在定义问题日志之前，让我们先定义项目问题。问题是直接影响项目时间表或性能的任何障碍或意外影响。它与风险不同，风险可以定义为项目中可能发生的潜在问题或未来问题。问题是项目中已经出现的事情，您需要立即识别和跟踪该问题。
什么是问题日志？
问题日志是一个简单的列表或电子表格，有助于管理者跟踪项目中出现的问题，并对它们进行优先响应。问题日志的目的是有效管理那些可能干扰项目的问题，并在它们演变成可能使项目偏离轨道甚至失败的问题之前，及时解决它们。
问题日志的组成部分是什么？
问题日志的基础形式是一个列表，其中收集了可以是正在进行的（持续的）或已经解决的（已关闭的）问题。这种结构使您能够从识别问题的时刻开始，直到解决问题的时刻来跟踪问题。
然而，问题日志还可以更具动态性。通过按照类型和严重程度对问题进行排序和组织，问题日志可以帮助您优先处理并管理问题，这是问题管理的关键环节。问题日志可能会包括如下的一系列列标题：
- 问题编号：通过为每个问题分配少数编号，确保容易将其与其他问题区分开，因为在一个项目中可能会有多个问题。
- 状态：通过记录问题的状态（例如打开、进行中、阻塞或完成），您可以跟踪问题的解决过程。
- 问题描述：提供问题的详细描述有助于确保了解问题的具体情况，避免重复，并帮助负责解决问题的人快速理解问题所在，减少追踪人员和延迟响应的时间。
- 类别：您可以按照不同的标准（例如部门、供应商或问题类型）对问题进行分类，这有助于进一步细化问题管理。类别可能会因项目或团队的具体情况而有所不同。
- 优先级：因为资源和时间可能有限，所以确定问题的优先级（低、中、高）非常重要。这可以帮助您集中精力解决对项目最重要的问题。
- 分配给：记录负责解决问题的团队成员的名字。分配所有者确保了问题不会被忽视，并可能得到解决。
- 提出人：提出人与被分配为所有者的人不同，他是首先识别问题的人，并可能在解决问题过程中提供额外的资源和协助。
- 开放日期：记录识别问题的日期为解决问题提供了时间框架的起始点。
- 关闭日期：记录问题解决的日期，为整个问题解决过程提供了明确的时间线。这对于回顾历史项目中类似问题可能非常有用。
- 评论：这是一个空间，您可以记下重要信息，如问题是如何解决的、它是否与另一个任务有关，以及它可能再次出现的可能性等。
问题日志的优异实践
在使用问题日志时，有许多事情需要理解，以便充分利用它。其中之一是确保涵盖问题日志的所有组件。尽管可能看起来像浪费时间，但确保问题日志中包括问题的所有相关部分（如类型、描述等）是非常重要的。这些细节有助于更准确地捕获和解决问题。
同样重要的是设置里程碑。与负责问题的团队成员合作制定一个解决问题的计划，并在计划中添加里程碑。里程碑可以用作进展追踪工具。如果团队未能实现这些里程碑，可能需要重新审查计划或增加资源。
虽然问题日志模板有助于组织和跟踪问题，但它们是静态的，需要手动更新，可能占用宝贵的项目时间。因此，使用基于云的项目管理软件可以实时连接团队并更新信息，被视为优异实践之一。
