在项目管理领域，把工作变成可以看得见的形式非常重要。像流程图这样的视觉工具对于提高项目的成功率起到了关键作用。然而，在深入了解流程图的细节之前，先来看看一个让敏捷方法更加高效的基础理念——“完成的定义”(DoD)。
“完成的定义”为完成任务设置了明确的标准，帮助团队保持一致，确保工作质量始终如一。将其与流程图结合使用，敏捷团队能够更好地协作，优化工作流程，不仅提高项目的完成效率，还能确保满足客户和其他相关方的期望。
让我们更深入地探索流程图，这是一个在工作可视化方面非常有用且极其重要的工具。本文将介绍流程图的各种类型及其优点，并指导你如何在Confluence白板上制作流程图。
什么是流程图？
流程图通过使用不同的符号和形状，通过线条相连，来直观地表示一个过程或工作流的每一步。
流程图在项目管理中非常实用。举个例子，可以用它来展示团队是如何处理一个客户支持请求的，从接收请求到解决问题的整个过程。有些项目经理还会把流程图和甘特图结合使用，制作出更全面的项目计划。
流程图的类型
流程图有好几种类型，每一种都适合不同的任务。以下是几个例子：
系统流程图
系统流程图类似于一张系统的地图，展示了系统内部的每个步骤。它们非常有效地展示了系统的各个部分是如何相互作用的。比如，可以用系统流程图来展示一个订单是如何从客户那里传递到比萨饼配送团队的。
工作流程图
工作流程图像是一本食谱，按顺序展示了完成一个任务或过程所需的每个步骤。
数据流图（DFD）
用来展示数据在系统里是如何流动的，包括数据的来源、去向以及存储方式。举个例子，想象一下一个DFD，它描述了一家公司是如何进行新员工招聘并保存他们信息的流程。这种图表对项目经理特别有价值，因为它让他们能够看到公司数据库里数据的流向，帮助他们监控和改进数据处理的方式，让管理更加高效有效。
决策流程图
正如其名，帮助做决定。它通过展示不同的选项和每个选项的结果，就像树枝展开一样，从一个起始问题开始，一步步引导决策过程。跟着流程图走，每个回答都会带来新的问题，直到做出最终决定。
泳道图
通过视觉上展示过程中的不同角色和职责，把流程图分成多个泳道，每个泳道代表一个特定的人或团队。比如，在商业环境中，这些泳道可能代表“销售”、“市场营销”或“法律”部门。
文件流程图
文件流程图和数据流图相似，展示文件在系统中的流动路径。可以把它想象成一张地图，记录一封信件从到达办公室开始的旅程，一直追踪到它被正确的人收到。
程序流程图
程序流程图展示了一个软件程序是怎样工作的，指导计算机完成哪些任务以及任务的执行顺序。比如，一个登录程序的流程图会展示计算机是如何检查用户名和密码是否正确。
过程流程图
过程流程图是最常见的流程图类型，展示了一个过程从开始到结束的每个步骤。它们在制造业等领域非常有用，清楚地描述了一个产品从原材料到成品的完整生产过程。
流程图的优点
流程图对于工作管理、项目经理和敏捷方法有很多益处：
- 使复杂过程易于理解：通过把复杂的内容分解成小块，流程图让复杂的主题变得容易理解。
- 流程标准化及文档化：这帮助团队就工作流程的执行方式达成共识，并且把它们记录下来以便未来参考。
- 保证团队一致性：流程图帮助确保团队成员对流程及个人责任有清晰的理解。
- 提升沟通效率：流程图通过图像帮助保证团队成员对事项的理解统一，减少误会。
什么时候应该使用流程图？
流程图适用于将复杂任务分解并展示实现目标所需的步骤，有助于项目管理、业务流程建模、计算机编程和日常任务等。
流程图尤其有用的情况包括新员工入职与培训、流程优化、规划、沟通协作和文档制作等。
如何使用Confluence白板制作流程图
在Confluence中使用白板创建流程图既简单又迅速，只需遵循五个步骤。
首先，需要在Confluence中按以下步骤启用白板功能：
- 登录到Confluence。
- 在Confluence导航的右上角点击设置图标。
- 在左侧菜单中选择Beta功能。
- 阅读注意事项，如果同意，则点击同意并启用。
启用白板可能需要几分钟时间。一旦启用，就可以按照下面的步骤来创建流程图：
- 前往你想要添加白板的空间。
- 在页面顶部的工具栏点击创建按钮。（也可以通过点击左侧菜单的内容按钮创建白板。）
- 点击后，白板页面会打开，你可以选择多种模板。
- 使用绘图工具，比如形状、线条和连接器，来创建流程图。可以把形状拖放到画布上，调整大小，并用箭头或线条来连接。
创建流程图后，你可以进行一些自定义：
- 自定义流程图：通过添加文本、颜色和格式化来自定义流程图。也可以使用不同的形状表示决策点、循环或连接器，以描述你的过程流。
- 合作和编辑：邀请团队成员共同参与白板会议的合作。他们可以实时加入并对流程图做出贡献。还可以一起编辑流程图，根据需要进行更改和更新。
- 保存和嵌入：创建完流程图后，点击“保存”按钮保存白板会议。然后可以选择将流程图直接嵌入到Confluence页面中，通过选择“嵌入”选项。
- 分享和合作：和团队成员分享Confluence页面，让他们查看和合作流程图。他们可以提供反馈、建议或在必要时进行编辑。
创建有效流程图的技巧
要制作一个有效的流程图，请记住以下几点建议：
- 选择合适的流程图类型：根据你团队的需要选择最适合的流程图类型，因为不同的流程可能需要不同类型的流程图。
- 保持符号和颜色的一致性：这样做可以帮助别人更容易理解流程图。
- 明确流程图的目标：在开始绘制之前，清楚地知道你为什么要创建这个流程图以及你希望通过它实现什么目标。这将帮助你在设计时做出更好的决策。
使用流程图来可视化工作流程
流程图对于改善工作流程非常有帮助。使用Confluence白板，可以轻松地创建流程图。Confluence使你能够在一个平台上进行头脑风暴、可视化思维并将想法转化为行动，从而一目了然地看到整个工作过程。由于Confluence具有专门为Scrum框架和Kanban框架等方法论设计的功能，它成为创建流程图的有力工具。
流程图常见问题
哪种类型的流程图最好？
最适合的流程图类型取决于特定的流程和你想要达到的结果。比如，系统流程图非常适合展示系统各部分是如何相互连接的，而数据流图则重要地展示了数据是如何在系统中流动的。选择最佳流程图时，理解流程图的目的并决定哪种类型最适合这个目的是关键。
用什么工具创建流程图最好？
Atlassian的Confluence白板是一个创建详细且易于理解的流程图的可靠选择。它们让可视化对话和将其转化为Jira任务以便开始工作变得简单。
流程图有哪些用途？
流程图在许多场景中都非常有用，如软件开发、项目管理、问题解决和流程改进。软件开发人员用它来规划和简化复杂的程序。项目经理使用它们在敏捷方法中查看项目计划、依赖性和角色如何协同工作。公司还用流程图来说明程序和培训员工。
