每个领导者或项目经理都明白，判断团队的工作量通常像是在猜测。
当接到新任务或需要参与跨部门的新计划时，经常会问自己：团队真的有时间完成这个任务吗？还是接受后会让每个人都忙得应接不暇？
实际上，这就是所谓的容量规划。
什么是容量规划？
简单来说，容量规划就是评估完成一个项目或任务需要多少时间，判断团队是否有足够的时间来完成它，然后安排这些工作以提高效率。
这个过程大致分为两部分：评估容量和进行规划。
首先，要了解团队的整体工作容量，也就是在团队负担过重前他们能够承担的最大工作量。掌握了这些信息后，接下来就是规划阶段。在这一阶段，要对任务进行优先级排序，并安排工作时间，确保按时完成任务。
比如，假设你的团队需要提取数据并编制报告以支持销售团队，可能涉及过去两年的大量客户数据。
你会评估这个项目请求，了解其范围，并估算完成时间，以便大致了解完成该项目需要多长时间。你可能会估计大约需要八个小时。
接下来，你需要确定团队是否真的有八小时的时间来完成这个任务。
最简单的方法是让团队成员记录他们在一般一周内的所有活动及其持续时间，以小时计。他们应该参考日历、电子邮件收件箱、Jira票证等，以确保估算尽可能准确。这样你就能知道他们目前每周的总工作时间。
有了这些信息，你就可以看看是否有空余时间来安排新项目。你还需要确定哪些人最适合分配这个任务（基于谁的工作量最灵活），并设定更现实的完成期限。
例如，可能小李目前每周的工作量大约是30小时，他有能力和专长接受这个任务，但他说需要到周一才能完成报告。
容量规划就是基于现实情况规划项目和期望，而不是基于乐观的猜测。
还有其他类型的规划吗？
容量规划和容量管理的区别
当深入了解容量规划时，你可能也会听说“容量管理”这个词。它通常用于IT团队和项目，但也适用于其他行业。
容量管理是一个更广泛的概念，涉及企业整体监督和协调所有可用资源以满足项目需求的能力。
可以把容量管理看作是一个总称，而容量规划则是容量管理过程中的一个组成部分，就像面试是整个招聘过程的一部分。
容量规划和资源规划的区别
可能你也听过资源规划这个词。这个术语经常和容量规划混用，但它们其实有所不同。
容量规划专注于评估人力资源，确定团队是否具备完成项目所需的技能和时间。比如，考虑团队是否能在周五之前合理地完成一个数据请求任务。
而资源规划则涉及具体资源的分配，包括人员、预算、软件、设备、材料等。
资源规划的目的是确保适当使用每种资源以最大限度地发挥其作用。比如，可能需要修改数据仪表板以更高效地提取数字，或者推迟其他报告的运行来为这个任务腾出空间，或者考虑如何最大化利用某个工具的影响。
容量规划的优势
容量规划可能需要一些实践，尤其是对于那些习惯于对每个请求都说“是”的人。但养成这种习惯有很多好处。
1、避免团队过度劳累
有一个数据显示，48%的员工表示他们面临太多不合理的截止日期和过多的工作量。这是有道理的，因为如果看不清团队能完成多少工作，他们就可能会被过度安排。毕竟，总有更多的工作要做。
全面了解团队的实际工作能力，意味着不会给他们安排太多任务和责任，还可以帮助他们通过优先处理最重要的工作来管理时间。
2、设定更现实的截止日期
大家都知道，项目常常会严重超出预定进度。这归咎于“计划谬误”，即人们通常过于乐观，低估了项目真正所需的时间。
这种偏见很难消除，但容量规划可以提供帮助。特别是从团队成员那里直接了解他们的可用性，可以得到现实的反馈，从而根据团队实际的产出能力来设置合理的截止日期。
3、识别技能短缺
容量规划不仅与时间有关，还涉及技能。遗憾的是，54%的员工表示他们不完全掌握当前工作所需的所有知识。
通过评估团队的工作能力和提前规划工作，更容易发现项目是否需要团队目前缺乏的技能。例如，销售团队的某个请求可能需要一些团队内部没有的大数据技能。
提前发现这些问题，可以采取积极措施，如培训团队成员、外包某些任务或调整项目范围。
容量规划的挑战
容量规划虽然有许多好处，但实施起来也需要付出一些努力。以下是一些常见的挑战，需要克服。
1、理解工作能力的困难
可能你会认为容量规划是一次性的活动，但实际上不是这样。随着项目的变化和团队成员的离去或加入，团队的工作能力也在不断变化。此外，还需要依赖团队成员诚实地反映他们当前的工作量和局限性。 这些因素都使得准确把握团队能承担多少新工作和请求成为一大挑战，尤其当团队中充满高成就者，他们通常认为自己能承担更多工作时。频繁地与团队讨论容量规划（大多数团队每周都会这样做）有助于更现实地看待这个问题。
在这些同步会议中，可以使用Jira Software的高级路线图（针对技术团队）或Jira工作管理的报告（针对商业团队）来帮助可视?化和理解团队成员的工作量和能力。
2、变化可能导致计划偏离轨道
没有人能预知未来，即使是最有经验和最有意图的项目经理也会遇到障碍。每个项目都有风险，不可预见的情况，如季节性变化或行业变化，都可能对计划产生影响。 在尝试预测并应对所有这些潜在的挑战时，容量规划并不总是那么简单。在计划中留出一些缓冲时间（哪怕只是额外的一两天）将帮助适应变化，避免事情完全偏离预定轨道。
3、可能需要进行一些艰难的对话
如果你的团队过去一直是公司内那种总是说“是”的团队，那么开始实施容量规划就意味着有时也需要说“不”。 要记住，只有当真正利用识别出的信息时，容量规划才会有效。这可能意味着由于工作能力不足而拒绝一些项目，或者需要调整和降低期望，甚至推迟截止日期。说“不”总比答应了却无法完成要好。
容量规划最佳实践
容量规划虽然需要通过实践和尝试错误来掌握，但以下建议可以帮助你在开始时就走上正确的道路。
1、从过去的项目中学习
经验是最好的老师，前提是你愿意回顾并从经验中学习。当团队完成一个项目后，不要急于进入下一个项目。应该举行一个项目复盘会议，讨论项目的进展情况，特别关注那些容量被过度拉伸的地方。 找出造成问题的根本原因：是项目范围扩大了吗？团队成员是否高估了他们的可用性？然后，确定如何避免未来发生同样的问题。
2、与团队成员进行诚实的对话
团队成员比任何人都更了解自己的工作带宽。因此，应该与他们进行坦诚的对话，讨论他们的工作量和他们认为能承担的额外项目。 容量是不断变化的，所以这应该是一个持续的对话。在常规团队会议中花几分钟时间讨论每个人目前的工作情况，以便了解他们当前的工作量和责任。在“角色与责任模板”上记录这些对话会很有帮助，便于在新季度、新项目开始或未来的容量检查时参考。
3、从一开始就获取必要的细节
虽然了解团队的容量是问题解决的重要部分，但也不要忘记规划方面。为了成功规划工作，需要对完成任务所需的内容有一个清晰的了解。
不幸的是，52%的项目都会经历范围蔓延的问题。当一个项目的要求超出了最初的预期，团队很快就会面临过度扩张的压力。
面对桌面上的新项目请求，应该提出深思熟虑的问题，确保充分理解所请求的内容。还可以创建一个简报或表格，让其他团队填写以提交他们的请求，这样就能从一开始就掌握所有必要的细节。可以使用Jira工作管理的拖放表单构建器来创建这些表单，并用于跟踪简单的工作请求。
即使觉得已经完全了解了每一个细节，也要预留一些时间来应对可能的延误和意外情况。虽然不可能预见所有情况，但预留一些缓冲时间可以确保即使出现意外，团队也不会被过度压迫。
停止猜测并开始计划
当面对桌上的新项目时，很容易陷入一个常见的陷阱：先同意要求和请求，然后再去想如何实现它们。
更明智的做法是使用容量规划来反向操作。先实际了解团队能完成多少工作，然后基于这个了解来规划所有工作。
避免对团队工作能力的猜测，意味着可以更有效地确定项目的优先顺序，设定更现实的期望和截止日期，并维护团队士气，同时减少每个人的压力和挫折。
可以通过使用Jira工作管理模板为商业团队规划项目、Jira软件为技术团队规划，以及在Confluence中使用容量规划模板来为所有团队创建和组织工作，使这个过程更加顺畅。
