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每个项目经理都应该掌握的项目管理沟通技巧

沟通是建立任何良好关系的基础,无论是友谊、合作伙伴关系,还是项目团队之间的关系。没有良好的沟通,项目的运作可能会变得复杂和困难。

即使项目经理制定了一个非常完善和详尽的项目计划,如果没有适当的沟通管理,项目也无法成功推进,甚至可能无法完成第一个里程碑。

什么是项目沟通?

项目沟通是一个过程,这个过程涉及到识别在特定项目中需要与团队成员和利益相关者共享的关键信息。这个过程包括列出所有的利益相关者,识别将参与项目沟通的团队成员,并且概述沟通接收者将如何、以何种频率以及在项目的哪些特定时间点接收项目更新。

在制定项目计划的同时,也需要创建一个配套的沟通计划。这样,每个人都能够获得必要的背景信息,从而在项目的每个阶段都能够高效地完成工作。

沟通的具体时间点和沟通联系人的列表将贯穿于整个项目的各个阶段。在这些阶段中,你需要从相关人员那里获取他们对项目的编辑意见、评论,并最终获得他们的批准。

为什么沟通管理很重要?

沟通管理对于确保项目成功至关重要。仅仅有一个项目计划是不够的,还需要有人(可能是项目经理或者其他关键人员)在整个项目期间负责管理和维护这个计划。例如,项目经理可能负责管理代理方的交付物,而客户经理负责管理客户端的所有沟通,他们共同作为一个团队来确保项目的成功。

为了确保项目从开始到结束都能保持有效的沟通,建议制定一个沟通管理计划。这个计划有五个主要好处:

  1. 提供一个书面框架,供客户、利益相关者和团队成员参考,这在解决争议时非常有用,因为你有书面记录可以回溯。对于处理财务问题,如应付账款,如果项目的时间记录出现间隙,这个框架也是有益的。
  2. 通过管理利益相关者的期望,确保他们不会期待在交付物经过质量保证测试之前就完成项目。
  3. 提供一个沟通共享的平台,让利益相关者能够对项目的过程和最终产品提供反馈,同时也给团队成员提供了一个机会,可以一起头脑风暴,弥合两个群体之间的鸿沟。
  4. 帮助所有参与者更早地发现项目中可能出现的风险和问题。
  5. 减少不必要会议的需要,从而节省时间和金钱。

全球每天有大量的电子邮件被发送,达到2056亿封,但其中只有大约三分之一的邮件被收件人打开。这说明了电子邮件沟通中存在的巨大浪费和效率问题。此外,根据Inc.com发布的一份报告,美国和英国的公司之间因为沟通障碍而导致的年均生产力损失高达6240万美元。另一方面,这份报告也显示,那些拥有有效沟通技能的领导者所在的公司在五年内为股东带来的回报率高出47%,这突显了优秀沟通能力对公司成功和盈利能力的积极影响。

更好的沟通管理技巧与方法

现在我们已经明白了沟通管理为什么如此重要,接下来的问题是我们应该如何实施沟通管理,以有效地减少因沟通不畅而浪费的生产力时间。

为了帮助解决这个问题,以下是一些技巧和方法,目的是确保你的沟通管理计划能够发挥最大的效果,运行在最佳状态。

  • 在您的初始计划中包含项目环境的描述:这包括组织的短期和长期目标、利益相关者、团队成员、预算、所需资源以及项目预计的时间长度。你还需要明确项目的目标和愿景,确保提供的背景不仅仅是一个简单的大纲,而是一个全面、详细且沟通良好的计划,以便更好地获得项目的认同和支持。
  • 指定沟通过程的负责人:在与客户合作的代理机构中,这通常是账户经理的角色。如果项目是内部进行的,并且利益相关者团队比较集中,那么沟通负责人可以是运营副总裁、开发副总裁或项目经理本人。
  • 包括一个审查过程:明确在项目的哪些阶段、多久一次、涉及多少个里程碑以及需要哪些数据集来进行性能审查。建立一个正式的审查过程可以确保在评估项目时不会有遗漏。
  • 设置消息传递系统:明确你将使用哪种项目管理软件或工具,以及你将通过哪些渠道进行沟通,如Slack、Skype或电子邮件。
  • 管理你的会议:确保会议只包括参与决策过程的利益相关者,并为每次会议制定议程,以帮助团队保持任务的一致性和主题的聚焦。这样可以避免浪费时间,并提高会议的效率。

沟通管理的禁忌

沟通管理对于避免项目灾难和确保项目顺利进行至关重要。然而,如果领导层或者负责项目沟通的人展示出了无效的沟通方式,项目可能会迅速面临风险和困境。

  • 不要表现出被动攻击性:你不应该以被动攻击的方式与同事、团队成员或利益相关者交流,因为这会阻碍项目的进展。被动攻击性的表现形式还包括因为不喜欢涉及的人而回避任务或项目。这种行为在工作场所可能导致错过截止日期、浪费时间、损失收入等问题。
  • 不要对项目过程进行过度管理:过度管理或微观管理对工作环境有很多负面影响,包括增加健康风险、影响员工流失、降低生产力和减缓项目进度。建议信任团队成员和利益相关者能够按时、按预算完成任务,这样会带来更积极的工作环境和更有效的项目结果。
  • 不要仅依赖电子通信:仅通过文本或电子邮件进行沟通可能会导致信息丢失,因为这种方式无法传达面部表情和语气,容易造成误解。虽然会议可能会浪费时间,但过多的电子邮件也会产生相同的效果。面对面沟通,尤其是在项目的关键时刻,是最佳的沟通方式。
  • 不要忘记记录所有事情:只有通过回顾文档中的数据,我们才能准确评估项目的成功与否。文档可以帮助我们了解谁负责了什么任务,哪些任务何时完成,以及项目的总体成本。
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