资源规划是在开始项目之前，确定需要哪些资源（比如人员、软件、设备和预算）的过程，并且要确保这些资源能够以最高效的方式被使用。
想象一下，你的团队想要举行一个临时的头脑风暴会议。大家拿着笔记本电脑，准备去办公室的大会议室。但是，到了那里才发现会议室里已经有人在开会了。
于是，你们转向走廊旁的一个小房间，但那里也已经有另一个团队在使用。他们看起来像是已经在那里待了很长时间。
接着整个团队就去了休息室旁的桌子，但那里人太多，有人在加热午餐或者拿咖啡。结果，你们不得不在办公室到处转悠。
如果这听起来很熟悉，那你可能已经经历过资源未按计划和管理导致的问题。这种情况最轻微的后果就是让人感到沮丧，最严重的可能会完全破坏你的项目。
什么是资源规划
资源规划在项目管理中非常重要。它涉及到确定项目所需的一切，并确保能够有效地获取和分配这些资源。
需要注意的是，“资源”这个词不仅仅指物质资源，像团队成员或者资金这样的东西也是项目的资源。
资源通常可以分为以下几类：
- 人员
- 预算
- 工具和软件
- 设备和空间
在项目开始之前，需要明确所有必需的资源，以确保项目顺利完成。这不仅包括获取这些资源，还要确保在需要的时候它们是可用的。
资源规划的重要性
让我们再次回到那个让人沮丧的会议室的例子。当你的团队准备坐下来进行快速协作会议时，发现缺少了一个关键资源：空间。你们准备好了工作，但却找不到合适的地方。
这导致了本应简单的会议变得复杂。如果忽视资源规划，会出现各种问题，比如找不到合适的会议空间，不得不在办公室各处寻找空间。
1、制定准确的项目计划
项目计划详细描述了完成项目所需的步骤及其执行时间。如果不清楚可以使用哪些资源，这些重要的计划步骤就无法制定。 比如，如果项目计划规定本周末之前要完成演示文稿的图形设计，但却没意识到平面设计师已经被安排到下个月底的其他项目，该怎么办？
如果没有考虑到资源的可用性，项目计划就会不准确，截止日期只能是估计，这会增加许多不必要的压力，因为不确定是否能拥有所需资源。
2、避免瓶颈
资源规划还有助于避免不必要的延误。当许多人或项目同时需要同一资源时，无法保证能够获得该资源。 也许能先到先得，但也可能不行。如果没有赢得竞争，整个项目的时间线就需要推迟。
比如，如果提前预订了会议室，就可以避免在办公室到处走动，尴尬地窥探会议空间，可以直接开始高效的头脑风暴。
3、管理容量
4、交付更成功的项目
这引出了最大的好处：完成更多成功的项目。 项目管理协会（PMI）的报告显示，资源依赖和资源紧张是导致项目失败的常见原因之一，甚至超过了项目经理经验不足或团队成员拖延等其他问题。
规划所需的资源、何时需要以及如何获取，意味着你和团队能在压力更小的情况下完成成功的项目。
资源规划流程：如何在需要时获得所需资源
无法预测未来使得资源规划具有挑战性。怎样才能知道项目将需要什么？
简化这个过程为一个简单的公式，可以有效地规划和管理资源。这样就不用再徒劳地寻找空会议室了。
第一步：明确所需的资源
首先，列出完成项目所需的全部资源。对于大型或跨职能的项目，这可能比较困难。拿一张纸和笔，首先写下明显的资源。
在处理了容易的部分之后，按照项目的不同阶段或部分来考虑。比如，在创建网络研讨会时，首先需要制作内容大纲，这就意味着需要内容团队中的成员和一个主题专家。继续按照项目的各个阶段前进，记录下在每个阶段所需的资源。
如果担心漏掉了什么，可以让其他几个团队成员审核这个清单。如果他们之前完成过类似项目，他们可能会指出忽视的资源。
完成清单后，将这些资源分组，如之前提到的：人员、软件、设备和预算。
第二步：了解可用的资源
准备好了需要的所有资源清单后，接下来要弄清楚已经拥有什么。
为了简化这个过程，可以用两种不同颜色的荧光笔。用绿色标记已经可以访问的资源，用粉红色标记需要获取的资源。
首先查看绿色资源。检查清单，并突出显示已有的资源。比如，如果有视频会议软件订阅，可以用于网络研讨会，就将其标为绿色。
然后，用粉红色荧光笔标出没有的资源。比如，如果没有图形设计师来制作演示文稿的幻灯片。
这样做，直到清单上的每项资源都被标记为绿色或粉红色。
第三步：收集所需的资源
仔细查看粉红色的资源，这些是项目所需但目前没有的资源。
即使是最节约成本的团队也需要引入外部资源，因此现在要弄清楚如何获得这些资源。
如果没有内部图形设计师来制作网络研讨会的幻灯片，是选择将这项工作外包给机构或自由职业者，还是使用像Canva这样的免费工具来自己尽力完成？需要具体说明如何满足每个需求，并将解决方案写在清单上。
第四步：概述资源依赖性
现在要关注标记为绿色的资源。一个常见的错误是认为，“我们有这些资源，一切都会好的。”
但在项目中，并不是只有一个人在努力，需要深入了解资源的可用性，而不仅仅是它们的存在。这将有助于实际地将这些资源分配到项目中。
资源的可用性并不总是一目了然的。为了弄清楚这一点，需要做的包括：
- 与相关团队成员交流，了解他们未来的工作能力（比如，内容团队下个月才能制作网络研讨会的大纲）。
- 联系使用相同资源的其他部门，了解他们是否已经使用了这些资源，以及使用的时间（例如，销售团队本月要用视频会议软件制作信息视频，但下个月可以轮到你使用）。
- 了解项目的范围，并预测未来的资源需求，以便构建缓冲区（比如，在项目最后阶段需要网络开发团队创建网络研讨会的登陆页面，但现在就应该安排他们的时间）。
就像掌握任何技能一样，这个过程可能需要一些实验和尝试错误。但即使尝试规划资源，也意味着项目中遇到的障碍会更少。
第五步：创建项目计划
现在拥有了完整的情况和所有信息，就可以围绕对资源的实际访问情况来制定项目计划了。最好的项目计划是围绕资源制定的，而不是试图把资源适应到现有的计划中。
可能需要调整计划中的各个部分。比如，如果知道视频会议软件下个月才可用，那么就知道最早也只能在那时举办网络研讨会。
在制定项目计划的每个步骤时，列出该步骤所需的资源。指出何时结束使用这些资源也很有帮助，这样其他人可以在你之后计划使用这些资源。
软件如何帮助资源规划
之前描述的资源规划方法是比较依赖手动操作的，这种方法确实有效。
但在识别、分配和最大化利用资源方面，不只是靠你和荧光笔就够了。软件能够提供帮助，具体包括：
- 在整个组织中将项目可视化
- 识别不同资源之间的重叠使用情况
- 实时调整项目计划和资源需求
- 管理团队成员的工作量和可用带宽
- 获取数据和报告，帮助规划未来的项目和资源需求
最终选择使用电子表格、专业软件还是传统笔记本，取决于个人偏好。但需要知道，资源规划软件确实提供了很多优势，甚至可以减少手部的劳损。
结束资源相关的挫折
想象一下，如果你和团队能够拿着笔记本电脑，走进一个安静的会议室，那里有白板，然后直接开始协作头脑风暴，那该多好。
但实际上，通常会发现自己在办公室里到处寻找空间——甚至只能挤进通常用于私人电话的那个靠近洗手间的小空间。
当资源没有被有效分配时，就会发生这样的情况。这会导致挫折感增加，混乱蔓延，有时甚至因为缺乏必要的资源而无法完成工作。
显而易见，资源规划对于主动识别、分配和管理项目所需的一切是至关重要的。
可以告别在走廊举行的会议，转而使用宽敞的会议室了。
