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目标规划怎么写?通过 5 个步骤制定目标执行计划

目标规划的五个步骤:1.以书面的形式定义你的目标;2.将目标分解成里程碑;3.确认所需资源;4.确定所有相关任务的优先级并分配;5.边做边回顾、反思和完善。

大多数人从未实现过他们的目标。据斯克兰顿大学的研究,92%的新年决议没有实现。这种趋势不仅限于年终愿望。为什么会这样?

当设定了一个目标或希望达到的结果后,人们常常会由于情感驱使,急切地开始做起最先想到的任务,并全情投入。这种急切是由情感冲动引起的,会给人带来良好的感觉,有时甚至会感到非常兴奋。但这也让人们误信一个观点:长时间、辛勤地工作是成功的关键,而这实际上是一种误区。

这种观念是社会上根深蒂固的偏见,它之所以能够广泛影响,部分原因是它确实包含了一些真理。努力工作确实能助人达成目标,但仅有努力是不够的。更重要的是,勤奋工作并非每时每刻都是必须的,有时候甚至会成为达成好成果的障碍。

努力工作怎么可能阻碍取得好结果?

过度的努力可能导致工作疲劳,使我们停止前进。或者可能我们在错误的方向上付出努力。还有可能,仅仅是因为过度疲劳和注意力分散,我们没能察觉到实现目标的重要机遇或潜在风险。

这些问题通常都是因为我们没有停下来花足够的时间去规划。

长时间努力工作有可能带来成功,但同样也有可能失败。实际上,如果没有一个好的规划,无论投入多少时间和努力,都不可能使个人或团队更靠近成功的目标。我们通常认为,当我们迫切要实现某个目标时,立刻行动起来要比拖延行动要好。但是,制定计划本身也是一种行动。实际上,学习如何制定计划也是一种行动。

缺乏规划通常会导致我们无法达到预期的成功,即便我们本意是好的。下面列出了一些缺乏规划可能导致的问题:

  • 会做出一些实际上不需要的行动
  • 有可能漏掉一些重要的行动
  • 会丧失提高工作效率的机会
  • 有可能忽视到达目标的机遇
  • 潜在的风险可能会被忽略不计
  • 几乎可以肯定的是,由于计划的不断变化,将需要回头重做许多工作,这会消耗大量时间和精力
  • 有效的分配任务或招聘变得更加困难,甚至是不可能的
  • ......

规划通常是实现目标的初步最佳步骤,因为它很少会阻碍进度。以下是规划的一些显著优势:

  • 规划会涵盖达成目标所需的大多数或全部关键步骤
  • 可以在工作及任务的执行顺序中提前考虑并提升效率
  • 达成目标的速度和质量通常会因为有了计划而变得更加清晰和可行
  • 风险和潜在问题会更加明显,从而能够得到更好的管理和应对
  • 可以一次性地完成工作,避免日后因协调问题而不得不进行大量修改
  • 任务可以有条不紊地委派出去或为其招募合适的人选,因为计划已经指明了每个人的职责和任务

制定计划可以激发和保存巨大的积极情感能量,这一点尤其重要。有效地规划和遵循一个行动计划能够增强决心,并提供持续前进的动力。当需要信心提振或确认自己坚持目标的能力时,可以重新审视计划。通过计划,可以清晰地看到前进的道路。

为了提供帮助,本文列出了五个步骤来展示如何制定计划。

1.以书面的形式定义你的目标

多米尼加大学的研究显示,记录下目标的人比没有记录的人取得更多的成就。写下目标不仅可以提高成功的可能性,还会让人不得不思考达成目标需要经历的过程——而不只是期望的结果。在设定可能不太明确、很宏大或者还没有具体形态的目标时,这个方法尤其有益。

在这之前,先要认识到提出正确问题的重要性。

爱因斯坦有一句著名的话:“如果我有一个小时来解决一个问题,我的生活取决于这个解决方案,我会用前55分钟来确定我需要问的正确问题,因为一旦我知道了正确的问题,我能在不到五分钟内解决问题。”

虽然这种说法有些夸大其词,但这个原理适用于制定任何计划、找出任何解决方案以及实现任何目标。如果制定一个完美的计划去实现一个没有意义的目标,那是错误的。如果为了达到一个有害的结果而制定出最好的计划,那将是悲剧。

所以,在确定目标时,建议投入大量时间去深思你真正想要的是什么。你为什么想要它?你想要解答的根本问题是什么?为了快速举例说明,以易于理解的方式展示这个概念,这里有两个可能相关联的问题,每个问题都需要不同的计划:“我怎样才能减轻体重?”

拳击手或摔跤手可能需要回答这个问题,以便能在某个特定体重级别进行比赛。如果运动员体重超标,就会被取消比赛资格。因此,对于一个体重超过某个期望体重级别的拳击手来说,提出这个问题是很重要的。

现在来思考一个经常与“我怎样才能减肥?”相关或容易混淆的不同问题:“我怎样才能变得更健康?”

几乎每个人在一生中的某个阶段都可能需要回答这个问题。它与之前的问题有很大的不同,但往往会被混为一谈。(“我怎样才能减肥?”)在个人具体情况和医生的建议下,减少多余的体重可能是变得更健康的一部分。但是,减肥也可能对健康造成伤害。或者,在某些情况下,体重的多少可能并不重要。

通过这个明确的例子,可以很容易地看出提出正确问题的重要性。根据个人选择回答的问题不同,他们的目标、计划和必须执行的任务也会有很大差异。如果有人问错了问题(比如,当需要问“我怎样才能变得更健康?”时却问了“我怎样才能减肥?”),那么可能会带来重大的失败。

正确定义问题

在制定达成任何目标的书面计划时,这一原则都是成立的。当思考如何为特定目标制定计划时,首要步骤就是提出正确的问题。换句话说,就是要“正确界定问题”。

让目标符合SMART原则

作为构建行动计划的第一步,我们推荐使用SMART目标框架:SMART目标必须是:具体的(Specific)、 可测量的(Measurable)、 可达成的(Achievable)(但要有雄心)、 相关的(Relevant)(且现实的)、 有时间限制的(Time-bound)(或及时的) 。

使用这个框架将使你能够消除目标周围的不确定性,并制定出一个明确的行动计划,详细说明你需要做什么。

2.将目标分解成里程碑

大目标有时候会显得特别吓人,人们可能会因此在全力以赴之前就选择放弃。

如果人们只是一味关注最终想要达成的效果,当他们需要明确如何达到这个目标时,可能会觉得自己处于僵局。在日常的行为和任务中,他们也可能会感到手足无措。在精神或情绪不佳的时刻,巨大的目标似乎不可达成。然而,把一个大目标拆解成一个个具体的里程碑,可以减少对最终完成线的担忧,转而把每一个小目标作为实现整体计划的必要环节来对待。(比如我们团队会在PingCode中进行目标的拆解和跟踪管理进度)

从最终一个目标开始倒推

从最终目标出发倒推回去,提问“在我达成这个目标之前,需要完成哪些任务?”采用这种方法,可以实现最高效的计划制定。在每个阶段,所提出的问题大多关于完成计划所需的事项。这种方式能够自动筛选掉很多不必要的行动。比如,如果一位吉他手想学会弹奏一首指弹吉他曲目,在正式制定学习计划前,她可能需要进行如下的头脑风暴或记录练习:

  • 需要学习这首歌的调式。
  • 需要学会歌中所有的和弦。
  • 需要掌握贝斯线。
  • 需要学会旋律部分。
  • 需要学会同时演奏贝斯线和旋律。
  • 需要用节拍器练习,保证时间感准确无误。

确定了这些步骤后,她就会制定一个计划,并为每一个步骤设定一个时间表。当有了一个详尽的路线图,明确指出每一步该做什么时,你就更有可能在整个过程中保持积极性和承诺。

3.确认所需资源

任何不考虑资源的行动计划都更像是愿望清单。不论是个人还是团队合作,明确实施计划所需要的资源对于能否做出正确决策至关重要。行动计划中可能需要考虑的资源包括:

  • 人力或知识资源:例如,一个目标是增加有机流量的市场经理需要作者的帮助来实施计划。另外,想要建立网站的企业家需要网页设计师的帮助。
  • 技术和软件资源:比如,一个需要获取更多潜在客户的市场经理可能需要使用新的工具来运行展示广告。同样,一个需要安装新电话系统的IT总监需要挑选一个合适的服务提供商。
  • 财务或时间资源:实现计划通常需要时间和金钱的投入。就算财务投入不大,也要在行动计划中对这两项资源的需求做出预估。

第一性原理资源

第一性原理思考起源于亚里士多德,并因埃隆·马斯克以及其他科技企业家将其应用于解决如制造电动汽车电池及实现火箭回收等先前难以克服的商业难题而闻名。

第一性原理思考不仅适用于解决复杂问题,它同样对于解决任何常见问题或实现任何目标都非常有效。具体方法是:将实现目标分解成基本要素,并合理地思考如何组织这些资源。忽略他人解决问题的方式。如果不这么做,那就不算是第一性原理思考。这是第一步。你可能会在之后阶段采用他人的解决方案以节省时间,但在制定实现目标计划的这一阶段,你必须摒弃任何现成的解决办法。

想象一个用物理或基本要素实现目标的解决方案。如果目标是物理性的,就从基本物理学角度思考;如果目标是心理或社会性的,那就从基本的心理或社会要素角度出发。比如,为了让一家企业盈利,你需要:

  • 可以销售的商品或服务
  • 持续增长的顾客群
  • 提供商品或服务的能力
  • 保持低开支和高收入以实现利润
  • (视情况而定)获取扩张资本的通道

在确定了成功实现目标的最基本要素后,你现在可以考虑所有可能组合这些要素的方法。这通常是一个两阶段的过程:

  • 第一阶段:想象。一个无拘无束、充满想象力的头脑风暴阶段,任何想法,不论多么荒诞,都记录在纸上。
  • 第二阶段:决策。理性地审视所有列出来的想法,考虑它们在实际环境中的可行性。这样,你几乎可以肯定会得出至少一个独特的解决方案。

4.确定所有相关任务的优先级并分配

我们已经看到,不同的目标根据规划的类型有不同的益处。比如,开始一个全新的规划,可以从梳理自己现在的位置和目标位置着手。又或者,在解决现有问题时,可以采用头脑风暴的方式来分析问题并找出可能的解决办法。在这两种情况下,合理地给任务排序能够使行动计划更加容易执行。(比如我们通过PingCode进行任务的优先级管理、跟踪等)

个人与团队努力的优先级排序

一个人独立工作时,任务的优先级取决于个人的努力和任务的影响力。而在团队合作中,不仅需要对任务按优先级排序,还需要分配任务,以便跟踪进度并确保责任的分配。

无论在哪种情况下,确定计划中每个任务的先后顺序都是非常重要的。有一些任务必须优先完成,因为它们是其他任务的前提条件。

同时,即使是最精简的目标和解决方案,也不可能完全简单。在目标的不同部分中,有些比其他的更加重要。比如,对于领导者来说,盈利通常比扩张更重要,因为扩张可能带来过高的财务风险。

然而,这种决策也可能根据具体的情况和个人的不同而有所不同。关键在于,需要能够根据达到成功的可能性,合理地安排任务的价值和优先级。

个人目标的优先级

当目标只与个人相关时,设定任务的优先顺序比较直接。只需根据个人追求的目标和价值观进行排序。但在为团队设定任务的优先顺序时,情况就更复杂、更具挑战性,同时也更有可能产生重大影响。

团队目标的优先级

在为团队安排任务的优先级时,需要考虑团队成员各自的优势和劣势,以及整个团队或其中的小团体如何合作。一些建议的最佳做法是:

  • 让每个人都能看到计划。这很基础,但有时会被忽略。要确保每个人都能看到计划。
  • 维护一个按优先级排列的任务待办列表。这个思想来自于敏捷管理方法,可以用于任何需要团队合作的场合。它本质上是一个还没完成的任务列表。
  • 实施责任机制。为具体的任务指派负责人,这些负责人需要有完成这些任务的权限,并且对完成它们承担责任。
  • 为项目任务设定截止期限。每个分配的任务都应有一个截止日期。这个日期可能会有一定的灵活性(或者可能没有灵活性)。但是任务通常会膨胀到充满所分配的时间,因此设定积极向上的截止日期很重要。
  • 预见并对必要的优先级变化作出反应。优先级会随着情况的变化而变化,这是生活的常态。与现实合作,而不是固守一套一开始就制定好的、严格的优先级列表,会更有效率。

5.边做边回顾、反思和完善

制定行动计划很关键,但为了保证长远的成功,保持灵活和应变能力是至关重要的。高效的行动计划从来都不是一成不变的——它应该是灵活的,并且能随着你的组织和外部环境的变化而适应和变化。

世界经济论坛的《全球风险报告》指出,技术和社会的变化导致工作场所快速变化。这些改变迟早会影响到每一个计划,即使是最周密的计划也不例外。

要确保行动计划能够持续有效,最好的方法是定期审查计划。通过不断的审查,你可以跟进每项任务或小目标的进展,并且能够根据团队或组织的发展需要进行必要的调整。保持开放的态度也很重要,甚至是非正式的,高瞻远瞩的观点也是必要的。而对于一名出色的领导者来说,以下时刻应该正式审查行动计划的每一部分:

  • 在达到主要里程碑时
  • 当可用资源发生重大变化时
  • 当任务的优先级发生重大变化时
  • 当任务完成的时间比预定计划提前或延后很多时
  • 当团队成员加入或离开时

总结

好的规划本身就等同于采取行动。这种思维方式的转变通常就能让那些偏向于直接行动的人也明白如何进行规划。这篇文章提供了一个总体概述,同时提供了实际可用的信息,帮助人们学习怎样规划,以便更高效、更有效地达成目标。

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