看板管理系统定义以及构建方法、案例介绍

了解看板管理系统的构建方法以及在企业中的真实落地案例。

Kanban (看板)是一种敏捷项目管理工具,旨在实现工作可视化、限制进行中的工作数量并最大限度地提高工作效率。看板工具可以帮助敏捷团队和 DevOps团队在日常工作中建立秩序,通过卡片、栏和持续改进来帮助各团队高效完成工作。

看板方法起源于精益制造并由看板爱好者将该方法引进如更广泛的领域,David Anderson 将看板带入了软件和服务行业,Jim Benson 和 Tonianne DeMaria 编制了“个人看板”方法将看板应用扩展到了更多领域。

一、看板的组成部分

David Anderson 将看板系统中的板分为五个部分:视觉信号、栏、在制品限制、承诺点和交付点

可视化信息——关于看板,你首先会关注到的是视觉卡片(贴纸或其他)。看板团队将他们所有的工作项写在卡片上,通常一张卡片一个工作项。对于敏捷团队来说,每张卡片都可以封装一个用户故事,一旦进入看板工具,这些可视化信息可以帮助团队成员和利益相关者快速了解团队正在做什么。

——看板的另一个标志是栏,每栏代表一个特定的活动,它们共同构成一个“工作流程”。栏的划分可以像“待办事项”、“进行中”、“已完成”一样简单,也可以复杂,卡片在工作流程中流动,直到完成。

在制品 (WIP) 限制在制品限制是指任意时间可以在一栏中出现的最多卡片数。WIP 限制为 3 的栏中的卡片不能超过三张,当栏“满员”时,团队需要将它们向前移动,然后新卡片才能进入。WIP 限制对于发现瓶颈和流程最大化来说至关重要。

承诺点——看板团队通常会有一个待办事项清单,它包含客户提的需求以及团队自身的规划。承诺点是团队提出想法并着手开始工作的时间点。

交付点——交付点是看板团队工作流程的终点。对于大多数团队来说,交付点是产品或服务到达客户手中的时间。团队的目标是尽快将卡片从承诺点带到交付点,看板团队通过不断改进可以很大程度上减少他们的交货时间。  

具有这五个要素的看板系统才算是比较标准的成功的看板。但Jim Benson 说标准的看板需要具备以上5个要素,但其中最关键的其实是两个原则:限制正在进行的工作并可视化你的工作。基于这两条原则启动你的工作,就算跟标准的看板长得不一样,那也没关系,因为“规则越多,其适用的环境就越少”。他认为,“你添加的规则越多,它适合的上下文就越少。

二、看板管理工具的2大类型

看板方法适用于许多场景,从生产制造到人力资源,再到敏捷项目和 DevOps 软件开发。不同的使用场景通常可以决定采用实体看板还是虚拟看板。

1、实体物理板

最简单的看板是划分垂直列的实体板。团队在白板或黑板上做标记,并将便签贴在上面,通过这些便签在工作流程中移动来展示工作进度。

实体板的一个优点是它“永远在线”,易于设置并且易于向他人展示,通常是与其他团队沟通的最佳方式。但是,对于远程团队来说,实体板并不理想。比如,产品经理小李想帮助公司了解用户最喜欢网页或者产品的哪些变更,并使用 PingCode 来跟踪大大小小的工作项,但开发高级总监老王发现了一个问题:

为了让每个人都达成共识,老王竖立了一块巨大的实体看板,称为“工作墙”。

他们的看板拥有工程团队正在进行的每个项目,并为清晰展示指标、团队成员和状态。显然这有助于各成员理解他们的工作组合,更有趣的变化也在悄然发生。

起初,这堵墙只是‘待办事项’‘正在做’和‘已完成’,随着时间的推移,“工作墙”不断发展壮大,短短几周,小李比以往任何时候都更清楚地了解工作是如何完成的。一旦项目被确认,工程团队将接手该项目并在承诺点完成。然后让项目进入 PingCode,他们可以在 PingCode 中获取最终交付涉及的所有数据和交互内容。

老王建议团队从实体看板开始,并充分利用团队早期的沟通交流,从而便于工作流程和看板的快速迭代。 

2、虚拟板

随着看板工具越来越受到软件和工程团队的青睐,看板开始经历数字化转型。

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PingCode 和 Worktile 这类工具可以快速制作虚拟看板,只需单击几下即可,团队可以共同访问和管理看板视图上创建的代表看板流程阶段的虚拟列表。

例如,你可以划分为“待计划”、“下一步”、“进行中”和“已完成”。每个任务都是一张电子卡片,当它们排队、处理和完成时,你可以在列表中自由移动它们。

像这样的虚拟看板的优点是设置速度快、易于与他人共享,以及随着项目进展进行跟踪,及时对话和评论。无论团队成员何时何地登录看板,都可以看到项目的最新状态。此外,你可以将 PingCode 看板用于你的个人待办事项,就像图中示例板那样。

有些虚拟看板很简单,有些则更强大且可定制。需要 WIP 限制和控制图的团队应该选择 PingCode 这种功能更强大的工具。PingCode 带有一个开箱即用的 Kanban 项目模板,可以让看板团队的组建和运行变得轻而易举。团队可以进入项目,然后自定义他们的工作流程和看板内容,设置 WIP 限制,创建泳道,如果他们需要更好的方式来确定优先级,甚至可以打开待办事项清单。

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三、看板和 Scrum 板的区别

看板和 Scrum 之间的区别实际上非常微妙,但它们都是软件开发人员常用的敏捷方法。

  • Scrum 团队使用看板,仅使用 Scrum 流程、工件和角色;
  • Scrum Sprint 有开始和结束日期,而看板是一个持续的过程;
  • Scrum 中明确定义了团队角色(产品负责人、开发团队和 Scrum),而看板没有正式的角色。相同之处在于两个团队都是自组织的;
  • 看板在项目的整个生命周期中都使用,而 Scrum 板在每次冲刺后都会被清除和回收;
  • Scrum 板有一定数量的任务和严格的截止日期;
  • 看板在任务和时间方面更加灵活,任务可以根据需要重新排列或重新分配;

四、看板方法入门

看板是一种能“立即行动”的方法。这意味着你不必为了开始使用看板而推翻正在进行的事情。看板方法引入三个前提:

  1. 了解当前的流程,并尊重当前的角色和职责;
  2. 愿意通过渐进式变革来获得持续改进;
  3. 获得各个级别的领导的支持;

Kanban 实践是一个团队的改进过程,所以你的团队应该做的第一件事就是聚在一起!你需要尝试将你的工作分解为工作流(列)中的不同活动,这样你可以了解如何以及何时将新工作项(卡片)添加到看板上。这个过程中,你可以准备一个渠道来收集客户的想法,或者召开团队会议时记录并将他们的需求添加到看板中。

除此以外,你需要定义每张卡片所代表的任务的大小和范围,用合适的估算方法对工作量进行估算。为了使所有卡片保持一致,如果某些东西太过复杂或具有挑战性,可尝试将其分解为多张卡片。

一旦确定了承诺点和交付点,你就可以开始工作了,并随着时间的推移不断回顾和改进这一过程。获得领导层的支持,团队持续的实践,坚持持续改进、尊重的看板价值观,那你距离搭建成功的看板系统已经很近了。

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