项目管理是什么？项目管理就是把你的流程、工具、团队成员和技能整合起来，以便交付出超越预期目标的项目。
想象一下，你和你的团队正要开始一个重大的项目，这就像摆放了一长排的骨牌——当一切顺利时，效果非常惊艳，但如果哪怕一个骨牌放错了位置，整个效果就会大打折扣。
这种项目既让人感到紧张又充满刺激，你可能迫不及待想要开始。但你会仅仅抱着侥幸心理，希望一切都能自动落到正确的位置吗？
实际上，要想让你的这些庞大且复杂的项目成功，关键在于有效的项目管理。
项目管理是什么，为什么这么重要呢？
项目管理就是协调各种流程、工具、团队成员和技能，以确保项目能够达成既定目标并满足需求。
项目管理的方式是围绕明确的目标来组织团队，提高项目的透明度和可见性，简化沟通过程，明确项目范围，这样团队就能顺利完成项目。还需要更多的理由来说服你吗？想想看，项目超支是非常常见的情况。以IT行业为例，麦肯锡的研究发现，大型IT项目平均预算超支45%，时间超出7%。
项目管理方法论
完成一个优秀的项目没有唯一的策略，这就是项目管理方法论发挥作用的地方，项目管理方法论是一组用于管理项目的规则、原则和流程。
虽然方法论听起来很正式，但实际上在使用时还是有创新的空间。值得一提的是，许多团队和公司会选择结合使用多种方法论，而不是只依赖一种。不管选择哪种方法论，它们都应该有助于促进透明文化的形成。
1、瀑布式项目管理
提到传统的、按步骤进行的项目管理，就不得不提瀑布式项目管理。这种方法将项目分为不同阶段，每个阶段完成后才开始下一个阶段，彼此之间没有重叠。
何时使用：适合那些需要单一时间线和按顺序进行的长期项目。
常用于：建筑行业。例如，在建筑房屋或其他结构时，需要按照一定的顺序进行，不能在浇筑基础之前安装屋顶。
2、敏捷项目管理
敏捷项目管理是一种更加灵活的迭代方法，与瀑布式项目管理相比有很大的不同。它是DevOps领域的一项最佳实践，将项目分解为若干小块，在短期冲刺（即Sprints）中逐个完成。每次冲刺结束后，团队会重新评估正在进行的工作，进行必要的调整，确保项目按正确方向前进。
Scrum
Scrum项目管理是最常用的敏捷方法之一。Scrum与敏捷一样，都以持续改进为核心。使用Scrum这样的框架有助于以更敏捷的方式思考，并将敏捷原则融入日常沟通和工作。
何时使用：适合那些定义不够明确且需要高度适应性的项目。
常用于：软件开发行业。这个行业是敏捷方法的开创者，这种方法允许开发者通过定期测试和审查来构建更高质量的软件。
3、精益项目管理
如果熟悉精益制造的话，可以知道这些原则同样适用于精益项目管理。这种方法的目标是在减少浪费的同时增加产出和价值。为了实现这一目标，需要绘制价值流图，即项目活动的顺序。然后，仔细审视这个流程，识别并消除那些不增加价值的工作。这样做的结果是，项目流程将尽可能地变得流畅、优化和高效。
Kanban
Kanban是实施精益项目管理的一种方式。它通过在Kanban上以视觉形式展示项目任务，使团队成员能够随时查看每项工作的状态。
何时使用：适合那些需要快速完成交付的项目。
常用于：制造业。在生产实体产品时，目标是尽可能减少浪费，以最小化成本和最大化利润。这就是这种方法在制造业中，特别是在汽车行业中非常受欢迎的原因。
项目管理过程的5个阶段
想象从头开始一个项目。项目管理不仅仅在开始执行任务时才起作用，首先需要打下基础。
因此，项目管理协会（PMI）确定了项目管理的五个阶段。
第一阶段：启动
可能会误以为项目管理过程的第一步是规划，但实际上并非如此，在为项目制定策略之前，需要获得利益相关者的支持。这时，项目章程就显得非常重要，它概述了项目的商业目标以供批准。建议使用项目海报，因为它格式更易理解、阅读速度更快。在这一阶段，应该回答以下问题：
- 这个项目的商业案例是什么？
- 这个项目是否可行？
- 我们应该追求这个项目吗？
简而言之，这个阶段的目标是在投入过多努力之前决定这个项目是否值得进行。
进行预先失败分析是促进这种讨论的好方法，通过这种思维练习，可以想象可能出错的情况并决定如何预防。
第二阶段：规划
如果决定继续进行项目，那么下一个步骤就是规划阶段。在这个阶段，需要制定一个详细的项目计划，供整个团队遵循——他们会因此而感激。规划是防止项目范围无序扩张的关键。可以使用待办事项模板来帮助规划。在这个阶段需要回答的问题包括：
- 这个项目的目标是什么？
- 关键绩效指标（KPIs）是什么？
- 项目的范围有多大？
- 预算是多少？
- 可能面临哪些风险？
- 哪些团队成员将参与？
- 涉及哪些任务？
- 需要达成哪些里程碑？
这个步骤是为了确保在项目开始之前，团队成员对项目有一个共同的期望。如果觉得自己过于关注细节，实际上这是必要的。战略规划框架可以提供帮助。
第三阶段：执行
准备好咖啡和电源线，因为现在是开始行动的时候。这个阶段是团队成员卷起袖子开始执行项目任务的时候，项目计划将作为指导。在执行阶段，需要做的事情包括：
- 分配必要的资源
- 确保指定的人员完成他们的任务
- 举行项目状态会议
- 建立项目跟踪系统
这个阶段会有大量的工作进行，同时也是开始看到项目真正开始形成的时候。这证明所有的规划都是有价值的。
第四阶段：监控
有了项目计划，并不意味着一切都会自然而然地顺利进行。就像为自己设定预算一样，如果不密切关注预算的执行，仅有预算是不够的。
这就是为什么需要监控项目的进展，确保一切按照正确的轨道进行。应该根据规划阶段确定的KPIs来评估项目。
如果发现项目偏离了原定路径或者出现了范围蔓延的问题，怎么办？这时需要花时间重新评估。可以决定是否需要调整计划，或者是否需要更改原来的计划。这就是监控的好处——可以定期进行调整，确保项目按照正确的方向前进。
第五阶段：关闭
关闭阶段主要是处理项目结束后的相关事宜，包括：
- 举行事后总结会议或回顾会议，对项目进行评估。
- 准备最终的项目报告
- 将所有必要的项目文档收集起来，妥善保存在一个安全的地方
这个阶段不仅提供了一个正式结束项目的机会，还使得在必要时能够更容易地回顾项目。
成功项目管理的7个秘诀
即使按照上述所有步骤执行，有效的项目管理也不是一次性的事情。还有一些其他的最佳实践需要实施，以帮助项目尽可能顺利地进行。
举行项目启动会议
项目启动会议是设定目标、分解时间线，并让每个人就项目目标达成共识的时候。可以使用团队会议议程模板来帮助进行这个会议。
无论团队多么迫切想要开始工作，都不应该跳过这次会议。这样可以提前消除混乱，并围绕一个共同的目标团结团队。
注意任务和资源的依赖性
还记得那些像一串摇摇欲坠的多米诺骨牌一样的项目吗？对于大型或跨功能的项目来说，这种情况尤其真实。可能同事小王要等同事小李写完内容后才能开始设计图形（这是任务依赖）。或小张可能在小陆使用共享许可证时无法使用某款软件（这是资源依赖）。
项目任务并不是孤立发生的，所以使用甘特图模板来考虑这些依赖性是很重要的。
当所有任务和资源都相互联系时，了解它们如何结合在一起至关重要，否则就可能看着整排的多米诺骨牌倒塌。
识别关键路径
确定项目的关键路径是避免时间表超支的有效方法。尽管听起来像是动作电影里的术语，实际上关键路径指的是项目中依赖关系最长的一系列活动。如果在这条路径上出现了障碍或延迟，整个项目可能会因此而延期。
确定关键路径能够帮助了解时间表上的弹性空间在哪里，以及在哪些部分需要尽可能紧密遵循时间线。
对时间线保持现实
人们通常会低估完成任务所需的时间，这可能对项目的时间表产生严重影响。
可以通过回顾过去项目的时间线来做好检查。如果有时间跟踪软件，查看典型任务所需的时间，并让团队成员对他们的时间安排进行现实的评估。
使用项目管理软件
如果团队成员需要在无尽的电子邮件或文件夹中寻找所需信息，项目很可能会落后于进度。
这就是使用项目管理软件来存储文档和在知识管理软件中组织项目的原因。这样做可以提高对所有项目步骤和任务的可见性，集中沟通，并为项目团队提供一个统一的信息来源。
明确角色和责任
为了让团队成员发挥最佳效能，他们需要清楚自己的角色以及预期贡献什么。
这不仅在项目团队成员中培养了目的感和责任感，还可以防止他们相互干扰，并利用每个人的长处。RACI框架是分配角色和责任的常用方法。RACI代表负责（Responsible）、问责（Accountable）、咨询（Consulted）和知情（Informed）。
使管理项目成为一个协作过程
管理一个项目可能会有压力，但不需要独自承担。团队对项目计划会有许多重要的见解，包括时间线是否现实或是否忽略了依赖关系。团队头脑风暴是分享和整理想法的好方法。这里有一些举行有效头脑风暴会议的提示。
即使是混合团队或远程团队的一部分，也应避免独自规划项目。让团队参与其中，共同制定更合理的计划，增强他们对项目的归属感。可以使用头脑风暴模板来帮助进行。
项目团队的关键成员
每个项目开始时都必须明确角色和责任。一开始就了解各自的角色，有助于确保每个人都能按时完成项目。项目团队可能包括：
项目经理：负责监督整个项目并确保项目成功。
项目发起人：支持项目并与项目经理密切合作的高级管理人员。
团队成员：积极参与项目任务的人
供应商：为项目提供商品或服务的人
- 项目经理：负责监督整个项目并确保项目成功的人
- 项目发起人：支持项目并与项目经理密切合作的高级管理人员
- 团队成员：积极参与项目任务的人
- 供应商：为项目提供商品或服务的人
- 利益相关者：对项目感兴趣的人。这些可以分为：
- 主要利益相关者：实际从事工作并积极参与项目的人
- 次要利益相关者：可能参加会议并发挥一小部分作用但不是项目关键决策者的人
- 感兴趣的利益相关者：参与项目但不积极参与或没有很大影响力的人
- 客户：接收最终项目的人，如果它是面向客户的项目而不是内部项目
评估项目管理软件时要考虑的因素
选择合适的项目管理软件可能有点复杂。为了确保团队能充分利用项目管理工具，建议寻找具备以下功能的软件解决方案：
- 创建共享日历，以跟踪项目的重要里程碑和截止日期
- 共享文件和文档，使访问和协作变得方便
- 创建任务列表，并将任务分配给团队成员
- 跟踪项目进展并生成报告
- 促进和简化团队成员及利益相关者之间的沟通
- 估计项目的持续时间和预算
- 允许团队成员对任务进行评论和提供反馈
- 生成自动提醒和通知
- 设置项目模板，以简化新项目的创建过程
- 管理资源和工作量
- 跟踪问题和风险
- 管理变更请求
- 创建详细报告
- 监控项目绩效
项目管理的关键好处
1、改善协作
我们知道需要与他人合作来实现目标，但有效的协作对大多数人来说并不容易。不同的沟通风格、组织方法，以及许多其他因素都使协作充满挑战。 项目管理软件使团队更清晰地了解同事们的工作内容、设定的截止日期、每个任务如何融入整个项目流程等。这些都是项目管理软件最大的好处：让项目协作变得更好、更容易。
2、集中沟通
团队可能正在努力在混乱的电子邮件线索、直接的即时消息和容易丢失的评论中进行沟通。 这对项目来说是不利的（也是浪费时间）。当团队成员需要在多个地方查找信息时，容易造成信息混乱、错过截止日期、遗忘任务，导致混乱加剧。
项目管理软件将所有沟通内容——从时间线和状态更新到反馈和问题——集中在一个所有人都能轻松访问的地方。这打破了信息孤岛，使每个人不仅能分享知识，还能有效地管理他们在何处以及如何分享这些信息。
3、简化任务管理
为了确保项目成功交付，团队成员需要清楚地知道他们负责哪些任务，以及这些任务需要何时完成。 管理者给出不明确的指导和责任分配是造成混乱的一个主要原因；而在众多应用程序和工具中工作会增加这种混乱。
如果团队成员在一个工具中被分配了任务，但他们大部分时间使用另一个平台，他们可能会错过重要的通知。使用一个统一的软件来管理项目可以解决这些问题，并且把庞大、复杂的项目分解成单独的步骤和行动项。
接下来，可以将这些任务分配给适当的团队成员，并设置截止日期，这样所有任务就会汇集在一个地方，团队成员会收到他们新任务的通知。
4、创建单一信息来源
项目管理软件将成为存储项目相关信息的中心仓库。所有的文档、资产、更新、时间表、会议记录等都应该存储在软件中。（这里有一个方便的会议记录模板可以帮助跟踪！）这样做可以确保信息是可访问的、有组织的，并且可以被搜索。团队成员可以轻松找到他们需要的信息，而不必浪费大量时间去挖掘真相。
5、提高效率
综合上述所有好处，可以获得最大的收益：团队可以更快地推进工作。速度会快得多。
有了项目管理软件，团队的沟通变得顺畅。他们清楚自己的任务和期望，知道接下来应该做什么。他们能够轻松找到所需的信息。
团队就像一台运转良好的机器一样协作，这大大减少了浪费时间。
如今，团队的工作不再拖延，因为他们拥有了完成高质量工作所需的资源，可以以令人印象深刻的速度产出成果。
6、跟踪进展
目标不是交付任意一个项目，而是要交付一个保持在预算内、遵守时间表并实现其原始目标的项目。 当深陷项目工作时，很容易忽视这些重要的要素，这可能导致问题。如果不密切关注这些限制和期望，可能会遇到时间表延误、预算超支以及团队成员需要重新完成工作以使项目重回正轨的困难。
项目管理软件帮助组织工作，使跟踪支出和截止日期等事项变得更加简单。此外，还可以生成报告来监控进展，而不是在发现问题太晚时才意识到已经偏离了原定目标。
