甘特图如何帮助团队管理敏捷项目?

甘特图的概念以及介绍它们可以如何帮助管理敏捷项目。

在20世纪初期,亨利·甘特创建了记录工人任务完成情况的图表,它使管理者能够快速查看实际生产情况相较于生产计划是落后、提前还是正常。甘特图的出现彻底改变了项目管理的方式,在当时帮助了胡佛水坝和州际公路网络等大型建设项目的管理。

甘特图最初是写在纸上的,但1980 年计算机的兴起后,甘特图演变得越来越复杂和精细。直至今天,甘特图仍是使用最广泛的项目管理工具之一。

一、什么是甘特图?

甘特图是一种项目计划管理工具,用于说明一段时间内完成的工作与计划在时间上的相关性。它通常包括两个部分:左侧的任务列表,右侧一个带有日程安排的可视化工作时间线。通常我们可以在甘特图中添加任务的开始日期、截止日期、优先级、任务之间的依赖关系以及负责人等信息。

甘特图在软件开发项目中也被被称为路线图比如,在 PingCode 中会根据需求列表自动生成路线图,用于项目团队的工作任务规划和分配。而在 Worktile 中,它支持项目集甘特图,用于支持跨团队和组织执行相同的操作。

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PingCode 甘特图
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Worktile 跨项目甘特图

二、甘特图有什么用?

项目经理使用甘特图有三个主要原因:

1、构建和管理综合性项目

甘特图能够以结构化、可视化的形式构建项目模块(如:史诗),并将其拆解成更小、更易于管理的任务(如:特性、用户故事),并且这些工作项所设定开始时间、截止时间、优先级、负责人、里程碑以及它们之中依赖关系也将在甘特图中进行展现。

2、确定工作流以及任务之间的依赖关系

甘特图可以用来跟踪项目的执行过程。有些任务的具有相关性,只有前面的任务完成之后该任务才可能被启动。如果一项任务出现延迟,那么与其具有依赖关系的任务将会自动重新排期,这在多团队场景下进行规划时特别有用。

3、监控项目的进度

当团队在复盘改进规划存在的问题时,团队可以通过甘特图来监控项目的运行情况,并根据需要及时进行调整。甘特图包含发布日期、里程碑、任务状态、发布版本、预估工时等工作项属性,用来跟踪项目进展。

三、使用甘特图的好处

甘特图之所以在项目管理界广受欢迎,主要有两个原因:首先,它使复杂计划变得更加容易,特别是那些涉及多个团队和可能出现时间变更的计划;其次,甘特图能帮助团队围绕截止日期计划工作并合理地分配资源。

项目规划人员也能够利用甘特图来概览项目,一些现代化的甘特图软件,(如带有路线图的 PingCode 和高级路线图的 Worktile)综合了以上信息并且说明了任务完成的次序对截止日期的影响。

四、瀑布项目和敏捷项目中的甘特图

无论你们团队使用瀑布式开发还是敏捷开发,甘特图都可以成为该模式下强大工具之一。

1、瀑布项目管理

瀑布项目管理中的项目规划遵循线性方法,比如,团队会在项目开始时收集客户和用户的需求,项目的每一项工作的的开始都依赖于前一个阶段工作的完成,所以只有客户和用户的需求收集完之后才会开展下一阶段的工作。这种方式深受“可预见性”项目团队青睐(如建筑、制造行业),因为每一个工作步骤都可以提前计划。这种模式下,项目经理需要创建连续性的项目规划,并包括里程碑和截止时间等信息。

甘特图通常是使用瀑布方法的项目经理的必备工具。因为甘特图可以将项目拆分成可管理的工作单元,并分配开始和截止日期来确定项目计划表。同时,甘特图还有可以展示项目中重要的里程碑,在项目执行过程中利用这些重要的里程碑节点来对项目的进程进行检查和控制。当然,里程碑并不一定要使用,这是一个可选选项。

2、敏捷项目管理

在项目管理中的项目规划更重视灵活性和适应性。敏捷团队不会创建具有完全确定日期的完整时间表,而是将项目分解为更小的迭代。在迭代开始时,敏捷团队将在两周的时间内根据项目目标来规划他们的工作;当迭代结束后,团队将在迭代回顾中总结反思,并将做的好的部分反馈到下一次迭代计划中。

五、如何使用甘特图

甘特图仍然是各个行业的重要项目管理工具。在2020年末,项目管理研究所得出结论:只有11%的公司完全采用敏捷项目管理方法。大多数公司除采用敏捷项目管理方法外,还采用瀑布项目管理方法,这被称为混合方法。如果你的工作恰巧在“日期和截止日期”中思考,那么你可能就是需要使用甘特图中时间轴的那个人。

PingCode 的甘特图功能可以根据需求列表自动生成路线图,用于用于项目团队的工作任务规划和分配。

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上面的屏幕截图取自 Scrum 项目中的路线图,显示了一个特定项目的甘特图,它通常在项目团队或单个部门内使用。该图表显示了团队如何朝着目标前进,树状的需求分解结构使项目经理对项目的关键部分得以概览。

总结

项目经理和行业领导者使用现代甘特图软件,如 PingCode 中的路线图,来帮助组织或团队实现项目目标。根据规模化敏捷指南,无论是规划复杂项目计划还是监督项目进度,这类甘特图工具都具备可扩展性,并且同样适用于投资组合、大型解决方案、工作规划和团队管理等。

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