比如你正在负责一个项目，目的是为公司做一个关于新计划的介绍。当你完成了初稿后，你向上司提交以寻求他的反馈。上司给出了一些建议后，又想把这个初稿分享给更高层的领导团队。
领导团队在审核后又提出了他们自己的一些修改意见。接着，他们决定再把这个稿子交给设计团队来考虑加入一些图形元素。但设计团队提出的建议中，有很多与上司最初的意见是冲突的。
最初的一个简单的反馈请求很快就变成了一个冗长的过程，导致了混乱的结果。现在，你甚至都弄不清楚应该怎么办了。
像这种现象在日常工作中并不少见。
臃肿的反馈流程会导致问题
由于各种原因，项目反馈流程中的问题会经常发生。在过程中，我们通常希望确保没有漏掉任何关键的利益相关者。这是因为得到多方的肯定或批评会让我们感到更加安心，尤其是当事情出错时，知道有其他人与我们共同承担责任。
研究表明，无论是正面还是负面，频繁的反馈可以提高我们的积极性。
但是，当每个人都尝试发表自己的意见时，反馈过程可能变得既低效又令人困惑。当收到大量的修改建议时，需要花费大量时间整理和澄清这些建议，这会减慢项目的进度并增加挫败感。
由于需要跟踪和整合来自多个来源的建议，尤其是当这些建议相互矛盾时，工作出错的风险增加，重要的修改建议可能会被遗漏。
4种简化反馈流程的方法
让我们深入探讨4种简化反馈流程，使其尽可能高效的方法。
1、做好持续评估的准备
如果不加注意，反馈循环可能会逐渐增长，从而变得更加复杂。这可能是因为更多的部门或个人希望了解项目进展并对其提供反馈。当反馈过多时，过程可能变得难以管理，就像一个厨房里有太多的厨师，相互之间可能会产生干扰。
反馈循环不应该是一个简单设置后就可以忘记的系统。相反，团队应该定期退后一步来评估现有的反馈过程，看看是否有可以简化或完全消除的步骤。
你可以使用DACI框架来明确角色并确保每个人都知道他们如何融入项目和决策中。在这个框架中：
- D代表“驱动者”，负责组织利益相关者、整合必要信息，并在约定的时间做出决策。
- A代表“批准者”，即做最终决策的人。
- C代表“贡献者”，他们有相关的知识或专长，可以提供反馈，但没有投票权。
- I代表“受通知者”，他们会被告知最终决策。
确定这些角色并定期评估反馈过程可以帮助团队避免过度复杂和无效的反馈循环。
2、实施小步骤的反馈
完成一个大型项目后，发现它需要进行大量修改是非常令人沮丧的。建议采取更短、更频繁的反馈循环，即在任务的每个小阶段都获取反馈。这种方法可能起初看起来不太直观，但实际上它非常有益。例如，在写博客文章时，不要等到整篇文章完成后才征求意见。相反，应该在完成文章的大纲或初稿后就开始征求反馈。
采用这种方法的好处是：减少了临时、紧急的修改，因为问题或建议可以在早期就被发现和解决；使人们更愿意、更迅速地提供反馈，因为他们只需要评价一个小部分的内容，而不是一个完整的、大型的成果；避免了所谓的“多米诺骨牌效应”。这指的是，当你发现一个小问题并修复它时，可能会意识到这个小修改实际上会导致整个项目的大范围变动。
3、具体说明你的需求
人们喜欢得到反馈，因为它可以让他们知道自己是否在正确的道路上进行。但是，并不是所有反馈都是有用的或相关的。在寻求反馈时，最好明确指出你希望得到的反馈的种类和范围，特别是考虑到不同的团队或个人具有不同的专长。
例如，当你希望SEO团队提供关于博客文章的反馈时，你可能更关心文章的关键词密度，而不是文章开头的轶事。因此，你应该明确这一点，并确保他们理解你的期望。
不应该提出一个模糊的、普通的请求，如“你能看一下这篇博客文章并提供你的反馈吗？”这样可能会得到一些不相关或不需要的反馈。
你应该非常具体地告诉他们你希望他们关注的内容，如：“你能够审查这篇博客文章，并就我们应该做哪些关于SEO的修改提供意见吗？我们的目标是让这篇文章在‘营销技巧’这个关键词上排名第一页。”
通过明确你的要求，你可以为你希望收到的反馈设定边界。这样可以避免无关的、多余的或冗余的反馈，从而节省时间并提高工作效率。
4、辨识反馈与批准之间的差异
在组织内，可能有很多人想要预览一个项目的内容，但是，真正提供有价值的、建设性的反馈和仅仅给予一个项目正式的批准或认可之间有明显的差别。
我们将他们分为两组人：
- 反馈组：这一组的人员对项目有深入的了解，希望积极地提供反馈，并在一定程度上决定项目的方向。
- 批准组：这些人员可能不太关心项目的细节，但在项目结束之前想要进行最后的检查，确保一切都符合预期。
属于第一组的人员应该在项目的早期阶段就参与和提供反馈，因为他们的反馈对项目方向的决策可能非常关键。属于第二组的人员则应该在项目即将完成时参与，进行最后的审查。
通过这种方法，项目的决策和流程会更加高效，因为可以在恰当的时候纳入恰当的人员，避免不必要的混淆和延误。这种方式还展现了对各个参与者的尊重，因为它确保了每个人都能在适当的时间和地点发挥其价值。
例如，高级管理人员，如营销副总裁，可能并不关心某个博客文章草稿的每一个细节，他们可能只关心最后的审查。对他们来说，没必要把他们纳入项目的每一步，这只会增加不必要的沟通负担。
反馈应该是富有成效的，而不是带来问题
反馈在职场中是极其重要的，因为它可以帮助建立一个基于诚实和透明度的积极公司文化，并可以导致更好的最终产品或成果。虽然反馈很重要，但这并不意味着应该不加选择地持续获取更多的反馈。过多的反馈可能会导致反馈流程变得复杂和臃肿，这可能会导致项目进程放缓和增加错误的风险。
团队应该持续地关注并简化其反馈循环，确保它们是有效且高效的。这意味着需要定期评估和调整反馈的获取和处理方式，确保它真正有助于团队的目标。采纳有效的反馈策略和建议，使团队的反馈流程变得更为有益，而不是成为一个麻烦或障碍。
