市场上有许多需求管理解决方案。在寻找需求管理工具和软件时，需要考虑什么呢？哪些是顶级需求管理工具的共同特点？
每个行业都有其特定的要求，这些要求都是为了生产出满足安全性、使用性、可靠性以及客户满意度标准的产品、系统或软件。这些要求都以各种不同的方式相互关联和构建。比如在开发医疗设备、软件的过程中，从工程师到企业架构师，再到设计师、软件开发人员、医疗专家以及研究人员，他们各自都会提出不同的要求。然而，如果这些要求不能协同工作，最终生产出来的医疗设备可能无法正常运行，也不能满足最终用户的需求。
在产品开发和软件开发的过程中，需求可能分散在各种各样的环境和场景中。如果没有一个统一的平台来收集所有的产品需求，团队成员可能会各自为战，无法全面理解整个项目的全局情况。这种零散的工作方式可能会导致一些不良的结果，如项目严重延期、成本超出预算、产品出现缺陷、不能满足相关的合规性要求、产品需要被召回、遗漏了某些需求，以及需要进行大量的修改和返工。
正确的现代需求管理工具可以为我们提供极大的帮助。
一、什么是需求管理工具?
简单来说，需求管理工具就是一个为产品开发团队提供的中心数据库，它可以确保所有的团队成员都能够在需求不断演变的过程中，随时查看需求的变化，并准确评估他们在产品开发过程中的位置。当你有一个需求管理工具，它可以实时捕捉从软性知识到法规合规性标准的所有信息，这样的话，产品开发团队就能够实现更快的交付速度、降低开发成本，并提高生产效率等多种优势。
二、如何选择合适的工具和软件
随着产品、软件和监管指南变得越来越复杂，需求管理和项目管理也变得越来越复杂。过去那些如在静态的MS Word或Excel文档中跟踪需求，或者仅使用项目管理工具的方法，可能已经无法满足现代开发团队的需求。现在的团队分布在全球各地，而且越来越多的人选择远程工作，这意味着关键团队成员可能在任何地点、任何时间工作。
另外，技术的融合意味着，产品可能需要一支跨多学科，包括复杂的硬件和软件生态系统的团队。一个以前可能主要依赖机械专家的产品，现在可能需要涉及机械、电子、软件、硬件，甚至包括绿色能源和人工智能等新技术的专家。
然而，需要被记录的不仅仅是硬性知识。随着员工年龄的增长，团队需要找到一种方式来捕获即将退休的员工的软性知识和经验。并且，年轻员工，特别是千禧一代和Z世代，比他们的前辈更频繁地更换工作。因此，团队需要尽可能多地保存知识。此外，为了在竞争激烈的创业环境中保持竞争力，大企业正越来越倾向于使用敏捷开发方法，他们需要协作工具来简化流程，并且需要摆脱过时的商业模式和无效的静态需求文档。
在这种环境下，需求管理解决方案的需求空前高涨。拥有合适的需求管理工具，团队将能够简化产品开发流程，并且更快地将更优质的产品推向市场。
三、需求管理工具的选择标准
一定程度上，这取决于您的行业、产品和团队构成。您可以问自己以下一些问题：
需求管理软件是否支持协作？ 如果你的团队分布在不同的地方，实施一个能够允许有组织的协作并且能满足所有人需求的解决方案是非常关键的。一个能够支持协作的解决方案也有助于团队转向使用敏捷开发方法。
对于受监管行业中的复杂产品，最适合管理需求的工具是什么？ 总的来说，产品越复杂，所需的解决方案就需要越完善。对于高度受监管的行业，它们需要的需求管理工具能够实时追踪与合规性相关的需求。
动态需求有多重要？ 如果你的需求管理工具或系统未能解决开发生命周期的碎片化问题，并且你仍在使用静态需求，那么负面结果的可能性和风险就会增加。
我们是否陷入了停滞，效率低下，或经常出现阻碍产品发布的情况？ 合适的需求管理工具可以简化你的流程，并推动团队朝正确的方向前进。
我们是否需要需求管理工具与其他工具连接？ 许多基于云的需求管理解决方案提供了与其他基于云的工具的集成，进一步简化你的产品开发流程，并允许在整个生态系统中进行更好的协作。
使用电子表格和需求管理工具管理需求有什么区别？ 使用 Microsoft Word 文档或电子表格进行需求管理并不一定是错误的。对于有小型的内部开发团队、并且受到的监管指导较少的简单产品来说，使用电子表格可能就足够了。历史上，需求通常是通过电子表格或简单的文字处理文档来捕获的。
使用 MS Word 文档或电子表格进行需求管理的优点和缺点是什么？ ·
优点：简单；使用免费或开源的电子表格应用程序具有成本效益；使用的障碍较少。
缺点：容易出错；跟踪变更困难；可能不易进行协作。
随着产品和规定变得越来越复杂，使用电子表格的方法开始产生障碍，并妨碍对需求的追踪。团队越来越多地在各种地理位置、学科、功能甚至公司之间进行工作。随着跨领域协作的重要性升高，以及团队少有面对面工作的情况，试图维护一个电子表格变得越来越困难。即使是在云驱动器上的共享文档也可能不足够；它可能更新不频繁，保存在多个驱动器上，或充满了不足的信息。此外，尤其在多学科团队中，成员可能会发现电子表格在试图确定他们直接负责处理哪些需求时变得很麻烦。最后，从电子表格创建需求追踪矩阵可能会很麻烦，并可能包含不完整的信息。
当电子表格不再适合追踪和跟踪需求时，组织和团队需要考虑什么类型的专用需求管理解决方案会适合他们。一个专用的工具应该能让产品开发团队跨界协作，轻松追踪需求，并轻松生成需求文档。
四、什么是最好的需求管理工具？
“最好的”需求管理工具并非一成不变，而取决于团队和产品的具体需求，这涉及许多因素。
对于小型团队或初创公司，他们的特点通常是利益相关者较少，产品简单，预算有限。对这类团队来说，有许多免费和开源的需求管理工具可供选择，甚至包括像电子表格这样的工具。
对于中小型企业，它们通常有较少的利益相关者和用户，因此，成本可能会成为选择工具时的一个重要因素。这些企业可能更倾向于选择价格较低或者按用户收费的工具。尽管价格较低，但这些工具仍然能够提供需求追踪、集成讨论板以及协作等重要功能，同时也能保持成本效益。
对于受到严格规管的行业，使用一个强大的需求管理（RM）工具可以显著地减少产品失败、产品召回以及来自监管机构的警告等风险。通过使用一个可以集中管理所有信息的需求管理工具，团队可以获得更全面的信息，生成更精确的报告，从而降低产品出现问题的风险。
对于大型企业来说，一个可以提供全面集成和协作选项的需求管理平台可以帮助团队在快速发展的创业环境中保持敏捷。此外，选择一个合适的需求管理解决方案可以使得市场研究和用户故事的整合变得更加容易，从而提高产品成功上市的机会。
你的需求管理系统至少应该具备以下几点能力：
- 尽可能简化达成监管标准合规的过程；
- 降低各种风险和对变化的影响；
- 在团队和各种活动之间建立对齐和协作；
- 提供从头到尾的可见性和控制能力，并且具备一个可靠的单一数据来源。
五、需求管理工具的优缺点是什么？
对于在受监管行业工作并且涉及复杂产品的团队（特别是那些成员广泛分布的团队），采用专门的需求管理工具有许多优点。使用正确的工具，团队可以实现几个关键的优势：
提高生产力：通过使用一个专门的解决方案，团队成员可以有一个统一的、可靠的信息来源。当团队成员编写需求、添加用户故事、追踪进度、链接到其他知识层次，并与其他需求创建关系时，所有团队成员都可以看到决策和进展是如何影响产品开发生命周期的。
缩短上市时间：随着生产力的提高，产品上市的时间也会缩短。通过在需求管理解决方案中进行真正的协作，可以提高需求的追溯性，所有的利益相关者都可以实时看到各个部分之间的关系。
减少返工：据2018年由海外知名saas企业赞助的Engineering.com的研究显示，由于需求管理不佳，83%的设计团队经历了一些生产结果的失败。改进需求管理过程可以减少可能的返工，从而提高项目的最终结果。
减少缺陷：开发过程中的缺陷是常见的，但如果能在早期发现，就不会导致长期的问题。正确的需求管理可以帮助快速识别出缺陷并跟踪其影响。早期发现问题可以让团队及时对缺陷进行处理和修正，避免产品失败或监管问题。
当然，一些需求管理工具也有缺点。一些解决方案可能成本过高。如果解决方案不易于使用，团队可能不愿意采用，特别是如果客户支持不出色。此外，团队可能使用的不同应用或解决方案缺乏集成能力，从而阻碍生产力、协作，最终影响产品的发布。
需求管理软件应具备哪些重要的特性呢？
需求管理涉及到以下的能力：定义需求、建立需求关系模型、连接需求、重复使用需求以及导入/导出需求数据。这些特性在需求管理软件中都是非常重要的。
我们详细分析了市场上各种需求管理解决方案的一些关键功能，并展示了顶级需求管理工具的共同点。需求管理解决方案提供的特性范围广泛。这里突出的特性集中在任何解决方案必须提供以有效完成需求管理功能的核心功能。
六、顶级需求管理工具的共同点
易于使用：安装和实施应该不会占用太多时间，而且必须能够快速地与其他系统和工作流程集成，确保解决方案在团队中的应用。
协作和审查：这包括用户间交互的功能，以及一些基本的任务管理功能以允许任务协作。这包括审查、批准、提供电子签名、收集输入、维护版本控制和接收关于其他用户在软件中的活动的通知。这可能扩展到与外部团队和供应商的协作。
完全的追踪性和影响分析：能够在需求之间建立自动关系对于有效的需求管理至关重要。这包括测试管理和能够在项目生命周期中通过变更管理来运行测试用例和降低风险的能力。
灵活、可扩展的架构：客户正在寻找能够支持基于角色的部署的简单但灵活的许可类型的灵活、可扩展和安全的部署模型。这些选项应包括作为云中的SaaS解决方案的可用性或在本地提供。
集成：需求管理工具需要能够轻松地与公司正在使用的其他系统集成。此外，解决方案应包括一个为定制和集成到客户工具生态系统中的最佳解决方案而构建的API。一些需要考虑的集成包括软件开发工具、自动化测试工具和设计和建模工具。
报告和分析：包括图形工具和报告、交互流程和模拟、仪表板、故事板，以及图形模型的功能。
市场上的需求管理工具从MS Word，到专注于特定行业用例的工具（例如Greenlight Guru），再到全面的应用生命周期管理（ALM）工具（例如Modern Requirements4DevOps，Intland Software codeBeamer ALM）和服务于多个生命周期需求的产品生命周期管理（PLM）工具（例如Siemens Polarion和PolarionX，IBM Engineering Lifecycle Management，IBM Rational，IBM DOORS Family和IBM Next，Rational DOORS，PTC Windchill，Dassault Systems Reqtify），一直到专门针对需求管理学科的工具都可以直接从G2、TrustRadius、36氪企服点评等领先的客户评论网站上了解客户对产品的比较。
团队文化和正确的 RM 解决方案：相辅相成才能成功
最后，需要指出的是，正确的软件只能做到一定程度。归根结底，需求管理工具只是一个工具。但是，正确的工具可以更有效地推动团队的凝聚力和成功，特别是在敏捷项目中。在寻找需求管理解决方案时，你应该寻找一个可以：
从所有用户那里捕获全面的知识：随着工作力量变得越来越移动化，当员工离职时，捕获和保留知识比以往任何时候都更重要。正确的需求管理工具可以提供帮助。当用户输入和跟踪需求时，知识被保存在一个中心位置，允许未来的用户在未来的项目中访问这些知识。
鼓励协作并让所有用户都可见：虽然可能需要限制谁能真正修改需求，但正确的工具应该让所有团队成员都能看到最新的信息。这使得每个人都对项目有一种连接感，并让用户看到需求和变化对设计过程所有步骤的影响。
提供一流的客户体验：提供全面培训选项和持续支持的解决方案将帮助你的团队成员采用你的解决方案。一个额外的好处是一个强大的用户社区，可以提供同事的支持和建议。
正确的需求管理解决方案可以为你的产品设计团队提供一种管理、改变和跟踪整个开发生命周期需求的方式，并增加你成功推出产品的机会。如果你想了解更多关于 PingCode 如何简化你的需求管理，请联系我们。
选择需求管理工具
需求工程对项目的成功至关重要，因为它明确告诉所有与项目相关的人员需要做什么。基于更准确的需求，项目经理可以进行任务调度。需求管理软件工具可以极大地支持成功的团队，因为它可以使产品和系统的开发变得更高效和优化。
这种工具可以提供以下功能：
清晰度和可见性：让你对你正在构建的内容以及为何这样做有更全面的了解。
实时追踪：通过完整的追踪，确保产品质量并改进变更管理。
决策跟踪和快速审查：对需求、测试用例、用户需求等进行虚拟审查。
实时协作：即时关注并优先处理重要的决策，将需要的利益相关者拉入，参考历史背景以消除通信错误。
