项目规划是确定、排序和分配项目所需成本、范围和时间表的过程，目的是确保项目按时且在预算内完成。
想象一下，假设你要做华夫饼，虽然已有做华夫饼的经验，但仍需考虑一些事情。例如，需要面粉、鸡蛋、糖、牛奶、黄油和平底锅。但还要考虑为谁制作：是为自己，还是为一个四人聚会，其中包括不能摄入乳糖和不能吃含麸质食物的人？
像做早餐这样日常的事情，甚至更复杂的事情如开发应用、搬迁办公室或重塑销售流程，都需要事先规划。需要思考不仅是要做什么，还包括如何做、何时做和为什么做。
什么是项目计划？
项目规划意味着全面思考和组织完成工作所需的一切，以便尽快且彻底地完成。包括确定目标、范围、任务、资源，设定预算和时间表。这是项目开始时必做的事情，确保项目顺利进行。
项目规划是项目管理的一个阶段。项目管理贯穿项目的整个过程，包括启动、规划、执行、监控和结束五个阶段。
“战略项目规划”与一般的“项目规划”不同。它通常在更高层级进行，涉及设定公司目标和优先事项、改善运营，并指导员工理解公司的使命、愿景和价值观。
无论是战略规划还是项目规划，都需要一份清晰、易于理解且容易获取的计划，让公司内的每个人都能遵循。
如何制定项目计划？
首先，想象一下做华夫饼的场景，不仅仅是食物，还有很多其他因素构成了一次精致的用餐体验，比如制作购物清单、选择餐桌布置和邀请客人。
这些元素和细节组成了项目计划。这个计划是项目活动的核心依据。虽然制作计划并不困难，但需要花时间仔细考虑。
1、明确是谁、做什么、如何做
好的计划不只是列出任务和日期。它从提出并记录一些关键问题开始：
- 目标和目的是什么？
- 利益相关者有哪些？
- 预算是多少？
- 交付成果是什么？
- 项目团队成员是谁，他们的角色是什么？
- 最终截止日期和其他里程碑是什么？
- 谁对交付成果提供反馈和最终批准？
这些问题的答案为每个人提供了项目进展的高层次视图。
2、弄清楚需要什么
下一步是决定完成任务所需的所有事项。首先考虑每项任务需要多少努力，谁来负责。考虑公司外部可以利用的资源或供应商。别忘了审查过程，以及在发布前需要哪些人的反馈和批准。
这似乎很明显，但不要在没有准备的情况下规划。与所有团队成员和供应商联系，讨论项目，获得他们的认可，并确认他们对完成任务的承诺。通过确保每个人都参与进来，可以避免许多不必要的挫折和压力。
3、研究、研究、再研究
在起草计划之前，要充分了解所有事实。仔细阅读请求提案、工作范围或项目概述，并做好笔记。详细记录决策，并澄清任何未解决的问题，包括：
- 目标和目的
- 客户（或项目赞助人）的期望
- 项目团队的构成和决策过程
- 其他利益相关者及其期望
同时，识别任何潜在的障碍或问题也很重要：
- 团队是否经历过类似的项目？他们是否需要额外的支持或培训？
- 项目截止日期是什么，有哪些可能影响最终交付的问题？
- 客户或项目赞助人的响应速度如何？他们的时间表会影响整体时间安排吗？ 这些问题虽然难以提出，但提前考虑可以避免后期出现意外问题。
同时，花点时间思考如何真正实现目标。除了完成项目，还可以做些什么来使项目取得超越？
4、创建大纲
在完成研究和解答重要问题之后，就可以开始起草项目计划的大纲。初步大纲可以简单，但需要包括以下内容：
- 交付成果及相关任务
- 时间框架
- 所需资源
- 所做的假设
- 审批流程
5、与团队重新聚焦
完成项目计划大纲后，需要和团队成员进行沟通，以获取他们的反馈。团队成员是交付工作的专家，所以他们的意见非常重要。
这是提出想法并邀请团队进行改进的机会。考虑是否有更快或更有创意的完成方法？审批流程是否能简化？还需要考虑什么其他因素？
重新与团队沟通的另一个好处是，它为项目建立了一个开放并欢迎反馈的氛围。这也有助于建立信任，并激发团队成员对共同目标的合作热情。
6、加热
在整合了团队的反馈之后，就可以开始撰写详细的项目计划。包括以下内容：
- 所有相关的项目信息，包括客户名称、项目名称、版本号和交付日期
- 带有开始和结束日期的交付成果
- 每项任务的负责人
- 任务持续时间和依赖关系
- 任务细节和任何澄清说明
- 风险或潜在障碍
随着团队对流程越来越熟悉，项目规划将变得更加高效，项目计划也将变得更加有效和强大。编写项目计划的过程也是不断完善的过程。
7、分享并获得最终批准
准备好了吗？现在已经接近完成了。只需将最终计划分享给所有团队成员和供应商，让他们再次确认自己的责任和截止日期。确认所有利益相关者对整体目标、交付成果、时间和预算都表示认同。
如果大家都表示满意，那么就可以开始执行计划了。
进行宏观战略项目规划
之前我们简要提到了战略项目规划的概念，现在深入探讨一下。虽然不是每个项目计划都需要高层次的战略规划，但有时这种方法有助于激发新想法，更好地找到挑战的解决方案。可以把它想象为开始烹饪前清理厨房台面的步骤。
愿景和使命宣言
战略项目规划的第一步是制定愿景和使命陈述。愿景宣言定义了组织的最终目标，不仅描述组织的日常工作，还包括公司的最大胜利，应激励每个人想象他们工作的最大影响。
以下是一些很好的愿景宣言示例：
- 阿尔茨海默症协会：创造一个没有阿尔茨海默症的世界。
- 特斯拉：通过推动世界向电动汽车转变，成为21世纪最引人注目的汽车公司。
另一方面，使命是更具行动性的陈述，描述了组织做什么以及如何做。它通过明确“谁”、“为什么”和“做什么”来详细说明。
以下是一些符合条件的使命宣言：
- 许愿基金会：为患有危及生命的医疗状况的儿童实现愿望，以希望、力量和快乐丰富人类体验。
- 星巴克：一次一人一杯，一次一个社区，激励和滋养人类精神。
- 西南航空：致力于提供最高质量的客户服务，带着温暖、友好、个人自豪和公司精神。
随着组织的成长和达到里程碑，领导者可能会将愿景和使命陈述合并为一个更大、更具启发性的陈述。
目标
确定了愿景和使命宣言后，下一步是明确具体的行动。现在是设定目标的时候了！
显然，目标对于任何企业的成功至关重要；如果不清楚目的地，就很难到达。在设定目标时，可以将使命和愿景陈述贴在显示器上的便利贴上，确保所有这些陈述形成一个连贯的前进路径。
目标可能来源于多种因素，如从小的梦想、激发人心的头脑风暴、财务需求或直觉。因此，目标的来源可以是任何地方。这些目标可能有很大差异，但一些常见的目标包括：
- 提高生产力
- 降低持续性开支
- 提升客户服务
- 扩大品牌知名度
- 找到一个大家都能接受的办公室温度
商业目标
商业目标是实现目标所需的具体、可衡量的行动。它们帮助员工理解对他们的期望。
例如，如果目标是提升客户服务，那么具体的商业目标可能是增加客户服务人员数量或实施新的政策，确保客户在规定时间内收到回电。
通过设定清晰而坚定的公司目标，每个人都能设定自己的目标来实现这些公司目标。这样，尽管员工们采取不同的步骤，但最终都朝着同一个目标前进。
接下来，需要将这些目标转化为行动计划。这意味着将长期目标分解成具体、可实现的里程碑。接着，创建一个更详细的路线图，指出应该优先考虑的日常活动。
一个好的行动计划应该详细包括公司实现目标所需的所有内容，比如：
- 领导工作的人
- 参与的团队
- 任务和职责
- 所需投资
- 关键里程碑 随着时间的推移，这些细节可能会发生变化和演变，但有一个具体的计划可以为负责重要工作的团队和整个组织提供清晰的方向。
随着时间的推移，这些细节可能会发生变化和演变，但有一个具体的计划可以为负责重要工作的团队和整个组织提供清晰的方向。
决策
在准备启动项目的时候却卡在审批的过程中，会让人感到非常沮丧。大家都经历过只是在等待某个人审批后才能开始项目这样的情况。为了避免在公司内部出现这样的障碍，可以把决策权下放到组织的不同层级，赋予他们快速做出决策并执行工作的权力。
虽然在大多数情况下，做出最终决策的通常是团队负责人，但其他团队成员也应该有相当大的影响力。最好的决策者会与团队合作，重视团队的专业知识和不同的观点。他们还会为可能发生的意外情况做好计划，制定B计划和C计划，这样一旦有什么事情出错，每个人都能够迅速地调整方向。
大胆进行战略项目规划
在厨房里，可能会用到手持搅拌器和华夫饼机这样的工具。在项目规划中，举行头脑风暴会议或制作甘特图可能更实用。
头脑风暴
因果关系图
这些图表（有时被称为鱼骨图或石川图）有助于在问题变得无法解决之前发现它们。因果关系图展示了导致某种情况的所有因素之间的关系，识别主要原因，将其细分为子原因，并指出可能的结果。
因果关系图是风险管理的优秀工具，但它们不包括主观元素，如可能性或严重性，只关注事实。
关键路径分析
在涉及许多同时进行的活动的大型、复杂项目中，关键路径分析特别有用。这种分析通过查看计划中最长的活动，并计算从开始到结束所需的时间，来找出项目的关键路径。了解哪些任务是关键的、哪些不是关键的，有助于避免时间上的错误和流程上的堵塞。这是一种管理有很多依赖关系的大型项目的有效方法，但可能对小型项目来说太复杂。
甘特图
甘特图是一种用于展示项目时间表的条形图。它在垂直轴上列出任务，在水平轴上显示时间间隔，帮助规划、协调和跟踪特定任务。甘特图也是项目进展的一种可视化表示，可以用于状态报告。几乎对于任何项目都有用，因为它能使整个工作从开始到结束变得一目了然，如果需要，还可以方便地转换到计划B。
项目规划软件如何提供帮助
项目规划可能是一个漫长的手动过程。幸运的是，技术领域已经找到了让这个过程更轻松的方法。有许多可选的解决方案，但为了避免麻烦，确保所选的项目规划工具包括以下基本功能：
- 强大的工具，用于组织、跟踪和管理项目
- 灵活的模板，用于创建从会议记录到产品要求等各种内容
- 直观的界面，使组织工作和与团队共享变得简单
- 便捷的搜索功能，轻松找到所需内容
- 一个开放且共享的工作空间，鼓励协作和反馈
