项目资源管理指南：重要性以及全流程、技巧

在项目管理里，资源管理扮演了什么角色？为什么它是项目规划的核心部分？

资源管理和项目管理都是为了安排和规划工作活动。使用它们能让项目顺利进行，加速实现组织目标。

但如果只做项目管理而不考虑资源，就好比只看到了问题的一部分。忽略资源规划会导致延迟、过度预订和成本上的大失误。

本文将深入介绍项目资源管理，你可以把它当作一个实用的入门包，它不仅包括了基础术语，还有行业内的顶尖技巧和建议。我们还列出了一些最好的策略和解释了为什么对项目的资源进行规划和管理这么重要，以及如何轻松启动这个过程。

资源管理是项目管理的一部分，负责规划、组织、管理和评估工作。目标是尽可能高效地规划、分配和安排公司资源，通过最大化资源的使用率达到目的。

什么是项目资源管理？

简而言之，项目资源管理的目的是确保最佳地使用组织的资源，保障项目各环节顺利且高效运行。它帮助回答这个问题：为了按时、符合预算交付项目，需要做什么？

项目资源管理定义为：以最高效的方式规划、组织、安排和管理项目的资源——包括人员、工具、设备、技术和设施，以最大化资源使用率，确保项目各要素的最佳利用。

什么是项目管理中的资源？

资源被定义为为了完成任务或项目可以规划或预定的任何事物或任何人。资源的类型根据不同行业而异。

资源规划和调度通常涉及可再次使用的资源。这包括人力资源，比如工作团队及其特定技能，以及非人力资源，如电脑、设备、房间、车辆等。

规划和管理项目的资源确保有效使用所有资源，按时完成任务，且符合预算。这样做能提升团队的工作效率，并通过最大化团队潜力减少加班和压力，谁不希望拥有一个健康快乐的团队呢？

举个例子：一个UX设计师、设计团队负责人和市场经理在“X”会议室开了一个为期2小时的周会。

正在使用的资源包括：UX设计师、设计团队负责人、市场经理、会议室“X”和2小时时间。

项目管理中的资源类型

资源管理在业务的每个方面都非常重要。为了确保项目按时按预算完成，对项目进行资源配置是必不可少的。资源包括多种类型，例如：

财务——资金。比如，可以投资多少钱用于新设备或员工培训？
人员配置——设计师、建筑工人、司机、审计员等。是否有足够的劳动力？团队是否具备完成项目所需的技能？是否需要雇佣或外包其他人员？
空间和房间——会议室、办公室工作室、仓库等。当前的空间能否舒适地容纳所有人员和资源？是否已经发挥出最大的容量？例如，实施设施管理策略可以提高电子商务仓库的存储效率，更好地利用空间，确保产品随时可用于快速发货。
设备——起重机、车辆、管道、相机等。每个人是否都有完成任务所需的必要设备？
技术——软件、工具和数字系统。项目需要什么技术？有资金去实现这些技术需求吗？

资源管理流程

现在已经对一些基本概念有了了解，接下来详细探讨如何有效进行资源管理。

利用率——显示在选定时间段内资源使用的百分比。它可以是人员的时间或技能、机器的使用，或者在会议室中度过的时间。最大利用率始终是100%。资源管理的一个目标是尽可能有效地最大化资源利用。

提示：有时候少即是多。永远不应该计划100%的资源利用率。这样做可以为意外变化、突发工作和问题留出空间。

资源计划——是资源调度之前的步骤。这有助于了解完成项目所需的所有不同资源。应该尽可能详细地制定资源计划，考虑项目的所有明显和不那么明显的部分。这样可以避免项目进行过程中的资源过载或缺乏。从长远来看，这可以使项目更加具有成本效益。

开始日期和结束日期——项目或任务的实际开始和预期完成日期。

持续时间——显示项目或任务的长度，以天或小时为单位。持续时间包括工作日以及假日、周末和公共假期。

比如我们就是通过以下工具PingCode，进行资源计划排期，跟踪：

以及通过资源管理功能实现资源及容量管理帮助管理者快速完成工作排期规划，轻松掌握团队成员工作饱和度：

项目资源管理技巧

当你制定一份出色的资源管理计划时，确保你做到以下几点：

资源分配——帮助确定完成项目所需的资源类型和数量，并将特定资源分配给特定的项目任务。
资源聚合——统计每日、每周或每月消耗的资源总量，基本上是在一定时间内为完成一个任务或项目而使用的资源总和。
资源调度——了解资源的分配情况和消耗概览后，就能更容易地根据实际的资源和项目计划进行调度。资源计划会指明需要资源的确切时间。

资源调度有助于确保：

资源得到有效利用
任务按实际计划进行，包括明确的开始和结束日期
识别可能因资源不足而导致的问题和冲突
促进更好的未来规划

项目管理中的资源容量是什么？

当你手头有多个项目时，需要确保所有工作都能得到完成。这就需要进行资源容量规划。以下是一些确保有足够人手承担工作量的方法：

资源平衡——解决资源同时需要完成多项任务的问题，或者当项目任务所需的资源超出可用资源时。通过资源平衡，可以在一个项目或不同项目中平衡不同资源的工作量。使用能提供视觉概览的资源管理软件是实现完美平衡的最佳方式，例如，基于资源的甘特图。这能帮助你知道项目何时能完成以及将使用哪些资源，并解决过程中的冲突。

例如：如果工程师小王被同时分配了两项活动——因为他每天只能工作8小时，所以需要进行资源平衡。需要调整计划和时间框架以便小王能完成工作，或者可能需要重新分配资源，以便有人能帮助小王按时完成。在资源平衡过程中，项目的时间可能会发生变化，这一点很重要。

资源平滑——是在时间表不灵活时优化资源的方法。这可能意味着你被限制在特定的时间框架内或无法延长计划。在这种情况下，需要在现有时间框架内优化资源。

例如：工程师小王希望完成他被分配的两项活动。但这将导致资源平衡，进而使项目延期两天。为了通过资源平滑解决这个问题，需要更有效地优化其他资源，以弥补额外的两天。资源平滑有助于处理工作分配不均的情况。

资源过度分配——如果一个资源被分配了过多的工作，就会发生过度分配。为了解决这个问题，需要平衡团队的工作量或寻找其他解决方案，比如从另一个团队调配人员或招聘新员工。不采取行动可能导致加班或项目延期，这对项目、团队和预算都是成本高昂的。

例如：工程师小王与其他两名工人和一台推土机一起在一个项目团队中工作。计划在本周末完成工作，以便开始下一阶段。然而，除非向团队分配另一台推土机，否则项目将超期，可能导致员工和团队疲劳。

资源管理中的依赖关系是什么？

资源依赖性——是不同资源之间的连接，其中一种资源如果没有另一种资源就无法工作。

例如：司机和他的卡车、没有团队成员的团队会议、空荡荡的办公室或会议室等。

任务依赖性——不同任务之间的关系，其中某个任务必须完成后，其他任务才能开始。依赖的任务顺序是事先设定好的。

比如，你不能在铺设地基之前开始建造墙壁。任务依赖性展示了项目的工作流程。这不仅适用于建筑项目管理，也适用于所有类型的项目。

使用Ganttic这样的工具，你能在任务之间画出依赖线，这提供了一个可视化的概览，让你清楚地看到哪些任务是相互依赖的。这样，你就能在关注任务间重要依赖的同时，对计划和任务日期进行调整。

资源管理计划的最佳实践

1、你必须耐心

如果资源管理对你来说还很新，就多花点时间去熟悉它。变化、适应和资源重新分配几乎是日常工作的一部分，这是一个持续的过程。但投入时间去理解它，能帮助你的项目避免失败。

2、了解团队的技能

在进行资源分配前，首先需要规划所需的技能和资源。对团队及其技能的了解越深入，分配任务就越容易。这样，你就能确保每项任务都分配到合适的资源。

3、永远不要规划 100% 的利用率

尽管每个公司都希望最大化资源利用率，但建议不要计划使用100%的资源，留出5-10%的空间以应对突发情况。这样，你就能为不可预见的事件做好准备。

4、保持灵活性

保持灵活性是非常重要的，因为总会有变化。作为项目经理，你需要随时跟踪项目进展，并做出相应的调整，以确保资源得到最佳利用和效率。

5、团队协作是成功的关键

项目失败往往是因为沟通不畅。确保团队成员随时了解最新的变动，无论是小团队还是跨国团队，这一点都非常重要。同时，也不要忘记庆祝达成的成就和里程碑。良好的团队沟通是管理团队最有效的方式。

6、专注于关键和有价值的资源

不同的资源对项目结果的影响程度不同，关注那些关键资源，确保它们的任务能够优先完成。

7、时间

时间是你最宝贵的资源，不应被低估，必须被跟踪。在制定计划时，要考虑所有可能使用时间的情况，包括处理电子邮件这样的行政任务。这样做可以减少总体上的时间损失。

8、使用有助于规划的软件

最后，利用数字时代的优势，选用合适的软件来帮助你规划。这样不仅可以提高效率，还可以确保所有人都能紧跟项目进度。

探索项目资源管理软件和解决方案

项目资源管理软件、资源规划工具、资源分配工具、资源容量规划和资源调度器实际上都是指同一类工具。

这些工具根据公司的规模和性质有所不同。对于规模较小的团队，可以使用Excel和简单的电子表格开始。但随着公司的成长和团队及项目规模的扩大，可能需要更高级的工具来取代Excel。

电子表格和Excel可能难以跟上公司成长的步伐。远程工作时，电子表格的局限性尤为明显。

更改计划可能耗时且容易出现沟通和透明度问题。

相反，专门的资源规划工具应该具备以下功能：

时间表：按照项目的时间线进行任务安排和资源预定。理想的工具能自行管理日历或与现有日历，如日历集成，或时间表模板。
时间线缩放：能够查看不同时间段，识别潜在问题。可以参考Ganttic中的时间线导航功能来获得更好的理解。
资源调度能力：了解资源的位置、活动和占用时长，查看资源的预订情况和可用性。
可定制性：允许公司根据自己的需要，为资源、任务或项目添加自定义数据字段，类似于Excel的列。
甘特图视觉效果：现代甘特图软件提供了早期甘特图的所有功能，但适应了现代技术。凭借超过十年的资源规划经验，还没有发现比甘特图更全面或视觉效果更好的规划工具。强烈推荐阅读专门讨论使用甘特图进行规划和调度的文章。
报告功能：一旦开始使用，就能快速生成与项目流程相关的报告。

使用适当的软件管理资源可以节省大量时间，并保持团队成员对项目流程的同步。工具的适当使用可以使资源利用率和团队工作负载变得更加清晰可见，使管理过程变得透明易懂，增强控制力。