什么是项目执行,如何做好项目执行

什么是项目执行?它是项目进程中的一个重要阶段,这个阶段中,团队把之前的所有计划都付诸实践。 在项目开始时,团队会尽力确保一切顺利开展。举办启动会议、确保每个关键成员都有共同的理解、制定详尽的时间表和协作方案,这些都是项目准备的重要部分。 然而,尽管准备得很充分,问题还是会出现。 例如,项目的截止日期可能会一次又一次地推迟,最初的计划可能变得不再那么严格遵守。这会导致混乱和挫败感,使团队成员感觉之前的努力白费了。 那么,问题到底出在哪里呢?实际上,尽管项目规划做得很好,但在执行阶段却出现了严重的不足。

什么是项目执行?

项目执行,简而言之,就是开始行动,将项目计划中的各个部分实现出来。这个阶段可能也被称作项目实施,其含义是一样的。 在整个项目生命周期中,执行是第三个阶段,总共分为四个阶段:启动、规划、执行和闭幕。 你可能会认为,在完成了所有艰难的准备工作后,执行阶段应该是相对容易的。但实际上,很多团队在执行阶段遇到了困难。 比如,在个人生活中,制定预算看似容易,真正遵守预算却颇具挑战性。

执行差距

执行差距听起来可能有些吓人,实际上它确实是个严肃的问题。 无论是个人预算的失败,还是团队项目的不顺利,执行差距反映的是理想和现实之间的差异。 当无法跟进并实现项目中设定的策略和计划时,就出现了执行差距。 遗憾的是,这种情况相当常见。根据项目管理协会2017年的调查,高层领导表示,只有60%的战略计划能够实现目标。

导致执行差距的原因是什么?

执行差距可能由多种原因造成,比如设定的目标和时间线过于宏伟、对项目的愿景或目标不够清晰,或是关键人员缺乏对项目的认同。 其中一个主要原因与项目所需资源有关。资源是指完成项目所需的各种材料,包括特定的部门或团队成员、时间,以及实际的物料,如软件程序、会议室等。 在规划项目时,常常会有一种错觉,似乎项目将是每个人的唯一焦点,直到完成。但实际情况并非如此。项目往往需要在日常工作和紧急情况之间找到平衡。实际可用的资源往往比最初规划时预期的要少。 这就导致了资源的竞争或优先级划分,有时甚至需要等待资源的到来。这些问题可能破坏最初制定的计划和时间线。 更糟糕的是,这些问题有可能导致项目的完全失败。根据项目管理协会2018年的调查,由于资源限制或过度负荷,有21%的项目未能成功。

如何实现项目目标的执行策略?

这是个至关重要的问题:如何一次性彻底消除执行差距?以下是一些不同的策略,可以帮助团队显著提升项目执行的能力。

确保项目一开始就达成一致

如果不清楚项目进行的原因,执行起来会很困难。但事实上,只有55%参与项目的人明确知道项目的商业目标。 在项目开始之前,需要确保每个人对项目有统一的理解。可以通过有效的启动会议来实现这一点,在会议中讨论项目的目标和实现这些目标的计划,并留出充分的时间来回答问题,主动解决团队成员的疑问和顾虑。 可能会想到制定一份详细的项目宪章供人参考,但要思考一下,是否经常为了获取简单的答案或指示而详读一份长文档?这种情况并不常见。 更好的做法是创建一个项目海报,这是一种协作性文档,概括了项目要解决的问题、项目范围和可能存在的知识差距。项目海报是一个动态文档,可以随着项目的发展而更新。 成功的项目执行并不意味着在项目学习和进展过程中不能改变计划。实际情况总是在变化,需要保持灵活性。

为项目交接制定计划

在规划跨功能项目时,容易假设项目在不同团队间的交接会很顺畅。 但实际情况往往比想象中要复杂。当项目需要交给另一个团队时,有时会遇到许多混乱和停滞。 因为其他团队不能立刻介入项目,所以在规划时间线时,明智的做法是为交接环节预留一些缓冲时间,给接手的团队一些适应和准备的时间。 保持所有其他团队了解项目的最新状态、变更等信息,这样当轮到他们接手时,他们不会毫无准备。Confluence提供的项目管理模板可以帮助实现这一点。

别忘了多米诺骨牌效应

之前提到过规划项目时的一个陷阱,即忽视项目依赖于有限资源的事实。项目实际上是在争夺这些有限的资源。 因此,在规划阶段就需要识别任何任务或资源的依赖关系,并立即在流程和时间线中考虑这些依赖关系。 例如,项目中是否有某个步骤必须在其他几个任务完成后才能进行?这就是任务依赖。或者公司的数据科学家时间非常有限,项目必须适应他的工作量?这就是一个重要的资源依赖。 主动规划这些因素可以帮助更顺利地执行项目,特别是考虑到项目失败的常见原因,如
  • 资源预测不足(23%)
  • 资源有限(20%)
  • 任务依赖(11%)
还可以使用关键路径方法(CPM)来确保时间线的可行性。这个方法听起来复杂,但实际操作简单。 基本上,需要确定项目中最长的依赖任务链。可以把这些任务想象成一排多米诺骨牌。如果关键路径上发生延迟,整个项目都会受到影响。这有助于了解哪些地方有灵活性,哪些地方需要严格遵守计划。

定期检查进展

虽然已经制定了项目计划并与团队分享,但不能假设这就足够了。 为确保项目成功,需要定期监控进展,并在必要时进行调整。除了项目启动和总结会议,还需要安排定期检查会议。 在这些会议上,可以解决问题、消除混淆,并确保项目朝着正确方向发展。也可以征求团队对项目进展的反馈,确保每个人的意见都得到倾听和重视。 如果项目开始时已经建立了监测信号和衡量标准(这是非常推荐的做法),这些会议也是全面评估进展的好机会。

为项目的成功欢庆

没有人希望经历精心计划的项目白费的挫败感。 幸运的是,有办法避免这种情况。应用上述的项目执行策略,可以帮助避免项目规划中可能存在的、团队可能陷入的陷阱。 即使应用了这些策略,也要记住,这是一个学习过程。可能不会在下一个项目中做得完美,但这没关系。每完成一个项目,都会有所进步。不久,团队将成为高效的项目执行专家。
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