大家都不喜欢开会。会议不仅浪费时间，还会占满我们的日程，让人觉得既无聊又无法专心做自己的工作。
不过，调查显示，专业人士有21%的时间都在开会上。更让人头疼的是，他们中的很多人认为，四分之一的会议时间根本就是在白费。所以，当我们的日程已经排得满满的，突然又安排了一个会议时，我们会感到非常沮丧。
但事实上，团队会议对工作来说非常必要。如果能妥善安排和管理，会议能激发团队的创意、解决问题、达成目标。
这就引出了一个问题：怎样才能开好会，让会议不再是浪费时间而是有效利用团队时间的机会呢？
这份指南告诉你如何让团队会议发挥最大效用。
团队会议的目的是什么？
简单来说，就是预先安排的一次讨论，团队成员在会议上讨论一些特定的主题，这些主题会由会议的组织者提前在议程上列出。
尽管人们对会议有很多负面看法，但我们都知道，有些事情通过邮件和即时消息是办不到的。有时候，面对面的实时交流是必要的，而且更有效率。
团队会议提供了一个机会，让员工可以：
- 规划未来的项目和活动
- 头脑风暴新想法
- 一起处理共享任务
- 预见并克服挑战
- 提升沟通
总之，团队会议是合作的一种形式，对雇主和员工都非常重要。有调查显示，75%的雇主认为团队合作和协作非常重要，但有39%的员工觉得自己的组织里合作不够。
会议为团队提供了紧密合作的机会，如果开会方式得当，能带来很大的成果。还有调查发现，83%的人认为团队会议对他们的项目有正面影响。
决定是否需要召开团队会议
大家都经历过会议结束后觉得“这完全可以发邮件解决”的情况。
要让自己的会议不被抱怨，一个办法是确定你真的需要在日程上加入某事，而不是只因为感觉该聊聊了。
如何判断是否需要开会？用以下标准来检查自己的情况，决定是否真的需要召开团队会议。
如果符合以下情况，就应该安排会议：
1、有一个明确的目标
会议需要有明确的任务或目的，否则聚集在一起毫无意义。你想要达成什么目标？解决某个问题、规划时间表、讨论挑战、还是集思广益？在安排会议前，确保你有一个明确的目标。如果有，那就安排会议吧。
2、制定了议程
一旦你有了目标，就应该让团队其他成员知道会议的内容和目的。最大的错误是先预定了会议时间，然后再想内容。更明智的做法是先制定议程，然后根据议程安排会议时间。如果议程准备好了，就可以安排会议了。
3、确切知道需要邀请谁
没有什么比参加一个与自己无关的会议更糟糕的了。有了明确的议程，你就能知道需要邀请谁。所以，如果你清楚谁该被邀请，你就已经理清了所有细节。有了充分的理由，就可以定下会议时间了。
以下情况下，不需要召开会议：
1、如果你只是在分享信息
是否只是要更新项目进展，或者通知大家团队活动的菜单的变化？如果你有简短的更新或基于事实的信息，这些可能不需要深入讨论，那么就用电子邮件或即时消息来传达吧。这样比召集大家开会要快多了，而且人们还可以回头查看信息，以免忘记。当然，对于公司大会或高层会议等几种情况，这个建议可能不适用。
2、如果你开会只是为了开会
这听起来很明显，但实际上比人们想象的要常见，尤其是对于定期或重复的会议。这些固定在日程上的会议很容易变成名义上的聊天时间或状态更新，而不是有效的讨论。如果你的团队日程中有重复的会议，确保定期重新评估它们的必要性，确保它们真的值得投入时间。
3、如果你还没有准备好
你是否已经准备好了需要展示的所有材料，比如创意简介、幻灯片演示等？如果没有，那么现在安排会议还为时尚早。虽然你可能认为在会议前还有时间准备这些材料，但这些准备工作通常需要的时间比预期的要长，你不会希望在还没有准备好一半材料的时候，会议时间就到了。
如何召开有效的团队会议
如果你已经确定了会议的目标、议程和邀请名单，并且确定这次会议是必要的，下一步是确保会议能顺利进行。这里有一些方法可以帮助你。
1、围绕议程制定框架
虽然重复强调议程的重要性可能听起来有些单调，但你应该已经意识到了它对于团队会议成功的重要性。尽管如此，还是有大约63%的会议是没有预先计划好议程的。不要成为这个统计数据中的一员。制作议程其实很简单，而且非常值得投入时间。一个基本的议程应该包括：
- 会议的日期和时间
- 会议的目标
- 参会的部门或人员
- 讨论的主题
- 谁负责引导每个话题的讨论，
- 每个话题分配的时间
有了这些，你就为会议提供了必要的结构和时间管理。
2、提前发送支持材料
为了不浪费宝贵的会议时间，尤其是避免开会初期用来让大家了解讨论内容的时间，应该至少在会议前一个工作日将议程和其他支持材料（如创意简报、时间表、幻灯片、图表、报告等）发给所有参会者。这样，每个人都有时间预先了解会议内容，并准备好他们的问题和建议。
3、避免偏离主题
偏离会议目标的随机话题和离题可能会让你的会议偏离轨道。现在真的需要讨论客户姓氏的发音吗？在大家陷入无关紧要的话题之前，及时止损。不是去参与这些讨论，而是告诉团队你会记录下这个问题，以便在未来的某个时刻回过头来讨论。这通常被称为“停车场”方法，意味着你暂时将这个话题搁置，继续推进议程。
4、制定一个规则：会议中禁止使用屏幕设备
为了确保会议有效，需要每个人都专注并积极参与。如果大家都在忙着看自己的电子设备，比如回复邮件或刷社交媒体，这是做不到的。除非参会者确实需要用到这些设备参与讨论或进行计划中的活动，否则请他们把设备留在办公桌上。你甚至可以在会议室外放一个箱子，用来收集这些设备，以此来提醒大家注意新规则。这样，大家就能集中精力讨论最重要的议题。
5、注意控制时间
按时开始和结束会议非常重要，这不仅体现了对大家时间的尊重，也帮助充分利用有限的会议时间。比如，如果一个半小时的会议迟了五分钟开始，那么你已经损失了17%的会议时间。但是，当会议开始后，很容易就会忘记时间。虽然在议程中预先安排好每个议题的时间有助于控制，但实际上还需要有人负责时刻提醒时间。如果你担心自己在主持讨论时做不到这一点，可以在会议开始时指定一名时间管理员，他会在接近每个议题结束时提醒你。
6、总结并分享
除了议程，会议的总结同样重要。会议结束后，应该总结讨论的关键点，并通过文档或邮件形式发送给所有参与者及可能需要知道会议内容的其他人。会议总结应该包括：
- 讨论的主题简要
- 分配的行动项及责任人（包括截止日期）
- 后续需要回顾的任何议题
这样做可以确保每个人都清楚下一步的行动计划，也避免了对会议内容的任何疑问。此外，总结还提供了一份记录，便于在下次会议时回顾，确保不遗漏任何事项。
团队会议本应是有效利用时间的。尽管增加的会议可能让团队成员（包括你自己）感到不悦，但事实上，如果正确进行，会议可以是非常有价值且愉快的。
团队会议应该充分利用时间
首先要判断会议是否确实必要，然后再考虑占用大家的时间。接下来，按照这个流程操作：
- 组织好议程
- 提前发送相关文件
- 控制偏离主题的讨论
- 禁止会议中使用屏幕设备
- 控制好会议时间
- 总结并分享信息
这样，你就能把团队对会议的态度从不情愿转变为积极参与。而且，如果有甜甜圈的话，大家可能会更期待会议哦。
