开会不应阻碍员工进行实际工作。如果会议安排得当，会议本身就是工作的一部分。
- 如果召集会议是为了做出决策或进行实时讨论以加快进程，这是完全可以接受的。但是，如果只是需要传达信息，那么较好以书面形式进行。
- 在会议中选择具有不同视角的参与者有助于团队从多个角度看待问题，从而让会议效果达到最大化。
- 当会议既有现场参与者也有远程参与者时，确保每个成员都平等参与，这样可以防止任何人在会议中失去关注或分心。
如果告诉你平均只有50%的会议时间会被有效利用，你会相信吗？有研究显示，远程或虚拟会议的效率甚至更低。
更令人吃惊的是：无效的会议甚至在会议结束后继续影响生产力。在《麻省理工斯隆管理评论》的一篇近期文章中，详细介绍了所谓的“会议恢复综合症”，也就是说，参会者从糟糕的会议上恢复需要更多的时间，从而影响到有效工作时间。
我们大多数人在会议管理技巧方面并没有接受过正式的培训，但无论团队是在办公室里、完全分散办公或是采取混合模式，任何人都可以通过学习，在会议管理方面做得更好。
什么是有效的会议
重要的是要区分有效和高效。一个高效的会议会准时开始，因为良好的时间管理而保持正常进程，尽可能少的人参加，并达到了明确的目标。这种高效率是一种表面的品质。它并不能说明是否因为正确的理由而包含了正确的人，或者会议是否产生了任何价值。
一个有效的会议会为了一个特定的目的，把一组经过深思熟虑的成员聚集在一起，为公开的讨论提供一个平台，并产生具体的结果：一个决定，一个计划，一系列值得追求的好想法，对即将到来的工作的共享理解。不仅如此，这个结果还会被分享给其他可能会受到影响的人。
成功的会议有应该一个明确的目标
我们大多数人都希望日历上的会议更少。而在组织团队中工作，很容易陷入一个陷阱，认为会议是少数的合作方式。这种本能的倾向让我们陷入困境，给会议带来了负面的影响。
首先，确定是否真的需要展开一个会议
例如，我们不需要通过一个会议来同步或传达信息，这就是电子邮件、聊天和公司内部网发挥作用的地方，也是类似 PingCode Wiki 页面所能承担功能。但是，部门和公司全体会议是例外，它们提供了一个独特的机会，可以直接听到高管和其他决策者的意见。另外，如果安排了自由提问时间，他们也可以听到员工的不同意见。
另一种情况是，如果会议中有一个产出性的讨论，这在实时进行方面会比通过电子邮件或评论这种异步进行方式更有效，那么这个会议就是值得的。比如包括团队或项目的回顾、头脑风暴等等。
在较好的情况下，会议的目的是共同决定或创造某件事情。项目规划，制定客户扩展计划，设定目标，解决问题等等情况，举行会议可能是最有效的合作方式。而且，组织团队可以使用在线看板等产品，团队甚至不需要在同一个办公室就能完成会议。
接下来，选择可以做出贡献的会议参与者
会议的成本很高，所以在邀请谁的问题上要仔细考虑。我们尽量邀请最少数量的人来实现目标，但也希望这个团队能够带来多样性的视角和知识，特别是如果会议的目的是决策或头脑风暴。遗憾的是，没有一个方法可以平衡成本和创新潜力，所以需要发起者根据情况自行判断。
最后，制定并分享会议细节
在工作中，突然收到一个会议邀请但不了解会议内容，这是非常令人烦恼的。请注意，不要成为那样的会议发起人。我们在会议邀请中包含会议议程，这样人们就能判断他们是否需要出席，如果不需要，就可以拒绝会议或者建议其他人。
如果会议议程可能只有一项也没关系，关键是要有一个能体现最终结果的议程。例如，“头脑风暴出10种或更多种方法，让我们能在年底前降低客户流失率10%。”如果会议议程不能用行动导向的、结果导向的语言描述想要做什么，那就说明召开这个会议将会浪费时间。
提示：
在最后包含一个5分钟的讨论议程，收集任何未解决的问题或待跟进的任务，并指定负责人。
有效的会议能够使参会者保持专注
实际上，使所有参会者都100%地专注于会议是可实现的。如果有的成员当下有紧急的工作，他们可能会试图一边开会一边处理，其实并不需要这样做。他们可以处理手头的工作，后续有时间再了解会议发生了什么。这样的话，团队成员将能做出更好的工作，同时参与者也会专注于会议。
保证最大程度的投入
在现在这个办公点全球分布以及远程工作的时代，合理的时间规划是有效会议管理的关键。尽可能避免在成员的午餐时间或者居家休息的时间安排会议。当这些情况无法避免的时候，至少提前和那些将被打扰的人沟通，获得他们的同意。
人们在睡眠后，创造性思维的水平是较高的，所以在早晨应该安排头脑风暴之类的会议。相比之下，当思绪有点累的时候，解决实际问题的能力较早。这时人们的注意力会放松，可以看到更多的机会。
鼓励参与
如果团队是面对面开会，应该关闭笔记本电脑，手机应该放在桌子上（除非需要记录笔记）。有些人可能会说：“我可以同时关注正在讨论的主题和查看电子邮件。”对此，我们必须指出这样做是效率低下的。另外，对于每一个使用笔记本电脑的人来说，他们身边的人可能会被打字声分心，或者也会检查他们这些用电脑的人是否只是在浏览社交媒体。
如果团队是在线上开会，尽量要求人们开启视频，这样他们更可能保持积极的参与。当然会有例外的情况，如果有些参与者偶尔需要关闭视频，要表示理解。人们可能需要照顾孩子，如果会议在一天中的非办公时间举行，他们可能不想面对镜头，或者他们认为展示私人空间有些不舒服。
如果团队中有远程参与的成员，可以考虑让整个团队在他们自己的办公桌前远程参加。这让每个成员都处在相对舒适的环境，可以鼓励更平衡的参与。而且，没有人会喜欢成为会议室前方电视屏幕上的巨大头像。
有效的会议为发散思维提供了一个安全的空间
当我们在寻找创新的想法、解决问题的方案或探索新的可能性时，发散性思考可以带来很大的帮助。 其实不必在日程上安排特定的头脑风暴活动，只要让参会成员感到舒服，让他们可以表达不同的观点或提出各种想法。
建立信任
人们需要确保，大胆而奇特的计划不会影响到职业生涯。这种情况被称为心理安全感，是高效团队的主要指标之一。作为会议的发起者和引导者需要以身作则，首先提出有争议的话题或提供不寻常的观点或想法。
我们也可以通过提出一些问题来建立信任，这些问题可以引发更深入的讨论。像”我们为什么认为这样是对的的？”或者”你能展开说说吗？”或者”我们如何衡量这个？”这样的问题可以促使参会人会提出更进一步的想法，为整个团队设定了基调。
要包容
如果团队在组织具有不同知识和观点的团队方面做得好，那么每个成员都会以某种方式成为”异类”。少数的内向者，少数来自其他部门的的人，或者刚刚开始工作的新员工。会议发起者的任务是通过确保每个成员的声音都被听到，从而保持这种多样性。
我们可以询问新员工他们的新鲜观点。或者在讨论结束时，询问发言较少的成员是否有团队还未考虑的观点。鼓励来自其他部门的少数代表分享决策会如何影响他们的团队。如果有成员过于主导会议，就可以让他接过白板上的记录工作。这样，他们就会转换到倾听模式，使得其他团队成员有更好的机会讨论他们的观点。
另外，如果会议包括了线下和线上的参与者混合，要注意参与是否看起来均衡。线下的团队很容易在不知不觉中主导讨论。在会议过程中，主动询问线上的参与者以获取他们意见和想法。
有效的会议产生实际的、可分享的结果
作为会议发起者知道会议的目的，需要精心设计了一个旨在实现目标的议程。注意不要偏离主题，或过深入的技术讨论。（究竟什么是“过长”，什么是“过深”，取决于会议发起人或主持人的判断。）
提示：
在会议过程中，可以专门找一个的地方整体超出会议范围的想法、主题和问题。作为会议发起者有责任跟进它们，否则就会失去团队的信任。
如果会议是关于决策的，不要让团队成员逃避责任，从而得到一个模糊的结论。我们需要推动参会人员做出决定或建议，这样人们一走出会议室就可以开始执行工作事项。当然，会议可能无法达成完全的一致，但那没关系。有效的团队合作意味着相互信任，一旦做出决定，就要互相团结来达成目的。
会议会产生一些成果：一个行动计划，一些想法的集合，下一步的待办事项列表等等。PingCode 的会议通常将所有内容收集在一个 Wiki 中，并与会议上的所有人和其他相关人员共享该页面。另外，通过电子邮件和其他文档分享也同样有效。
尽可能地与更多的人分享。每个成员正在做什么，或者会议的结果如何与他们的工作相交，要准确了解一些是非常困难的。广泛地分享可以减少在工作后期产生的冲突，也会促成我们与相关联工作的团队进行协作。
改进会议流程
每次会议结束后，可以与会议参与者讨论体验，并向他们提出以下问题以寻求反馈：
- 这次会议对公司有价值的结果吗？
- 我们是否包含了正确的参与人？如果没有，未来应该包括或不应该包括哪些人？
- 会议的目的和议程清晰吗？
- 对参与人来说，参与讨论是否容易？
- 对于定期会议：我们是以正确的节奏进行这次会议吗？如果不是，我们应该如何调整？
另外，即使会议是一次性的，这个反馈也可以帮助我们让下次会议变得更好。
如果您想要举行更有效的会议，那么您需要能够支持您和您的团队协作的工具，推荐阅读：
国内主流的协同工具：《18款团队协同工具推荐》
1.研发项目管理协同-PingCode，国内近几年口碑比较好也比较受欢迎的一款研发项目管理工具。PingCode 在2021年入选36氪：项目管理软件金榜-研发项目管理榜单前二；能够应用于需求收集、需求管理、需求优先级、产品路线图规划、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量、目标管理等环节。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具，也就是说我们能在需求下面关联代码，关联集成信息，在飞书查看通知等。【官方地址：https://sc.pingcode.com/17950】
2.通用项目任务协作-Worktile，国内市场占有率非常高的项目管理软件之一。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。Worktile 成熟的项目管理功能既适用于中大型团队项目，同时也对小型企业非常友好。【官方地址：https://sc.pingcode.com/vd2rf】
3.设计项目协作-墨刀，自Figma在国内禁用以来，墨刀、慕客等就成了国内为数选择之一，这里主要介绍墨刀。墨刀 MockingBot 是国产化的一款在线原型设计与协同工具。墨刀致力于简化产品制作和设计流程，采用简便的拖拽连线操作，作为一款在线原型设计软件，墨刀支持云端保存，实时预览，一键分享，及多人协作功能，让产品团队快速高效地完成产品原型和交互设计。
