• 首页
        • 更多产品

          客户为中心的产品管理工具

          专业的软件研发项目管理工具

          简单易用的团队知识库管理

          可量化的研发效能度量工具

          测试用例维护与计划执行

          以团队为中心的协作沟通

          研发工作流自动化工具

          账号认证与安全管理工具

          Why PingCode
          为什么选择 PingCode ?

          6000+企业信赖之选,为研发团队降本增效

        • 行业解决方案
          先进制造(即将上线)
        • 解决方案1
        • 解决方案2
  • Jira替代方案
目录

成本管理是什么以及为什么重要

项目成本如果不加管理,很容易导致支出失控。通过实施成本管理流程,可以防止在项目完成过程中出现意外情况(同时也能提高利润)。

什么是成本管理?

成本管理涉及规划、估算、预算和控制项目成本的过程,通常在项目生命周期的早期开始。项目的成本需要在规划阶段得到相关利益方的批准。

在项目进行中,实际成本可能会有所变动。因此,设置一个预算基准是一个明智的选择。

为什么成本管理很重要?

成本作为项目限制之一,为项目设定了财务上的限制。它影响到项目的范围、成果和时间安排。有了预算,就意味着必须在时间和范围的限制内进行操作,这样项目的成本部分决定了能够实现的目标多少。

明确项目需要的资金总额,可以帮助管理者做出合理的支出决策。如果有成本控制流程,就更容易避免成本超支。

项目经理除了担心成本超支,还要考虑到资源规划不当可能导致项目失败。无效的或不存在的成本管理流程可能导致问题,而有效的流程可以防止这种情况发生。

跟踪资金使用情况可以提供透明度,并帮助管理者控制项目。明确表示“我们花了这笔钱”与“我们在X、Y和Z上花了这笔钱”的区别很重要。

项目赞助商看重透明度,他们想清楚自己的钱用到了哪里。

在一个项目中有效的成本管理还能帮助改善其他项目的结果。通过利用历史数据估算成本,管理者如果能从以往的项目中获得可靠数据,将更有可能准确估算未来项目的成本。

成本管理的挑战

完美的预算是不存在的。即使项目范围保持不变,成本也可能因市场条件、通货膨胀、供应商要求等因素而发生变化。

估算不准往往意味着团队没有足够资金来完成项目范围,这直接导致项目失败。

项目经常需要应对变化,无论是时间、范围还是团队成员的可用性,任何一个方面的变化都会影响到其他方面。因此,即使最初的估算是正确的,几个月后也可能不适用。

还有沟通问题,跨团队合作时需要快速准确地交换信息,包括成本信息的更新。如果项目团队成员没有及时了解预算的变动,他们可能会继续进行已经超出项目范围的工作。

项目成本管理流程

成本管理涵盖了四个主要流程:

  • 资源规划
  • 成本估算
  • 预算编制
  • 成本控制

这些流程应当在项目的整个生命周期中应用。它们应该按照上述顺序执行,因为每个流程都会影响到其他流程,这与瀑布式项目的阶段类似。

现在让我们来详细了解这些流程:

资源规划

这是第一个流程,与成本关联不大。资源规划的目标是集合所有交付项目所需的资源,包括人员、材料、设备和软件等。

在此阶段,管理者通常会拥有一个工作分解结构(WBS)。下一步是在WBS中加入更多信息,例如:

  • 谁来完成这些任务?
  • 项目需要哪些技能?
  • 工作需要多长时间完成?
  • 还需要其他资源吗?
  • 如果需要,这些资源是什么?

当每个任务都包含了这些信息后,管理者就会拥有一个完整的资源清单。

资源规划时,可以采用一些策略,例如利用历史数据。以往的项目虽然可能与当前项目不完全相同,但可作为参考。

还应咨询团队成员,他们的经验可以帮助确定时间表,并应对可能只有实践者才能预见的情况。

资源规划的结果将为下一步做好准备。

成本估算

一旦把所有准备工作排列妥当,就可以开始估算项目的成本了。成本估算就是预计项目所有资源所需成本的过程。

进行成本估算需要以下信息:

  • 资源列表
  • 每项资源的成本
  • 每项资源的使用时长
  • 可能影响成本的外部因素
  • 潜在风险列表
  • 以往项目的历史成本数据

将这些因素结合起来,可以得到一个大致的项目成本估算。但需要注意,这个估算可能不会百分百准确,这一点对所有项目参与者(尤其是利益相关者)来说都非常重要。

有几种成本估算技术可供选择:

类比估算:利用以前类似项目的数据进行估算。项目之间在需求、范围和时间表方面越接近,估算的准确性就越高。

参数化建模:这是一种使用算法、公式、变量和统计数据来估算项目成本的技术,数学爱好者可能会特别喜欢这种方法。

自下而上的估算:从最基本的细节开始估算,逐步向上汇总。

成本预算

有了成本估算结果,就可以进入下一个阶段——预算编制。预算会详细列出项目的所有成本。预算编制不仅涉及成本的详细划分,还包括决定多少钱分配到哪里以及何时分配。

需要考虑和分配的成本类型包括:

  • 劳动力
  • 材料
  • 运营成本
  • 工具

预算的制定确定了成本基准。了解企业愿意并且能够支出多少钱,有助于更精确地进行成本控制。而成本管理的最终步骤正是关注于控制。

成本控制

其他流程主要在规划阶段进行,但成本控制则贯穿项目的整个持续期。

成本控制的方法是通过跟踪支出来验证实际花费是否与项目各阶段的预算相符,最好使用项目管理工具,以便能够与其他项目数据一同查看。

但控制不仅仅是监控和对比数字,尤其是当项目出现问题时。如果项目面临超支,项目经理需要采取措施阻止进一步的损失。

即便支出按计划进行,利益相关者也希望了解情况。频繁地报告费用有助于让所有人放心,确认一切都在按计划推进。如果支出超出预算,更应该通知利益相关者。他们需要理解引起项目变化、成本和时间表变动的原因。

使用BigPicture管理项目成本

用纸和笔跟踪成本的时代已经过去,现在,组织通过软件来管理支出。

想要全面查看项目级成本的Jira用户需要额外的软件,为什么不选择一个功能更全面的工具呢?

Appfire的BigPicture让你能够管理项目、计划或投资组合的每一个方面。无论是规划、跟踪、管理还是报告,这款PPM强大工具都能让这一切变得更加简单。

例如,你可以使用我们的甘特图模块,通过WBS来细分项目范围。你将能跟踪包括预估成本和实际成本在内的多个字段。并且你可以汇总整个项目的成本数据。

与Jira的双向整合意味着数据在工具之间可以无缝流动,这有助于保持数据的准确性。

BigPicture还会提醒你注意项目预算。

想要更好地管理你的项目(包括它们的成本)吗?把BigPicture添加到你的Jira实例中。开始免费试用,看看PPM工具如何帮助你的组织控制成本。

相关文章