根据PMI的报告，大约71%的组织采用了敏捷方法来管理项目。
随着项目越来越复杂，敏捷方法改变了传统项目管理的方式。与传统方法不同，后者试图在固定的时间和预算内完成所有交付且不容易适应项目中途的需求变化，敏捷方法允许组织灵活应对客户需求的变化，并确保高质量的项目交付。
资源管理是项目管理不可或缺的一部分，尽管资源既稀缺又昂贵，但必须以高效和有效的方式使用。在敏捷开发框架中，资源管理同样扮演了重要的角色，因为它是控制项目资源成本和令人满意完成交付的关键方式。
本文将探讨敏捷资源规划和管理中的几个挑战以及相应的解决策略。
什么是敏捷方法论？
敏捷项目管理是一种迭代式和增量式的管理方法，它强调灵活性、团队协作和持续改进。敏捷方法注重在短时间内交付项目的小块功能，这些短时间被称为冲刺。
在冲刺期间，跨功能团队共同努力完成冲刺目标，并定期举行评审会议收集来自利益相关者和客户的反馈。这种持续的反馈循环使团队能够适应项目后期阶段的需求变化。
敏捷方法有很多种，包括Scrum、Kanban、Lean、RAD和极限编程等。Scrum是一种广泛应用的框架，用于实现敏捷软件开发和其他类型的项目。它通过短期工作迭代（称为冲刺）和每日会议（称为scrum会议）来处理项目的不同部分，直到完成。Scrum定义了三个关键角色：Scrum Master、产品负责人和团队成员。
每个冲刺开始的第一天会举行一个冲刺计划会议。在会议中确定交付承诺后，团队开始工作并跟踪进展。冲刺结束时，会邀请利益相关者进行冲刺评审，讨论冲刺期间完成的功能并征求反馈。
产品负责人负责跟踪反馈，并管理一个记录变更需求的产品待办列表。
在发布计划会议中，产品负责人展示他们希望在本季度完成的功能。然后团队提出初步估计，确定在给定冲刺内能完成哪些特定功能。团队还共同决定到季度末可以完成多少这样的功能。
发布计划可能是基于功能（完成所有功能需要多少冲刺？）、时间（在特定截止日期前可以完成多少功能？）或成本（在预算内必须完成哪些关键功能？）。
Scrum方法要求维护产品待办列表（待完成的工作）、冲刺待办列表、发布燃尽图和冲刺燃尽图。此外，团队根据需要定义所有其他形式的文档。
项目经理通常扮演Scrum 管理者的角色，但并非总是这样。例如，在传统估算中，所有需求都被完全定义，并根据固定范围来创建和估算任务。而在敏捷资源规划和估算中，则使用自上而下的方法来预测每个冲刺的工作量。
敏捷项目管理与瀑布式项目管理的区别
以下部分将比两种完全不同的项目管理方法：瀑布式和敏捷方法。了解这些基本概念可以帮助你评估项目并选择合适的方法来完成它。
在瀑布式项目管理中，项目经理积极参与分配任务给资源和测量每个阶段的任务进展。项目的目标和交付成果是明确设定的，项目生命周期遵循一个线性路径，决策过程集中化。
项目经理会与利益相关者沟通每个里程碑或关键指标的进度，确保项目按计划推进。同时，预算被明确地定义，通过评估直接成本、应急费用和利润等来控制成本。
与此相对，敏捷方法中的敏捷经理或Scrum管理者作为一个促进者，主动解决团队遇到的问题并移除阻碍他们工作的障碍。敏捷团队具有跨职能性和自组织性，团队成员积极参与决策过程。项目规划在较短的迭代中进行，目标是快速交付价值。
计划被划分为多个冲刺，每个冲刺有特定的持续时间和定义好的交付物。团队不断与客户交互，根据接收到的反馈进行调整，相关的成本也相应变化。
敏捷资源规划的特点是什么？
敏捷资源规划是在项目管理和软件开发的背景下，以一种灵活和适应性的方式管理和分配资源的方法。敏捷资源规划的特点包括：
灵活性
敏捷资源规划强调对项目需求、优先级和资源需求变化的快速响应和适应，而不是坚持一个固定的计划。这意味着在环境变化时可以对资源进行调整和重新分配，而不会中断任何操作。这样做可以让公司定期审查项目，减少浪费时间，提高客户满意度。
迭代方法
这种规划通常在短期的迭代或冲刺中进行，这时会根据收到的反馈和进度来频繁地重新评估和调整资源的分配。每个项目被分成若干个通常持续1到4周的冲刺，并在这些迭代中根据变化进行调整。这使得资源的使用可以持续地得到改进和优化。
协作
敏捷资源规划鼓励项目团队成员、利益相关者和资源所有者之间的合作。这种方法依赖于开放的沟通和紧密的合作，确保在需要时资源可用。
优先级
在有预算和时间的限制下，敏捷团队会根据任务和资源分配的感知价值、相关成本、潜在风险和影响来确定优先级。这有助于公司确定项目范围，专注于尽早交付高价值的特性或成果，并使利益相关者能够及时提供反馈和做出调整。
持续监控和适应
敏捷资源规划需要对资源使用情况、项目进度和性能进行持续监控。这种方法强调了收集数据、分析和进行必要调整的重要性，以优化资源分配并确保项目成功。这种持续的评估和调整帮助敏捷团队改进流程，为用户提供最大价值。
敏捷环境中管理资源的挑战
拥有合适的资源对项目的成功至关重要。尽管敏捷方法提高了项目的灵活性和适应性，但在这种环境下有效管理资源还是有一定的复杂性。以下是一些在敏捷环境中常见的管理资源的挑战：
应对项目需求和范围的不断变化
敏捷项目的特点是对适应性和对变化的响应能力。但是这种灵活性在资源管理方面可能带来挑战。随着项目需求的变化，可能需要加入新任务，已有的任务可能需要重新排序或修改，有时甚至需要增加更多资源。
如果项目经理无法预见变化并相应管理，可能会导致最后一刻对资源的抢救以及现有员工的超负荷工作。这会影响项目质量并导致交付延迟。
无法管理竞争项目的优先级
敏捷项目往往在不断变化的环境中进行，项目的优先级可能会快速改变。利益相关者的需求、市场条件或组织内部的变化都可能导致优先级的调整。
不断地处理竞争优先级和冲突的资源需求可能会给团队成员带来巨大的压力和倦怠。它可能导致士气和生产力下降。这反过来又会进一步阻碍敏捷项目的进展。
资源需求冲突
敏捷环境中，资源通常需要同时参与多个项目。但每个项目都有自己的截止日期、要求和资源需求，这可能会引起不同项目或团队之间的资源冲突。
这可能导致延误、冲突和资源分配决策的妥协，影响项目进度和整体效率。如果未能为具有高优先级的任务或项目提供必要资源，可能会导致错过最后期限并影响项目进度。
团队间沟通和协作不畅
在敏捷项目中，有效的沟通和协调对于资源管理至关重要。然而，如果沟通渠道不畅、资源可见性不足或团队分散，就可能影响团队成员、利益相关者和项目经理之间的协作。
这可能会导致误解和期望不一致，从而导致效率低下、重复工作和返工。因此，团队成员可能会花费更多时间寻求澄清，从而影响整体生产力和项目进度。
技能差距和资源短缺
敏捷项目通常需要多样化的技能和专业知识。资源和技能的可见性不足、缺乏适当的培训和发展机会，或者技能过时等，可能导致技能差距，因为团队成员可能没有必要的能力有效地贡献于敏捷项目。
如果没有必要的专业知识，团队可能会犯错误或忽视项目的关键方面，从而导致失败或低质量的交付成果。它还会影响员工的生产力，由于缺乏专业知识或资源，资源难以有效地执行任务，导致项目交付延迟。
过度利用和员工倦怠
在敏捷团队中，高效的团队成员有时会连续不断地从一个冲刺周期过渡到下一个，不停地完成任务里程碑并持续交付高质量成果，几乎没有时间休息或放松。他们还会定期与各个利益相关者协调合作，以获取反馈并将建议纳入后续的迭代中。
但是，如果这种快节奏的工作方式一直持续下去，就可能会给团队成员带来长期的压力，对他们的心理和身体健康产生不利影响。长此以往，团队成员可能会感到情绪上的压力和精神上的疲惫，最终导致过度劳累和倦怠。
无法识别成本效益的全球资源
在矩阵式的组织结构中，员工可能分布在不同的团队、部门和地点。这种布局可能导致信息隔离，因为敏捷管理者可能无法全面了解整个组织的资源状况，包括技能、能力、经验、所在时区、工作能力、可用时间、利用率等实时信息。
缺乏这种全面的洞察力会使管理者难以快速识别和动员成本效益高的全球资源，组建一个能力强大的跨职能敏捷团队。这还可能导致公司无法吸引或满足全球客户的需求，从而增加资源成本，并对生产力和投资回报率产生负面影响。
敏捷资源管理的 5 个最佳实践
有效的敏捷资源管理可以帮助确保团队拥有实现高质量成果所需的技能和能力。以下是实现这一目标的一些最佳做法：
利用跨职能团队的技能
跨职能团队由拥有不同专业知识和技能的成员组成，使得团队能够全面地贡献于项目的各个方面。利用团队成员的集体技能，可以更优化地分配和利用项目资源。
这也促进了灵活性，因为团队成员可以根据项目需求的变化适应并填补技能或知识的空缺。通过利用跨职能团队的优势和能力，组织可以提高生产力，交付高质量结果，并培养协作和知识共享的文化。
根据业务价值和任务依赖性优先安排任务
敏捷项目经常有一系列的任务待完成，重要的是要根据它们的商业价值和相互之间的依赖性来决定哪些任务应该优先完成。这样做可以确保项目从一开始就关注最重要的目标，并有效地分配资源以实现这些目标。比如下面是我们利用PingCode对任务的优先级进行评估管理：
管理者需要理解任务依赖性，以确定任务应执行的顺序和顺位。通过持续重新评估和重新优先安排基于它们的价值和依赖性的任务，组织可以有效分配资源，从而获得更好的项目成果和提高客户满意度。
预测项目资源需求
为了保证敏捷项目顺利进行，管理者需要提前预测每个冲刺所需的资源。这样可以确保在项目开始时就有足够的资源来完成任务，或者有足够的时间来调整资源分配以满足项目需求。
例如，如果预测到资源过剩或不足，管理者可以及时采取措施，比如调整项目任务、提升团队技能或招募新成员，以确保项目能够顺利进行。通过预测资源需求和提前规划，可以避免临时急需资源的情况，减少因资源短缺而可能产生的高昂成本。这样不仅可以提高资源的利用效率，还可以确保按时交付项目成果，提高客户满意度。
监控和跟踪资源利用率
在敏捷资源管理中，项目生命周期内持续监控资源的使用情况是非常重要的。这包括定期检查资源的使用、项目进展和团队绩效，以便及时发现任何偏差或问题。通过这种方式，组织能够发现可能的难题，如资源使用不足或某些团队成员负担过重。
这种监控使项目经理能够及时做出调整，根据项目的实际需要重新分配资源。它还有助于适应项目需求、优先级或限制的任何变化，确保资源的使用与项目不断变化的需求保持一致，并促进项目里程碑的按时完成。
比如下面是我们利用PingCode计划和跟踪团队人员资源情况的表：
实践迭代和增量开发
迭代和增量开发鼓励把工作分解成更小的部分，并逐步完成，从而更精确地进行资源估算、规划和分配。通过将任务分解成小块，团队可以更有效地管理资源，因为这些较小的任务更容易被估算和分配。比如下方是我们在PingCode将一个用户故事拆解成10个子工作项的场景。
迭代开发还有助于根据反馈确定工作的优先级，确保团队专注于当前最重要和优先级最高的任务，从而有助于更好地分配资源。它还提高了适应性，减少了风险，因为团队可以根据变化的需求或新的机会调整资源分配。
鼓励持续学习和改进的文化
积极促进团队成员追求学习和成长的机会对于培养资源管理中的持续改进文化至关重要。这可以通过参与培训课程、研讨会或其他提高技能的活动来实现。不断扩展他们的知识和技能，团队成员能够为项目作出更有价值的贡献。
拥抱持续改进的文化意味着将每次迭代或冲刺视为一个机会，来学习和改善资源管理的做法。定期进行回顾，根据收到的反馈和已经取得的成果调整流程，是非常重要的。这种方式使团队能够有效地提高资源分配的效率、改善容量规划和优化资源利用。
授权团队承担责任
与传统的瀑布式方法不同，敏捷团队被赋予更多的自主权来管理工作量。Scrum Master信任团队能够自我组织并承担起管理工作量的责任。他们还鼓励团队成员在决策过程中贡献他们的见解和观点，通过合作创造价值。
因此，通过这种方式授权给团队，可以培养主人翁意识，灌输按时完成任务的责任感，并激发他们不断提升自己。此外，这种做法也建立了团队成员之间的信任，因为他们依赖彼此来完成各自的角色。提高了员工的参与度和敬业度，从而提升了生产力，并确保了项目成功。
敏捷框架的资源管理软件
在敏捷项目环境中，资源的质量起着至关重要的作用。如果工作被分配给不适合的人，无论是能力不足还是超出能力，都不能实现关键资源的最优化利用。
人们需要全面了解所有资源的可用性和成本。只有这样，才能在人员、技术、知识、时间和预算之间实现平衡，以确保项目按时且符合目标地完成。在创建工作分解结构（WBS）之前，必须进行这种分析。
以下是一些用于管理敏捷项目的资源管理软件的主要特点：
资源或人力调度
资源调度是指在特定时间段内识别和分配资源到不同的项目任务上。通过企业的中心化甘特图视图，资源调度帮助消除了使用电子表格时的孤立问题。它也便于按照“最佳可用、最适合”而不是“首先可用、最适合”的原则来部署资源。大多数敏捷项目以小团队形式进行，除非为适当的任务部署了合适的资源，否则产品待办列表的效率将受到影响。
资源利用
资源用于计费或战略项目并且根据其能力得到充分利用时最为有效。通过测量所有员工的累积利用率，可以确定组织的效率。资源管理者可以积极地将资源从非计费任务转移到计费/战略任务上，并最大化他们的计费利用率。此外，确保Scrum团队成员在日常任务（如会议）上花费的时间最少，这一点也非常重要。
预测资源短缺或过剩
资源能力是指员工根据雇主的安排可供工作的总标准小时数。而资源需求则是指满足各种工作需求所需要的资源数量。通过分析资源能力和资源需求之间的差距，可以预测是否会出现资源短缺或过剩的情况。
如果需求超过了资源的能力或供应，就会出现资源短缺。相反，如果需求低于资源的能力或供应，就会出现资源过剩。
有效的替补管理
替补是指那些虽然未被分配到任何项目，但却在公司的工资单上的员工。简单来说，他们被公司留作未来项目的备用力量。如果不控制替补的数量，这项成本可能会突然激增，并且会对公司的财务状况造成显著影响。因此，在冲刺规划期间，Scrum Master需要考虑替补资源的可用性。
资源的预测与实际使用
资源预测是指预测各种劳动力指标，如需求、供应、替补席上的空缺、资源成本等。资源可能会被安排参与多个项目，在这些项目中，他们预计将花费一定的时间比例。因此，时间表有助于记录员工在每个工作上花费的时间。在敏捷项目管理中，这对于控制项目成本至关重要。
管理管道项目
管道管理的两个目标是建立健康的管道并赢得更多交易。然而，管道或未来项目也必须按时并在预算内交付，这需要先进的资源规划才能实现。许多调度软件允许使用虚拟资源创建项目计划，然后可以将这些虚拟资源替换为实际资源。由于在敏捷项目中需求经常变化，因此及时的资源能力规划至关重要。
支持矩阵结构
在矩阵组织结构中，某些个体可能向多个主管或领导报告。这种关系可以描述为实线或虚线的汇报关系。当两个管理者有不同的项目优先级时，管理共享资源变得复杂。
矩阵组织可以在Scrum Master能够访问其他部门的剩余资源时，补充敏捷项目管理过程。
资源信息的可见性以供决策
使用高级筛选器可以查看资源的相关信息，以帮助决策。它还可以设定为特定角色，例如，项目经理只能看到他管理的项目的信息。另一方面，地点经理可以看到该地点的资源相关数据。这些字段可能包括技能/能力、成本率、收费率等。
具有高级过滤选项的资源管理软件可以快速为Scrum Master识别适当的资源。
预测财务状况
预测是基于过去和现在的数据对未来进行预测的过程。为了计算项目的毛利润，我们需要知道每项资源的收费率和公司成本。大多数项目要么以固定成本运作，要么以时间和材料为基础运作。
对于固定成本项目，收入金额已知，我们只需要计算项目期间的资源成本。
场景 – 建模与仿真
仿真技术可以确定预测性会如何受到这些预测所基于的假设变化的影响。假设分析通常会根据不断变化的条件来比较情景及其潜在结果。可以在沙箱环境中模拟更改，并且可以将最佳可能的场景应用到计划中。
当资源紧张时，敏捷项目管理可以使用仿真模拟来决定项目和资源的优先级。
商业智能与报告
商业智能通过进行广泛的数据分析提供可操作的洞察。资源管理指标是使用实时数据、个性化报告和仪表板生成的。这些报告使管理人员能够做出明智的决策并监控整体资源健康指数。
Scrum管理者可以极大地受益于使用实时商业智能创建的数字仪表板，以应对需求的变化。
人力资源规划与优化
战略性人力资源规划考虑系统范围内的问题和策略，以：
- 支持组织的战略计划（例如，重组和重新部署）
- 解决影响整个业务的外部劳动力因素（例如，为退休泡沫的继任计划或因预算削减的员工减少计划）
- 维持组织能力（例如，在职培训）
- 减轻风险暴露（例如，安全规划和平等就业机会培训）
下一步是什么？
资源必须高效利用，因为它们是任何业务最昂贵的投资。在实施敏捷项目中的有效资源管理时，必须考虑这一点。此外，组织花费大量时间和成本来创建正确的人才库。
根据项目的性质，可以采用适当的方法论，如瀑布式或敏捷。因此，必须挖掘资源的技能和能力，以提高整体效率和盈利能力。
