项目中如何跟踪资源利用率？公式和方法

发展业务和服务是每个组织的首要任务。但是，仅仅把资源分配到项目上并不能确保会有高效率的工作产出。为了达到最高效率，这些资源必须在可以计费的或有战略意义的工作上得到有效利用。

资源利用率是衡量项目是否成功的一个关键指标。通过跟踪资源如何被利用，可以确保组织内的每项资源都被充分使用，从而有助于评估和提升工作效率。

本文将讲解如何利用一些直观的工具来有效地跟踪资源利用情况。

如何计算资源利用率？

资源利用率是用来衡量资源在其可用性或容量上的有效使用程度。换句话说，就是要监控团队的工作效率，并分析他们是否有被过度使用或未被充分利用的情况。计算公式如下：

资源利用率公式 =（实际/被分配的工作时间）/资源的容量

这个比率可以用小时、天、百分比或全职等效数（FTE）来表示。

最佳利用率——这个过程的目标是最大化资源的使用效率，以便从其可用的容量中获得最大的产出。计算时，还会考虑他们的计划休假、培训安排或任何其他的管理活动。

需要注意的是，资源利用率持续高于100%并不总是意味着生产效率和效率有所提升。相反，这种情况往往可能导致适得其反的效果。

管理者可以根据资源的安排来预测利用率，并采取必要的措施进行优化。

资源利用报告的重要性

许多高级的资源管理工具能够提供资源利用报告和热图。下面是这些工具的一些好处：

改善对未来项目的资源规划

通过对资源实时利用水平的全面可见性，可以评估哪些资源相对于它们的容量来说被过度使用或未被充分利用。这让管理者能够随时监控资源的使用情况，比较它们的实际使用与计划分配。

这种深入了解帮助他们发现任何与资源利用相关的限制或障碍。因此，管理者可以采取积极措施，更好地规划未来的项目资源。

为即将到来的项目进行容量规划

资源利用报告能帮助项目经理通过分析资源的使用情况来理解当前的资源需求。这些信息让他们能够更准确地预测未来的资源需求，并在需要时采取措施满足即将到来的项目的需求

例如，面对资源短缺时，管理者可以选择雇佣新员工、培训现有员工或把待命的人员分配到这些即将到来的机会中去，以填补空缺。

提升投资回报率和盈利能力

当资源被分配到战略性或可以计费的项目上时，这确保了它们对收入的生成和投资回报率的提高做出了有意义的贡献。通过集中展示资源利用报告和颜色编码的热图，资源管理者能够识别出那些未参与生产性或可计费工作的资源。

因此，公司可以有系统地将待命资源或从事日常业务活动的资源转移到战略性或可计费的机会上，从而提高公司的收入和利润。

影响资源利用的因素

资源使用的效率和成效会受到多个因素的影响，包括：

资源的可用性

资源是否可用对它们的整体使用情况有很大影响。当资源紧缺时，使用率通常会较低，因为没有足够的资源来完成项目中的任务。反之，资源充足时，使用率会较高，因为有更多员工可以随时承担各种任务。

资源成本

资源的成本也是影响其使用的一个重要因素。价格较高的资源可能会被更谨慎地使用，而成本较低的资源可能会被更广泛地使用。在评估使用特定资源的价值时，还需要考虑到资源的总成本，这可能包括一些额外的间接费用。

资源容量

资源容量是指资源在一定时间内能够完成的工作量。容量是一个关键的考虑因素，因为它有助于确保工作量处于可控范围内，从而实现资源的有效使用。容量较大的资源（如全职员工）可以更高效地被利用，而容量较小的资源（如兼职或临时工）则可能需要更加选择性地使用。

技能熟练度

资源的技能熟练度在其使用效率中扮演了重要角色，因为它决定了资源可以被利用的效率。技能高超且经验丰富的资源能够更快、更准确地完成任务，从而产出更高质量的成果并提升生产力。这反过来又能带来更高的资源使用效率，因为能够在更短的时间内完成更多的工作。相反，技能一般的资源可能在能执行的任务类型上存在限制，这可能会导致使用率降低。

这些因素在决策资源如何被利用时起着关键作用。