什么是范围蔓延

项目经理经常需要处理项目中的变数，如挑剔的利益相关者、不断改变的截止日期、团队中的意外状况等。尽管最佳的项目经理擅长确保项目按计划进行，但有时也需要调整策略以适应新情况。

范围蔓延是指项目要求超出了最初的计划或范围。这是生活中不可避免的现象，无论在哪个团队或任何角色中都可能发生。它往往带来压力，导致项目延期和超出预算。虽然范围蔓延大多被视为负面现象，但它也可以被视为一个警告信号，就像煤矿中的金丝雀能预警有毒气体一样。范围蔓延可能揭示潜在的问题或中断，从而帮助团队及时调整，使项目最终变得更好。

下面我们来了解一下如何为项目成功做好准备，以减少范围蔓延可能带来的负面影响，并且从这些不可避免的困难中受益。

什么是范围蔓延？

首先，我们来建立一些基础认知：项目的范围是指为了按照预定的功能和特性交付一个产品，需要完成的所有工作。在一个理想的情境中，所有与项目相关的人（利益相关者）都对如何完成这个工作有共同的理解，并且都明确知道什么是项目成功的标准。但是，当项目实际进行的内容超出了最初的预期或计划时，就会出现所谓的“范围蔓延”。

范围蔓延是指项目的需求或要求在其整个生命周期中不断增加，尤其是在没有有效的变更管理措施的情况下。范围蔓延有许多负面影响，如导致项目交付延期、预算超支、产生各种障碍以及对资源的分配产生混乱。这种现象不仅会给特定的项目带来问题，还可能对整个组织的其他项目和资源产生连锁效应。

总结来说，范围蔓延会给团队和项目带来很大的挑战和压力。虽然大家都应该努力避免它，但也要认识到它不完全是坏事，有时还可能带来一些意想不到的好处。本文的目的就是为了探讨如何应对和管理范围蔓延。

什么导致了范围蔓延？

导致项目范围扩大的最主要原因是糟糕的计划和不良的沟通。即使最有组织、最团结的团队也会遭受这种影响，特别是当他们面对超出他们控制的情况时。

一个出色的项目经理在项目计划的每一个方面都会付出巨大努力，包括考虑项目范围、组织所需的资源、设定和监控预算，以及维护时间线。如果任何一个方面没有被充分考虑，都可能导致范围蔓延。为了管理和执行项目中的所有变动部分，预测和组织能力都是至关重要的。但项目经理不能预见所有事情，他们不可能完美地预知每一个突发事件。

生活和项目管理都充满了不可预测性。即使是最有经验和最高效的团队，也可能会遇到他们未曾预料到的挑战，例如客户突然要求额外的功能、技术问题导致项目延误或供应商的问题导致预算超支。

除了良好的组织和计划能力，项目经理还需要具备灵活性和敏捷性。他们需要对项目可能出现的问题有敏锐的观察力，并能够及时调整策略来应对。

沟通不畅，或“与一群人打交道”

差的沟通，特别是在团队管理中，可以导致项目出现问题。尽管详细规划项目的细节很重要，但确保这些计划被团队成员了解并获得他们的支持也同样关键。如果团队成员不知道他们的具体任务、当遇到问题时应如何解决，或者他们可以使用多少预算，这可能导致困难。这种情况尤其在团队成员觉得自己并没有参与决策过程中更为明显。

对于新成立或是临时性的项目团队，这种问题可能更为严重。因为这些团队成员可能不如稳定的团队那样熟悉彼此的专业能力或是沟通风格。因此，项目经理或其他领导者需要从项目的开始就确保团队内部有良好的沟通，建立一个文化，其中包括透明度、能够看到每个人的工作进度和心理安全性。这样当项目面临困难时，没有人会感觉被忽视或者排斥。

范围蔓延实例：丹佛国际机场

1995年丹佛国际机场自动化行李处理系统的失败是一个关于范围蔓延的著名案例。

原本的计划是为新建的机场设施实施一个大型的软件系统来自动化行李处理，以便更有效地处理大量的旅客和行李。这个系统本应是一个开创性的解决方案，但最后它超出了预算5.6亿美元，推迟了16个月才完成，并且最终的功能远小于最初的设计规模。

虽然有一个2008年的案例研究对此进行了详细的分析，但简单来说，丹佛国际机场的这个项目经历了一系列的错误。其中包括严重低估项目的实际复杂度，以及在项目过程中没有有效地考虑和纳入各方利益相关者的反馈。这些因素共同导致了这个项目的大规模范围蔓延。

为团队成功做好准备

为了确保团队的成功，我们需要接受并预备面对突发情况和人际沟通的不完美性。为了尽可能成功地执行项目并避免范围蔓延，我们应该遵循哪些最佳做法？

建立透明和可见的团队文化

开放的沟通和心理安全是构建一个健康、高效团队的关键要素。这些要素不仅有助于团队的正常运作，而且可以降低范围蔓延的风险。当团队成员觉得他们的声音被重视，并且他们可以自由地分享自己的观点时，他们更容易识别出可能导致项目脱离轨道的风险因素。

团队应该计划他们的每一个步骤，并详细记录每一个决策过程，以确保团队始终朝着他们的最终目标前进。

使用项目启动策略来确定团队对成功的期望和标准，确保团队对项目的关键部分有共同的理解。
明确定义项目的需求，这有助于揭示项目的实际范围和团队所需承担的工作量。
清晰地分配和定义团队成员的角色和职责，这样每个人都知道他们的工作内容，并且可以识别出可能需要额外关注的领域。
在团队内部和项目的整个过程中，保持信息和知识的开放共享，并把文档记录和知识传递作为沟通策略的重中之重。

建立切实可行的项目时间表

当确定项目的时间表时，应该与有经验和知识的利益相关者合作，以确保时间表的参数是准确的。在制定时间表时，重视真实和准确的估计，而不是基于过于乐观的预期。这意味着，即使你希望项目能够快速完成，你也应该根据实际情况和潜在的挑战来设定时间表。一个经过深入思考和制定的项目时间线不仅是用于指导项目执行的行动计划，还是一个问责的工具。这意味着，如果项目偏离了既定的时间线，团队成员和利益相关者可以使用它来追踪问题和延误的原因，通过这样的时间表，你可以更容易地识别可能导致项目范围扩张（或称为范围蔓延）的潜在障碍。

尽管你的时间表应该被视为项目进度的真实和准确的反映，但你也需要认识到项目的执行过程中可能会出现各种不可预测的情况或挑战。因此，时间表不应该是一个固定不变的文档，而应该是一个可以根据实际情况进行调整的“活动文档”。