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给产品管理者的远程办公建议

疫情年以来,企业一直面临各种各样的挑战。受疫情影响,为避免人群的流动聚集,企业不得不选择远程就地办公的形式——员工可能会在家里、在办公室甚至各种隔离场所办公。要知道,个人远程工作和团队全体远程工作是完全两回事。

当我们公司宣布全体远程工作后,作为产品管理者,我需要调整原有的工作计划、流程以实现产品的目标,因为产品管理团队转向了与同事和客户远程协作的新工作方式。为了促进产品管理更好地与利益相关者和同事密切合作,需要制定一些新的远程协作策略,帮助产品经理更好地远程工作。

一、团队远程办公的挑战

远程办公给企业和员工带来了不少挑战。在家远程办公可能会被各种事情分心打扰,比如孩子、配偶、室友甚至宠物都随时可能会干扰我们工作和会议。通常,产品经理的工作中的较多时间都会用来拜访客户——与客户面对面交谈,了解产品可以如何最大地满足客户的需求,从而建立和客户合作信任关系。然而,在疫情的远程办公时代,产品经理只能通过视频会议而不是面对面地和客户交流并建立合作关系。

尽管 Zoom、腾讯会议等视频工具一直在拉近人们间的沟通距离,加强人们远程的互动,但视频的效果还是无法比拟线下面对面交流的体验感。当人们进行面对面谈话时,尽管人在交谈时环顾四周或停顿,但这个交谈场景还是投入的,不容易被其他因素打断。然而,在视频会议上,你的任何停顿都可能会成为其他人插话打断发言的机会。

此外,由于视频会议不受时空限制,可以比线下会议更频繁甚至全天侯安排日程,你可能没有间歇性休息时间来总结想法。视频会议相比线下会议,还会缺乏参会人之间面对面的反馈,为此我们甚至下载了一个Zoom插件,为会议演讲人鼓掌。

二、产品经理远程办公技巧

1、设定工作和生活界限

尽管是远程办公,团队也要重新建立合理的工作流程和节奏,调整预期、响应和工作时间。同时员工要跟随团队节奏,心态放松,尽量把相对模糊的工作、生活的界限区分开,这样可以提升我们的幸福感,健康和生产力。同时,我们要将这个界限传达给同事和客户,在线上平台办公时,可以在个人名片或者创建一个Wiki页面,清楚说明个人工作时间,会议日程和空闲时间,以及罗列本周优先级事项和目标。

2、保持和团队及时联系

团队执行任务时会出现各种意想不到的问题,这就需要我们在执行的过程中时刻保持沟通和同步。在任务执行前,每个团队成员都应该明确任务的背景、原因、内容、交付时间和交付标准;在执行期间一旦出现任务变更需要及时同步给团队成员,如果发现问题也要及时沟通解决。我们可以使用项目管理平台(如 PingCode 等)来实时协作沟通,团队成员可以轻松快速地浏览任何更新和通知,在每日站会上分享当天计划、任务进展以及需要协助解决的问题。另外,可以和团队进行虚拟欢乐时光和咖啡休息时间,比如创建团队线上聊天室分享个人故事和动态、进行一些互动小游戏等等。

3、保持和客户有效沟通

产品经理作为企业与用户对话的关键桥梁,产品管理需要以用户为中心,满足用户需求以维持企业长久的竞争优势。尽管远程时期不能到线下拜访客户,我们也可以利用好线上渠道和沟通技巧,尽量模拟客户现场访谈的体验感。

首先,线上访谈要注重建立客户的信任感,访谈会可以减少一些团队旁听者,并和客户签订双向保密协议,说明沟通记录都只用于企业内部信息整理,不会对外泄露,尽可能打消客户疑虑。

另外,线上沟通的过程中,主角永远是客户。尽管不能面对面沟通,也要特别留意用户对于产品使用场景的描述以及在遇到问题时的表情和语气变化,然后对客户下意识反应和解决方案做出更细致的记录。因为很多时候产品的“创新”灵感就是在这个时候产生的,来自于用户”创造“的解决方案有时往往也是最贴近用户。

结束一次客户沟通后,产品经理需要尽快梳理沟通过程中的记录并同步给项目团队,还可以使用录屏工具来捕获对话,这有助于产品团队远程协作分析。

4、明确产品目标

在产品计划会上,产品经理要给团队传达出一个清晰的产品愿景和产品待办列表,通过演示文稿(还可以是甘特图、图表、文档等)清楚阐明产品价值、产品元素、期望效果、实现逻辑和优先级,展现形式要简洁、清晰、引人注目,这有助于提高整个团队远程会议的效率。在演示期间,可以通过共享演示文稿允许团队成员翻阅观看,以便随时提供反馈或提出疑问。因此,建议使用专业的研发协同管理工具,实时将清晰的产品规划同步给团队,随时记录团队讨论点,快速调整产品目标。

5、规范信息同步制度

产品经理作为跨职能团队协调者,需要和研发、测试、运营等部门密切合作,做好信息同步尤为重要。除了使用一些线上常用的信息同步方式(邮件、即时通讯工具、WIKI文档、协同办公平台等),我们可以通过周期性的同步会来规范执行信息同步制度。通过视频会议定期安排研发团队的计划会、每日站会、演示回顾会、产品需求评审会、营销同步会、测试评审会等,了解每个团队正在发生的事情和遇到的挑战。会议上要仔细记录每个团队对不同依赖关系的承诺、需要解决的问题和需要协助的资源,明确会议目的,提高远程会议效率。此外,团队可以设定正确的个人和组织目标。确定公司的使命、对其团队以及每个人的目标,定期同步进度。对目标的共同理解有助于团队聚合志同道合的伙伴,朝着一致的步调迈进,营造一个“共赢”的工作环境,让员工在一定的自由空间发挥最大的价值。

三、一些远程办公工具推荐

使用可靠的远程办公工具可以让远程团队的协作事半功倍。一个优秀的办公工具应该是能够同时适配团队线下办公和远程办公场景的。这里推荐一些我们团队正在使用的、快速提高远程办公体验和协作效率的工具。

1、视频会议工具——腾讯会议

腾讯会议可以非常有效地帮助远程办公团队建立联系。它适合客户洽谈、分组讨论、团队会议、员工培训、营销宣讲、远程招聘等各个场景。建议使用腾讯会议共享屏幕、协作白板、协作文档、计时器和录屏等功能,有效提高会议效率。

2、项目协同与目标管理工具——Worktile

Worktile 作为一个企业级项目协作与目标管理工具,在满足企业项目协作与目标管理的同时,还是一个轻量化的OA工具、即时通讯工具、企业知识库工具、日程管理工具…….一个工具就是一个工具集,覆盖企业团队办公全流程场景。

通过 Worktile,我们为员工创建了一个庞大完整的线上办公网络,他们可以拥有线下办公一样面对面交流体验。Worktile还帮助我们建立了一套规范有效的工作方式和习惯,不管是本地办公还是远程办公,工作地点并不会对我们团队的工作效率有太大影响。

除了深度整合项目与任务管理、OKR、简报、审批、日程、公告、通讯录、企业IM等功能,Worktile 还支持丰富的自定义功能,满足各行业团队场景的个性化工作需求,助力企业提高管理效能。

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3、研发管理工具——PingCode

智能化研发管理工具 PingCode 以产研团队为核心,为研发管理全流程提供解决方案,包括目标管理、需求管理、项目管理(敏捷/瀑布/混合模型)、测试管理、知识库、效能度量、目录服务、研发自动化等核心场景。

无论是本地式还是分布式研发团队,都可以通过 PingCode 建立统一的价值观,大到组织目标的同步、小到工作项的分配、状态跟踪、拆分子任务、关联代码和验收说明等进度同步和管理,可以说这是最适合国内研发团队工作习惯的绝佳项目管理工具。

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总结

突如其来的疫情让我们被迫重新想象和改变工作方式,但我认为“打破”常规也是创新的一个促进因素。我相信新型的远程工作方式可以帮助我们团队发掘和优化出更精细的协同办公技能,也能帮助我们打造更适配用户需求场景和办公体验的协调办公工具。另外对于产品经理而言,远程工作促进了我们思考和学习新的沟通方式,以便与客户以及其他关键利益相关者保持有效沟通。

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