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什么是问题日志

在定义问题日志之前,让我们先定义项目问题。问题是直接影响项目时间表或性能的任何障碍或意外影响。它与风险不同,风险可以定义为项目中可能发生的潜在问题或未来问题。问题是项目中已经出现的事情,您需要立即识别和跟踪该问题。

什么是问题日志?

问题日志是一个简单的列表或电子表格,有助于管理者跟踪项目中出现的问题,并对它们进行优先响应。问题日志的目的是有效管理那些可能干扰项目的问题,并在它们演变成可能使项目偏离轨道甚至失败的问题之前,及时解决它们。

问题日志的组成部分是什么?

问题日志的基础形式是一个列表,其中收集了可以是正在进行的(持续的)或已经解决的(已关闭的)问题。这种结构使您能够从识别问题的时刻开始,直到解决问题的时刻来跟踪问题。

然而,问题日志还可以更具动态性。通过按照类型和严重程度对问题进行排序和组织,问题日志可以帮助您优先处理并管理问题,这是问题管理的关键环节。问题日志可能会包括如下的一系列列标题:

  • 问题编号:通过为每个问题分配少数编号,确保容易将其与其他问题区分开,因为在一个项目中可能会有多个问题。
  • 状态:通过记录问题的状态(例如打开、进行中、阻塞或完成),您可以跟踪问题的解决过程。
  • 问题描述:提供问题的详细描述有助于确保了解问题的具体情况,避免重复,并帮助负责解决问题的人快速理解问题所在,减少追踪人员和延迟响应的时间。
  • 类别:您可以按照不同的标准(例如部门、供应商或问题类型)对问题进行分类,这有助于进一步细化问题管理。类别可能会因项目或团队的具体情况而有所不同。
  • 优先级:因为资源和时间可能有限,所以确定问题的优先级(低、中、高)非常重要。这可以帮助您集中精力解决对项目最重要的问题。
  • 分配给:记录负责解决问题的团队成员的名字。分配所有者确保了问题不会被忽视,并可能得到解决。
  • 提出人:提出人与被分配为所有者的人不同,他是首先识别问题的人,并可能在解决问题过程中提供额外的资源和协助。
  • 开放日期:记录识别问题的日期为解决问题提供了时间框架的起始点。
  • 关闭日期:记录问题解决的日期,为整个问题解决过程提供了明确的时间线。这对于回顾历史项目中类似问题可能非常有用。
  • 评论:这是一个空间,您可以记下重要信息,如问题是如何解决的、它是否与另一个任务有关,以及它可能再次出现的可能性等。

问题日志的优异实践

在使用问题日志时,有许多事情需要理解,以便充分利用它。其中之一是确保涵盖问题日志的所有组件。尽管可能看起来像浪费时间,但确保问题日志中包括问题的所有相关部分(如类型、描述等)是非常重要的。这些细节有助于更准确地捕获和解决问题。

同样重要的是设置里程碑。与负责问题的团队成员合作制定一个解决问题的计划,并在计划中添加里程碑。里程碑可以用作进展追踪工具。如果团队未能实现这些里程碑,可能需要重新审查计划或增加资源。

虽然问题日志模板有助于组织和跟踪问题,但它们是静态的,需要手动更新,可能占用宝贵的项目时间。因此,使用基于云的项目管理软件可以实时连接团队并更新信息,被视为优异实践之一。

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