如何建立跨职能团队

跨职能团队是什么?它是一个由不同专业领域的人才组成的团队,大家为了实现共同的目标而聚在一起。这样的团队通常涵盖了一个组织内的各个层级的员工。

当你想象跨职能团队的时候,你是怎么想的呢?

是不是觉得他们像是“复仇者联盟”,每个人都有自己的超能力,共同面对挑战?

还是会感到不舒服,想起学校时不愉快的团队项目经历,比如误会、争执、拖延,还有那个什么都不管的人?

实际上,跨职能团队的效果可以很好也可以很差。当运作得好时,它们能够加速创新,提升团队成员的技能和工作满意度。

但如果运作不佳,就会浪费大量的时间和精力,而且可能什么成果也没有(除非你就是想增加压力和敌意)。

那怎样才能让你参与或领导的跨职能团队运作得更好呢?以下有一份完整的指南。

什么是跨职能团队?

我们通常认为,一个团队是由做相似工作的人组成的,比如市场营销团队、IT部门、销售部门。但跨职能团队不同,它聚集了来自组织内不同部门、拥有不同专业知识的人。

跨职能团队的成员可能来自不同的职级。他们甚至可能拥有特别的决策权限,例如,团队可能直接向CEO提交项目计划,而不需要走常规的审批流程。

跨职能团队现在虽然受到了广泛关注,但它们并不是一个新概念。无论是保险、汽车制造还是技术行业,跨职能团队都已经被成功地应用了。

不同类型的跨职能团队

跨职能团队的工作方式因组织类型而异。在初创企业和小型企业中,因为规模较小,员工通常需要跨专业领域合作,自然形成跨职能的工作模式。这种团队结构让不同领域的专家能够为了共同的项目或决策而协作。

将来自不同背景的人才聚集在一起,可以激发创新。

对于大型公司,他们可能专门组建跨职能团队来处理特定的项目或目标,虽然公司内部有分开的专业部门,但这些团队能够跨部门合作,共同追求特定目标。有些大型公司甚至将跨职能团队作为主要的组织结构。

为什么要创建一个跨职能团队?

创建跨职能团队的目的是为了应对快速变化的商业环境,需要不断创新以保持竞争力。

我们常认为创新是个体天才的产物,但研究显示,真正的创新来自于将具有多样化知识和经验的人聚集在一起的协作。在这样的团队中,因为汇集了不同的观点和技能,更容易挑战旧有的做法,找到新的解决方案。

跨职能团队还能提高公司的灵活性和效率,甚至在正式成立新的全职团队之前对项目进行“试点”。

这样的团队有助于防止团体思维,即当团队成员背景相似时,可能会忽视问题或不质疑旧有假设。跨职能团队通过集合不同背景的成员,更有可能提出挑战和创新的方法。

最后,跨职能团队对于员工个人发展也非常有益,它们促进了团队凝聚力和协作精神,让员工感觉自己是组织的一部分,而不仅仅是某个部门。此外,员工还有机会学习新的知识和技能,如建立人际关系和解决问题的能力,这有助于他们的个人成长,增加留在公司的可能性。

跨职能团队面临哪些挑战?

可能会让人吃惊的是,大概75%的跨职能团队实际上是功能不全的。那问题出在哪里呢?

有时候,跨职能团队可能会被指派一个不清晰或定义模糊的任务。可能没有明确告知团队他们有多少时间来完成目标,或者他们可以使用多少资源。如果没有一个明确的目标和达成目标的路径,团队就会陷入停滞不前的状态。

另一个让跨职能团队偏离轨道的主要原因是,团队成员之间存在着相互竞争的优先级或责任。他们可能更关注个人或自己部门的利益,而不是团队的共同目标。

当团队成员属于不同的级别时,复杂的权力动态也可能是导致团队问题的一个因素。

另外,对于那些同时属于某个部门团队的成员来说,参与跨职能团队是额外的工作负担。这可能会导致压力、紧张和挫败感,尤其是当团队中有人表现不佳时。

即使团队工作效率高且表现专业,如果它们缺乏实际行动的权限,或者在等待组织领导层的批准或决策时遇到阻碍,团队最终也可能无法有效运作。

高效的跨职能团队从清晰开始

要让跨职能团队高效运作,首先需要的是明确性。团队的具体目标是什么?团队中的每个人都必须对成功的定义有共同的理解。这对所有团队都很重要,但对跨职能团队尤其关键,因为其成员往往有着不同的思维方式和假设。他们可能不像部门内的团队那样有共同的语言。

团队成员之间必须能够自由发言,即便是提出不同意见。

除了设定一个大目标,还需要设定一路上的里程碑。因为团队成员可能不是每天都能见面或交流,设定里程碑可以帮助大家清楚地了解目前的进展和下一步计划。

这里简单介绍一种被称为OKR(目标和关键结果)的目标设定框架。我们发现使用OKR可以增强团队的一致性、灵活性、责任感和集中度。如果想尝试使用这个框架来为跨职能团队设定目标,可以查阅我们提供的OKR完整指南。

讨论团队面临的实际限制,比如预算和截止日期,虽然可能不如设定目标那样激动人心,但同样重要。这样可以提高团队的工作效率。

这些讨论应该在启动新的跨职能团队时就开始进行。不过,为了让现有的团队重新找到方向,开展这样的讨论也永远不会太晚。

谁应该加入跨职能团队?

当确定了团队目标之后,就可以决定谁应该加入团队。在这个过程中,需要考虑几个要点:

  • 团队需要什么类型的专业知识,以及哪些人能够提供这些知识?
  • 除了具备必要的技能,团队成员还应该有能够让他们成为团队宝贵财富的个性特质。比如,他们以前是否参与过跨职能团队合作?他们是否能够独立工作并做出建议或决策?
  • 还要考虑到与政治相关的实际情况。如果团队的任务是启动一个项目或做出决定,那么哪些人是这个项目的利益相关者?团队中应该包括每个利益相关者群体的代表。

选择团队领导

虽然跨职能团队不一定需要一个领导者,但有一个领导者可以让团队运作得更加顺畅。那么,这个领导者应该是谁呢?

跨职能团队的领导者需要能够引导讨论、分配任务并对其他团队成员负责。即使团队中的某些成员在公司的层级上位于他们之上,领导者也需要有能力做到这一点。也就是说,他们能否在没有正式权威的情况下让人们行动?他们是否能通过影响力和说服力来指导他人?

设定团队的基本规则

一旦选定了领导者,他们的首要任务之一就是与团队的其他成员一起确定团队运作的基本规则。在团队成立之初进行这项工作非常重要,但对于已经存在的团队来说,进行这样的讨论也永远不晚。

首先,需要明确每个人的责任,确保每个成员都能够承担自己的份额,这样就没有人会感到负担过重。

除了明确每个人的具体贡献外,团队还需要清楚每个人的预期行为方式。团队成员之间必须能够自由表达自己的意见,即便是提出不同意见也没关系。跨职能团队的目的就是要通过集合不同背景的人才来寻找更好的解决方案。但是,如果不能有效地处理团队内部的差异,就无法达到这个目的。

最后,团队里的每个人都要明白决策是如何做出的。是不是每个人都需要对每个问题都发表自己的看法?还是在某些情况下,团队领导可以自己做决定?

另一个建立成功跨职能团队的关键步骤是选用合适的沟通工具。因为团队成员不太可能每天都能见面,所以这些工具会被频繁使用。如果团队成员分布在不同地点,沟通工具就成了协作的主要手段。这里需要一些创意,比如,可能用共享博客比频繁发邮件更适合团队。

除了沟通方式,你可能还需要其他的工具和资源。要考虑的问题包括:

  • 团队成员是否都有他们合作所需的硬件和软件?
  • 你是否需要一个物理的或虚拟的空间来存放工作资料和材料?团队成员是否都能访问这个空间?
  • 如果团队需要面对面会议,会议通常在哪里举行?

跨职能团队的会议,让跨职能团队步入正轨

无论你是在帮助建立一个新团队还是在优化一个现有团队,希望这篇文章能给你带来新的启发和动力。为了保持这种势头,你可以:

  • 定期检查团队的进展。这就是为什么要设立明确目标的原因。你们是否达到了既定的里程碑?可以尝试使用团队健康监测工具来更深入地了解情况,从Confluence模板开始尝试。
  • 保持灵活性。如果没有达到里程碑,需要怎样调整策略?你可能还需要对计划的其他变化作出反应,比如CEO可能会改变你的截止时间,或者突如其来的裁员可能会影响到你的团队成员。

记住,你不是孤军奋战。Confluence提供了很多资源来帮助你应对跨职能团队面临的挑战,涵盖从设定目标到开会再到做决策的各个方面。

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