使用模板更快更正确的完成项目工作

即使工作本身有趣或令人愉快,最关键的工作任务往往是最难开始和处理的。这种情况下,简单地将无法开始工作归咎于缺乏意志或动力是没有帮助的。实际上,有许多因素可能阻碍工作进展。例如,心理问题,像焦虑、追求完美、害怕失败、决策疲劳和冒名顶替综合症等,都可能是导致工作难以开始的主要原因。此外,目标不明确或许多其他任务和分心的事情占据了注意力,也可能是工作难以进展的原因之一。有研究显示,长期的拖延问题影响了15%至20%的成年人,这并不令人意外。

在工作环境中,人们经常面临另一个难题:不清晰的期望。当期望不明确时,可能会让人不知道如何继续前进,或者即使采取行动也可能是浪费时间和努力,因为最终的结果可能不是所需或期望的。不清晰的期望给员工带来的压力很大,一项研究甚至指出,更清晰的雇主期望可能将员工流失率降低多达22%。

解决这个问题的方法之一就是使用模板。模板是一种有效的工具,可以帮助人们开始工作并实现目标。它们提供了一个结构框架,将整个过程分解为小的、可操作的步骤。模板不仅是行动的蓝图和项目信息的中心存储库,更重要的是,它们提供了一个清晰的交付物大纲。使用模板可以帮助明确目标,设定现实的期望,并分配责任。它们在跟踪进展和资源管理方面也非常有用,可以使团队即使在异步工作中也能更高效地工作。

Confluence模板可以嵌入几乎任何东西,比如视觉效果和路线图等,这使得所有工作可以集中在一个地方,也方便与使用其他工具或方法的团队无缝合作。

模板

Confluence提供了超过100个可定制的模板,从会议记录或回顾这样的经典模板到满足多种标准需求的模板。这些模板专为不同团队的核心输出设计,涵盖了从人力资源到开发/IT的各种团队,适用于从初创公司到全球大型企业的各种组织。

Confluence一直在不断开发新的模板,因此建议经常查看最新发布的内容。例如,在2021年12月,Confluence将新增上文提到的模板以及另外三十六个模板!还与一些杰出的公司合作,如Figma和MURAL,共同创造模板,传递他们的最佳实践。这些模板旨在提高生产力和解决问题的能力。

如果找不到完全符合需求的模板也不用担心,可以轻松创建自定义模板,以简化从项目合作和头脑风暴到利益相关者管理和项目进展跟踪等各个方面的流程。如果看到其他团队有喜欢的页面,也可以简单地复制它来创建模板。只需访问该页面,点击右上角的操作菜单(•••),然后选择“复制”即可。

以下是Confluence最喜欢的一些模板,可以帮助各种项目顺利进行,包括:

项目规划模板

处理大型项目时,可以使用路线图或规划模板来明确每个步骤,确定时间和负责执行的人。例如,项目计划和产品发布模板是一体化页面,用于明确角色、分配责任、规划里程碑和设定截止日期。

还可以深入了解项目规划和合作的具体方面。容量规划有助于实际了解每个团队成员的工作能力,从而高效管理工作量。而目标、信号、措施等模板则通过提醒团队共同目标来促进项目合作。

头脑风暴模板

为了激发创新思维并捕捉所有优秀的创意,可以尝试使用头脑风暴和颠覆性头脑风暴模板。使用建议包括:

提前准备模板并发送给团队成员。附上相关资源链接,并要求团队成员在会议前进行查阅,以便在集体讨论时充分发挥创意。

在会议中,使用模板定义目标和期望,深入探讨不同的思维框架,帮助产生优秀的想法。可以通过嵌入Jira、Trello和第三方视觉模板来记录和分享这些想法。

会议后,未能参加的人员也可以在模板中补充他们的想法。还可以邀请审稿人、管理者和不同团队的其他合作者参与。

如果需要针对特定任务或部门的头脑风暴模板,这里有适合的选择。例如,IT项目海报模板能帮助技术团队找到最有影响的解决方案,而不仅限于最显而易见的方案。在确定问题之后,团队可以通过头脑风暴探索潜在的解决方案,挑战他们的假设,并验证想法,直到找到最佳的解决方案。

执行工作的模板

如果项目因为不确定性和未知因素而停滞不前,模板可能成为解决问题的关键。使用模板可以避免在确定交付物各个部分上的挣扎,模板提供了一个大纲,只需按照大纲填写相关内容。(虽然这仍然是个挑战,但如果对所需内容有明确的了解,这会容易得多。)

如果在推广活动中遇到瓶颈,可以尝试使用营销活动模板来制定出色的计划。先确定目标,然后头脑风暴实现这些目标的方式,设定截止日期,划分预算,并分配团队成员的任务。这样,每个人都能清楚地看到哪些工作已经完成,哪些还需继续努力。

模板也是团队沟通的有力工具,这对于项目规划和执行至关重要。使用OKRs(目标和关键结果)来保持直接报告和跨职能团队的一致性和了解。并为新员工制定个性化的90天计划,使关键资源易于访问,让里程碑清晰可见。这样可以快速帮助新员工融入团队,提高团队生产力。

模板铺平了前进的道路

面对众多选择、缺乏明确目标和团队注意力分散等问题,可能会带来压力和自我怀疑,从而阻碍高效工作。模板能够消除这些障碍,帮助团队保持专注和按计划行动。把这些框架作为项目的路线图和存储库,可以反复回顾,清楚地了解正在做的事情、执行时间、执行原因,以及最重要的是,谁负责项目的每个部分。

因此,无论是在不同部门之间协调项目合作,还是领导新产品创意的头脑风暴会议,模板都能帮助迅速开始工作,并助力完成项目目标。

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