帕金森定律是二十世纪西方文化中最杰出的三大发现之一，其内容是：工作会不断扩展，以占满完成工作所设定的时间。这说明了为什么有时一个本来只需三分钟完成的任务，会在某些条件下占用我们整整一天的时间。另外，截止日期可能会引发人们的拖延行为，或者甚至推动他们用其他琐事来填充自己的时间。
为了有效对抗帕金森定律，我们可以尝试以下两种策略：一是将单个项目放在更大的目标环境中考虑，二是创建时间计划时以天数而非周数为单位来进行规划。
一些企业也经常会出现实际计划偏差情况，苹果公司推迟了他们的 HomePod 的发布计划，因为他们需要更多时间来进行完善。微软一直延迟了 Windows 10 的一个备受期待的功能，最后干脆默默地将其取消了。甚至连悉尼歌剧院的建设，原计划只需要4年，结果却用了14年。
为什么会发生这种情况呢？为什么团队的生产力（或时间计划）会有差异？帕金森定律与此有很大关系。
帕金森定律是什么
帕金森定律是一个古老的格言，其内容是：工作会扩展，以填满完成它所分配的时间。这个术语最初是由西里尔·诺斯科特·帕金森在1955年为《经济学人》写的一篇幽默的文章中首次提出的。他分享了一个女人的故事，这个女人一天中少数的任务就是寄一张明信片，这个任务对于一个忙碌的人来说大约只需要三分钟。但是这个女人花了一个小时找明信片，又花了半小时找她的眼镜，90分钟写明信片，20分钟决定是否在去邮箱的路上带伞……等等，直到她的一天都被填满，这就是帕金森定律。
让我们来看一个更新的例子。某个团队有两周的时间来完成一个相对简单的 bug 修复。实际上，这应该只需要几个小时。但是，因为团队知道拥有足够的时间，所以项目的范围开始扩大。当相关人员正在查找那个 bug 的时候，决定也检查一下几个关联的问题。这就引发了对关联问题的探索，虽然这些工作可能最终证明是有用的，但是它们并没有让团队高效地交付最初的 bug。
最终，本应是一个简单的任务，变成了实际上需要两周才能完成的任务。这就是帕金森定律的作用。
为什么工作会扩展直到填满可用的时间
除了工作本身变得越来越复杂，拖延是帕金森定律的另一个关键因素。当我们知道有固定的时间来做某事，通常会影响我们把工作留到最后一分钟，往往导致这项任务所需的时间会扩展。
一个有根据的猜测是，逼近的截止日期具有激励作用。耶克斯-多德森定律表明，有一个优异的激励水平可以提高我们的任务表现。所以，那个快到来的截止日期给了我们一个非常重要的提醒，让我们收心并专注于工作。
帕金森的琐碎性定律
虽然帕金森定律最常被提及的是个人生产力问题，但它在团体中也会产生不良的影响。例如，帕金森的琐碎性定律指出，组织内的人们往往会将过多的时间和注意力放在琐碎的事情上。
还有社会懈怠问题，这是指人们通常在团队工作中比单独工作时付出的努力更少。
临床心理学家和作家尼克·维格纳尔解释道：“你知道一些事情有其他人也在负责，这就有点减轻了你自己的责任感，那些社会责任感会被整个团队分散出去。”
如何克服帕金森定律
理解帕金森定律只是一个开始。我们需要的是如何防止在最后一刻才进行工作。然而，当人们处于一个项目中时，想要对抗帕金森定律并不容易。
较好的方法是从一开始就进行一个详细的项目计划会，在这里可以设定相关的期望，例如关于团队如何处理和解决那些容易扩大范围和拖延的大型项目。以下是建议团队在会议上应该讨论的内容。
1. 清楚地概述愿景声明和驱动力
想象一下，老板刚刚让你去给一大堆文件按字母顺序排列（这件事不紧急，可以有空的时候再做）。你并不知道这些文件是什么，它们是否重要，或者为什么需要按字母顺序排列。你有多大的动力马上开始处理这些文件呢？不太大，对吧？那是因为这个任务没有明确的重要性或影响，研究表明，理解工作如何融入整体的团队工作效果会更，这样的团队更具有创造力和适应力。
在团队项目开始时，应该让团队成员明确知道：
- 这个项目的价值是什么（这是愿景）
- 为什么这个项目对组织团队有意义（这些是驱动力）
确保大家围绕这些内容达成一致，能够使团队成员看到他们工作的影响，这将激发他们对所负责的任务的完成动力，以及所负责的里程碑的主权感。
2. 明确角色和职责
对于任何项目，尤其是那些涉及很多不同角色和团队的项目，需要清楚地表明每个人的职责。
我们可以使用 DACI 框架来确定与集体工作和决策相关的角色。「DACI」代表：
- D = 驱动者。负责召集利益相关者，汇总所有必要的信息，并在约定的日期做出决定的角色。
- A = 批准者。做决策的决策。
- C = 贡献者。他们拥有可能影响决策的知识或专业技能（即，他们有发言权，但没有投票权）。
- I = 被通知者。他们被通知最终决策。
使用这种框架来展示团队成员如何适应他们的角色，有助于防止推诿和社会懈怠问题，因为他们会分配的职责和贡献承担更多的责任。同时也有助于简化关于沟通和反馈流程。
这个框架确定了谁对项目有最终决策权，可以消除了关于项目工作修改和建议的反复调整（反复调整会使项目扩大和拖延）。
3. 理解什么在工作范围内，什么在工作范围外
帕金森定律意味着工作会扩大以填满分配的时间。这就是工作范围蔓延的定义。在项目启动期间，团队成员应该事先达成一致，明确项目的范围内和范围外是什么。
通过从一开始就确定这些指导原则，整个团队更有能力从一开始就遏制帕金森定律。当项目过程中出现新的功能请求或其他建议时，就可以参考制定的指导原则，提醒团队哪些工作是超出项目范围的。
将这个步骤视为为项目启动的一个关键点。定义项目需要注意的问题和风险点，这是捕捉工作扩展正在发生的可靠方法，避免团队在工作蔓延已经破坏时间计划后才发现问题。
4. 识别项目权衡
尽管我们的初衷是主持一个有效的项目计划，但是有些问题仍然会产生，并威胁到整个项目超出范围或偏离进度。这时，如果早期就识别出项目的各个权衡点，就可以是项目工作过程中拥有更多的灵活性，以便我们在关键时刻做出调整。
时间，范围和预算是这里最常见的变量，这些应该在项目计划会议过程中优先考虑。例如，如果团队正在努力为即将到来的用户会议实现一个新产品特性，那么时间就是最重要的指标。产品必须需要在那时完成，这就意味着团队需要在范围（减少功能特性）或预算（投入更多）方面做出一些权衡。
在项目开始时整里权衡点的工作可能有些繁琐，但当我们需要在关键时刻做出决策时，对我们非常是有帮助的。一旦我们意识到工作不会按照范围的设定及时完成，团队就能回头重新确定哪些对于发布来说是最重要的。
5. 设定时间计划
在项目计划启动会上，团队应该讨论项目期望和所需的工作，然后以这些信息为依据设定一个完成日期。在所有团队成员就范围达成一致之后，应该最后确定时间计划。
在设定时间计划时，我们应该确定项目中的重要里程碑和最后期限，同时需要非常仔细地将团队项目或目标分解成更具体的子工作项。
这样可以使大型项目更易管理，并灌输了更强烈的紧迫感来进行工作。虽然整个项目的截止日期非常遥远，但名列前茅个任务的截止日期肯定就在眼前。此外，这也会使团队感觉他们的工作在项目中取得了有意义的进展，可以有效激励团队。
克服帕金森定律，除了以上方法，我们还可以考虑一些国内外好用的项目管理工具：
延伸阅读：国内外主流项目管理软件
1.国产研发项目管理工具榜单前二（36Kr发布）：PingCode 【官网：https://datayi.cn/w/z98mjJdR】
2.国外项目管理工具市场占有率非常高：Atassian（如今已经对国内用户停售本地版，政策详情可通过以下文章了解： Jira最新政策及与国内工具大对比 ： https://docs.pingcode.com/blog/tool/16840.html ）
3.国内通用项目协作工具市场占有率非常高：Worktile【官网： https://datayi.cn/w/korbgXZo 】
4.国外最佳易用项目管理工具：Trello 【官网：Trello.com】
5.最佳开源项目管理软件：Redmine 【官网： https://www.redmine.org/ 】
6.最佳个人项目管理软件：Teambition（对个人永久免费）【官网：Teambition.com】
以上工具，以及更多工具的对比测评可以通过以下文章了解：2023年排名前十的项目管理软件大盘点： https://docs.pingcode.com/blog/tool/16767.html
