什么是项目启动？项目启动会议是项目团队和相关客户（如果有的话）第一次聚在一起的会议。这是一个设定项目共同目标和目的的重要时刻。
没有项目启动会议就直接开始项目，就像出发旅行却没有具体计划一样。虽然旅途中可能会有意外的乐趣，但最终可能会让同行者感到疲惫，而且留下的回忆也会比较少。一个好的项目启动会议可以确立项目成功和顺畅合作的方向。
为什么要进行项目启动？
项目启动会议是项目团队成员、可能的客户或赞助商之间的首次会议，是设定期望和增强团队士气的最佳时机。这通常在工作说明书或项目海报完成并且所有参与方都准备好之后进行。
项目启动会议是一个让团队了解当前工作、决定合作方式以及建立共同项目目标和检查点的机会。需要讨论的内容可能包括沟通方式、会议频率、项目时间线，以及可能影响项目进度的因素（及如何避免这些问题）。
规划项目启动会议
俗话说，没有准备就等于准备失败。没有什么比与一个没有准备的人开会更糟糕的了。所以，好好规划项目启动会议，确保不会失信于人。
前期工作
项目启动会议不应该只是单向的信息传递。如果需要提前共享背景信息，应该通过共享文档来进行。项目启动会议应该是积极参与的，不仅仅涉及团队成员，还应包括其他利益相关者或那些项目会影响其工作的人。
为了保持会议的流畅和高效，应该制定一个会议议程，并尝试列出想要询问团队的问题（最好是会议前就将这些问题发给他们，这样他们就有时间思考答案）。还应该准备一些基于可能会被团队提出的问题的答案。
安排会议
会议议程的构建取决于项目的具体情况，但关键要素应该包括5W：即谁（Who）、什么（What）、在哪里（Where）、何时（When）、为什么（Why）以及如何（How）：
- 简介
- 项目背景：项目是关于什么的。
- 项目目的：为什么要做这个项目。
- 项目范围：项目涉及哪些具体内容。
- 行动计划：具体计划如何执行。
- 职责分配：谁负责什么工作。
- 协作方式：团队如何合作。
- 成功标准：如何定义项目成功。
还要确保涵盖与团队的启动会议议程内容，包括是否有未讨论的问题或其他事项。
团队与客户的项目启动会议有何不同？
无论是内部项目（如推出新的文档管理系统或开发新设计功能），还是为客户进行的外部项目，启动会议的基本功能都是一样的：会议旨在为整个项目设定基调、风格和愿景，并与项目团队确定共同目标、任务和时间线。
对于客户项目，项目启动会议将包括介绍项目团队成员、向客户解释项目阶段，并就如何有效合作以成功交付项目达成共识。这是团队更深入了解项目背景的机会，展示他们对项目的理解和热情，并为与客户建立积极的工作关系打下基础。
启动会议涉及哪些内容？
在完成了预先规划后，就可以开始与团队举行精心组织的项目启动会议。尽管每个项目都有所不同，但建议在会议中涵盖以下主题：
简介
让每个人介绍自己、在项目中的角色以及他们将交付的内容。如果能想出一个有趣而快速的破冰活动，会更加有益。
工作说明书、项目范围、时间线和交付物
这些内容是项目启动会议中最重要的部分之一。它们明确了项目涉及的具体内容，确保每个人都对项目有相同的理解。
提交给客户的工作说明书中描述了将要交付的工作和截止日期。
项目范围详细描述了项目交付物及完成这些交付物所需的工作。
项目时间表概述了预期交付的内容及其时间点。这可以根据项目的具体需求进行详细说明。
交付物是实际发送给客户的物品，通常会在时间线上标明。
跟踪进度/里程碑及沟通
在启动会议期间，确定与利益相关者或客户分享项目进度的方式。可以使用状态报告来展示项目在预算、任务、里程碑和时间线方面的进展情况。状态报告应该向所有利益相关者和可能受项目影响的人员公开，确保每个人都了解项目的进展情况（或延迟）。对于客户项目，要确保客户同意状态报告中提供的细节程度，以便于开票和付款。
工具和方法
整理一套在项目期间将使用的协作工具，并与团队商定如何使用这些工具进行沟通。确定如何共享状态报告和其他文件。在项目初期就对这些事项达成一致，有助于保持项目沟通的流畅性。确保团队或客户能够访问所选用的任何工具，以便及时了解项目情况。可能使用的一些项目工具包括：
- 工作管理系统，用于跟踪进行中的项目，如Worktile、Pingcode、Jira、或Asana。
- 共享文档系统，确保每个人（包括客户）都能访问重要的项目文档和信息，如Microsoft文档、Google文档，或使用具有内置层次结构和组织工具的文档管理系统。
- 通信工具，如电子邮件，以便团队就任何出现的问题或需求保持联系。
对于客户工作，在开始前可能需要访问其他工具，如设计资产（标志、字体或风格指南）、模板、数据库、登录信息（CMS、社交、分析等）、访问客户的内部网以及开票的正确详情。
风险和问题管理
在与团队（以及客户）沟通时，明确如何共同识别和应对问题。无论计划多么完善，项目中有时也可能突然出现意外情况。无论是面向内部还是外部客户的项目，良好的项目风险管理意味着团队将持续识别、分析、优先处理和减轻可能阻碍项目按时、按预算完成的风险。这可能涉及到团队成员密切监控他们的计费时间，并关注项目期间使用的软件或技术工具的更新和变化。
在与客户的启动会议中，询问客户对于变更的态度也是重要的，例如涉及预算的灵活性。
