为风险制定响应优先级,如果风险在项目中变成一个真正的问题时,也能够确定响应的方式。因此,无论选择什么项目管理技术,在计划项目时都应该使用风险矩阵、风险日志或其他风险管理工具。

项目经理需要了解的风险类型有很多。常见的风险包括战略风险、运营风险、财务风险、技术风险和外部风险。另外,并非所有的风险都是坏的。有些风险可以被利用,对项目产生积极的影响。

6. 工时表

在项目工作过程中,团队成员需要得到工作报酬,工时表就是一个可以帮助实现这一目标的工具。它是一种工作的可量化记录方式,用来统计成员在特定时间(通常是一周或两周)工作了多少小时。

在项目管理中,工时表不仅仅是用来支付工资或报酬的。它们也被用于项目流程控制,记录团队成员在特定工作事项上花费的时间,也可以汇总整个项目的工作时间。

工时表可以以各种不同的方式使用,纸质、电子表格或软件。使用在线的工时表能够做到信息实时更新。无论如何使用工时表,它们对于支付工资、交付时间控制和保持项目预算都是非常重要的。

7. 项目仪表盘

类似车辆上会有一个测量速度、剩余燃料量和里程的仪表盘,在项目中,项目的仪表盘能够跟踪工作过程中的度量。这是一个信息页面,在这里可以一目了然地查看项目的进度和汇总表现。

项目仪表盘是获取项目高级数据或进行项目管理统计的关键工具。这是一种将硬数据转化为易于阅读的图表和图形的可视化工具,有助于使信息更易于查看和理解。

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仪表盘显示的一些度量可能与成本相关,与工作任务相关,或者关于项目整体的健康状况。仪表盘还可以显示工作负载和其他资源管理度量,它是项目管理软件的重点功能特性。

8. 项目报告

项目报告是详细描述项目信息或细节的文档。现在,有许多不同类型的项目报告,每一种都有不同的目的,但所有的报告都是向项目经理提供关于项目进展和性能的数据信息。

作为项目管理技术的另一个方面,项目报告是一个沟通工具。如前文所述,它向项目经理传达了的项目工作过程的细节。同时为项目经理提供了一种更新、管理项目利益相关者的方式,所有的利益相关者都对项目的成功有着既得利益。

其中一个比较常见的项目报告是状态报告,通常是按照每周或每月进行信息汇总。还有进度报告和工作负载报告,这些对资源分配和管理至关重要。另外还有关于风险、成本效益分析和项目差异的报告。

现在我们已经了解了这些项目管理工具是什么,下面看看它们如何作为项目管理技术的一部分来被有效应用。

9. 敏捷项目管理

敏捷是一种以迭代方式管理项目的方法,团队工作的持续时间较短,而这些持续时间被称为迭代。敏捷迭代从规划开始,通常使用工作事项列表和看板来完成。产品负责人规划工作事项,开发团队在迭代期间将完成工作并进行交付。

在决定迭代期间将完成哪些工作方面,开发团队有最终的决定权,而产品负责人则定义如何认定工作已经完成并能否交付。

在此过程中,Scrum master 作为敏捷项目管理的专家,决定迭代的长度和一些实践方法。提供给 Scrum 团队一些可应用的工具,包括产品待办事项列表,燃尽图和用户故事拆分等等。

10. PERT

PERT 是 Program Evaluation and Review Technique(程序评估和审查技术)的首字母缩写。这是一种帮助团队估算时间的项目管理技术。组织团队需要合理地进行工作调度管理,才能在预算内按时完成项目并且成功交付。

PERT 通过使用网络图和简单的统计方法来管理项目工作。在 PERT 方法中,通过使用上面讨论过的 WBS 工作拆分工具,将任务细分为更具体的工作活动,然后将这些工作活动添加到 PERT 图中,以确定哪些工作是相互依赖的。通过这些数据,可以创建一个描绘工作活动及其相互依赖性的图表。

在这个图表上,一个节点代表一个事件,工作活动按顺序从一个事件连接到另一个事件。根据这个图表,就可以确定每个工作活动的较早时间(TE)和最晚时间(TL),了解项目的整体时间规划。

11. 关键路径方法 (CPM)

关键路径方法(CPM) 是项目管理技术的基石。CPM 涉及到使用网络图、工作结构分解(WBS)和甘特图。CPM 主要利用管理工具来创建项目时间线并确定关键路径,即项目中活动时间最长的路径。关键路径中的活动被称为关键任务,在项目进度安排中,这些任务具有较高的优先级。因此,我们可以知道哪些任务对项目至关重要,以及哪些任务有可调整的时间,就可以在不延长项目时间线的情况下进行延后。有了这些信息,我们就能确定完成项目所需的最短时间。

并非所有的项目管理工具都能自动过滤出关键路径。但是,PingCode 的在线甘特图可以通过点击来找出关键路径,团队节省宝贵的时间。一旦项目进度计划设定完成,就可以在甘特图视图上设置基线。这样可以比较实际进度与计划的工作节奏,帮助团队保持在正确的轨道上。

12. 成本效益分析

成本效益分析研究的是项目的投资以及可能的回报。这是一种有价值的项目管理技术方法,可以帮助组织决定哪些项目是可行的,哪些项目可以选择放弃。

它的理念很简单:把项目的成本和业务价值(无论是利益还是机会)加在一起。如果收益超过成本,那么项目是值得规划进行的。如果收益低于成本,那应该通过拒绝项目来避免损失。

这种项目管理技术的价值在于:可以清晰明确地做出组织决策。它帮助组织从投资回报率(ROI)和组织价值链的角度来看待项目。这是一种依据数据做决策的方式,而不是凭直觉简单决定。

13. 挣值管理

挣值管理(EVM)在项目管理中被用来整合进度、成本和范围,以此来衡量项目的性能。通过查看计划值和实际值,EVM 能够帮助团队进行成本预测,让项目经理能更好地管理项目。项目经理在实施 EVM 时会使用到诸如 WBS、甘特图和项目仪表板等工具。

预测不会完全准确,但据研究显示,一旦项目进度达到20%,EVM 就能做得相当好。它通常被用来控制项目成本。

其他好处也包括将未知因素减少为可量化的因素,将当前项目状态与项目基线进行比较和基准测试。它还为项目和项目集提供更高维度的洞察。

14. 利益相关者映射

利益相关者对项目有着既得的利益,但他们也可能反过来影响项目执行。因此,项目经理需要知道项目的利益相关者是谁,以及他们可能如何影响项目。

而这就是利益相关者映射这种项目管理技术的用途所在。这是一个信息整合的过程,它列出了项目的利益相关者,并让项目经理知道如何管理这些利益相关者,以及哪些利益相关者需要在什么时候知道什么信息。

利益相关者可以是多种多样的。产品的客户或用户是利益相关者,但行业和市场、供应商和投资者也是利益相关者。他们可以是新客户或旧客户、零售商,甚至是项目团队,如项目经理、开发者、设计者或管理层。总的来说,他们可以被划分为两类:内部利益相关者和外部利益相关者。然后,可以使用项目仪表板和甘特图来报告项目进度,并保持利益相关者的知情权。

15. 可行性研究

有许多方法可以确定一个项目是否值得进行。其中一种项目管理技术就是可行性研究。这是一种评估项目计划是否切实可行并能够引导项目结果的管理方式。

可行性研究考察组织团队是否有足够的资源来完成项目,以及执行项目能否获得预计的投资回报率。

可行性研究可以在项目提案之后进行实施。它是项目规划阶段的一部分,通过 SWOT 分析或项目风险评估来完成。可行性研究考察的事情包括市场机会,风险利弊,政策影响等等。

项目管理工具

想要更好地进行项目工作管理,较好应用技术方法并搭配项目管理软件来执行项目,这样可以提高效率,并将团队联系起来,以便更好地进行协作。

PingCode 是一个在线项目管理产品,具有增强项目管理技术的功能,并将其与实时仪表板集成,以监控和报告工作进度。同时,可以使用在线甘特图可以进行工作拆分和时间规划,更便捷地管理项目进度。也可以使用看板可视化工作流程,并更高效地完成工作。

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