项目管理五大阶段


大部分人通常认为一个项目只有两个阶段:开始和结束,但实际情况要复杂得多。

想象一下做蛋糕的过程,你不可能直接从一堆杂乱无章的原料变成一个既美味又装饰华丽的蛋糕。在这之间,需要进行购买原料、准备、混合和品尝等多个步骤。

项目管理也是如此,它涉及从开始到结束的多个不同阶段。了解这些阶段有助于更准确地制定项目计划、合理估计时间,并且能够以更有条理、战略性的方式完成项目。

让我们来了解一个典型项目的生命周期及其包含的各个阶段。

什么是项目生命周期呢?

项目生命周期听起来像是生物学术语,但其实非常简单。它指的是一个项目从开始到结束经历的一系列阶段。要完成一个项目,你需要按顺序经过这些阶段,把一个想法转化成最终的成果。

不是盲目地处理项目中最容易的问题,而是要理解项目管理的生命周期。这样可以帮助团队以有组织和策略性的方式推进项目,监控项目进展和状态,并且更快地完成项目,因为能更准确地规划,遇到的意外障碍也更少。所有这些好处加起来,最大的益处就是团队能更快地完成更多成功的项目。

据项目管理协会(PMI)的数据显示,每投资10亿美元,就有1.22亿美元因项目表现不佳而浪费。

利用项目生命周期的优势,就意味着不会对未达到原始目标的项目进行投资。

明白了项目生命周期的好处后,接下来需要了解的是,项目需要通过哪些阶段?

项目管理知识体系(PMBOK)将项目管理生命周期分为五个明确的阶段:

  • 启动
  • 规划
  • 执行
  • 监控
  • 关闭

现在,了解了这些阶段的概况,就可以更深入地探索每个阶段了。

项目管理生命周期的5个阶段

项目管理生命周期包含五个阶段,这五个阶段可能听起来有点复杂(尤其是如果习惯于只考虑项目的“开始”和“结束”阶段)。但是,每个阶段都对于推动项目取得最佳成果发挥着重要作用。

这些阶段像字母表一样是顺序进行的。要想从项目管理生命周期中获益,就需要依次经历这些阶段。

第一阶段:项目启动

举个例子,一个团队很想改进员工入职流程。可能会认为第一步是制定计划和时间表,但事实上,项目生命周期的第一步是启动。

在启动阶段,项目实际上还没有被正式批准或开始。团队会从宏观层面定义项目,目的是判断这个项目是否值得开始。为此,可以考虑以下方面:

  • 该项目的商业案例
  • 完成项目的好处(即它如何支持更广泛的商业目标)
  • 主要的交付物
  • 成功的定义

在考虑了这些要素后,得出以下结论:

  • 商业案例:公司一直在努力应对员工流失问题,大多数员工在入职的头12个月内离职。
  • 好处:改进的入职流程将提高员工在入职初期的清晰度、沟通和参与度,从而希望让他们长期留下。
  • 交付物:人力资源团队需要一套书面程序用于参考和管理,以及一个供员工在入职初期使用的在线仪表板。
  • 成功指标:到第四季度末,员工留存率提高15%,至少85%的新员工给出积极反馈。

所有这些要素都可以整合到一个项目海报中,方便项目经理及其团队在需要时从宏观层面了解项目。

在团队考虑了所有这些因素后,他需要决定这个项目是否可行且值得追求。如果答案是肯定的,他们会获得项目的批准(如果需要)并进入下一个阶段。如果答案是否定的,没关系,团队会回到起点,探索解决面临问题的其他方法。

第二阶段:项目规划

在这个阶段,团队需要制定一个详细的计划来实际完成项目。

即使想快速开始实际操作,也很重要的是在规划阶段不要急于求成。有效的规划可以帮助避免导致项目失败的许多主要原因,例如目标和愿景不清晰、沟通不畅和时间估计不准确。

规划阶段同样需要花费时间和精力,因此在项目开始时应该为此留出足够的时间。

在这一阶段,需要回答以下问题:

  • 项目的目标是什么?
  • 关键绩效指标(KPIs)是什么?
  • 项目范围是什么?
  • 预算是多少?
  • 有哪些风险?
  • 哪些团队成员将参与?
  • 涉及哪些任务?
  • 需要达成哪些里程碑?

可以使用SMART目标框架来定义项目目标。这个框架的要点是目标应该具体(Specific)、可衡量(Measurable)、可实现(Achievable)、相关(Relevant)和有时间限制(Time-bound)。

按照这个框架,假设团队为员工入职项目设定了以下目标:创建一个新的员工入职流程,提高员工留存率15%,并在2021年1月25日前启动这个新程序。

现在明确了目标,还需要实际弄清楚要完成哪些工作来实现这个目标。

创建工作分解结构(WBS)有助于此目的。这种方法将整个项目分解成具体任务,并以图形格式展示,让所有参与者都能清楚地看到项目的行动项。根据以上假设,我们可以确定以下任务:

  • 调查现有员工对当前入职流程的反馈
  • 采访管理者,了解他们希望流程中包含什么
  • 制定新入职流程/90天计划的大纲
  • 录制视频教程,作为员工仪表板的补充材料
  • 构建数字员工仪表板
  • 启动一个新员工可以寻求帮助的门户
  • 起草入职流程的程序和清单
  • 将视频和文档上传到仪表板

一旦团队明确了项目所需的具体任务,就能更容易地确定所需的时间、资源和优先顺序。

此外,还能够识别关键项目参与者(如人力资源团队、网站开发团队、平面设计师和内容团队)以及任何任务和资源的依赖性。例如,员工仪表板必须先建立好,才能上传材料;或者网站开发团队需要先完成公司网站的重设计,才能投入此项目。

现在,团队可以考虑到这些依赖性,合理地安排项目任务的顺序,并为每个步骤分配截止日期。

完成这些步骤后,就制定了项目计划。这个计划应该被记录并存储在整个团队都能访问的地方。

第三阶段:项目执行

这个阶段是项目中大量工作真正开始进行的时候。

在这个阶段需要全力以赴地完成之前确定的项目任务,比如起草程序、录制视频和进行采访等等。

同时,还需要参与接下来的阶段。

第四阶段:项目监控

这可以用烘焙蛋糕的例子来形容。你不可能只看一次食谱,然后就坐等一块完美的蛋糕自己完成。同样,在做项目的时候,你也需要不断地检查和调整,以确保一切按计划进行。就像在烤蛋糕时要不断查看食谱和检查烤箱,以确保一切正常。

在项目监控阶段,项目经理需要定期检查项目的进展,确保团队:

  • 遵守任务截止日期
  • 避免项目范围的无序扩张
  • 坚守预算
  • 专注于最初的目标(避免在执行过程中失去对更广泛愿景的关注)

使用项目管理软件可以使监控工作更加容易,因为它提高了整个项目的可见性,将与项目相关的对话和信息集中在一起。

定期的状态会议也有助于团队了解项目的整体进展。会议记录模板可以方便地记录讨论的主题、做出的决策和行动事项。

如果项目经理发现事情并非按计划进行,就可以立即采取纠正措施,或者对原始项目计划进行调整,以适应新的方向。

第五阶段:项目结束

这时,团队已经成功推出了一个新的、改进的员工入职流程,可以准备庆祝这一成就,并正式结束这个项目。

但在最终将项目定性为成功之前,需要经历结束阶段,处理所有未完成的事项。这包括:

  • 进行事后总结或回顾,讨论项目中做得好的地方和需要改进的地方
  • 准备最终项目报告,并在必要时向相关利益方展示
  • 将所有项目文档安全地存储在一个地方,以便将来可以轻松访问和参考

尽管实际的项目任务已经完成,但项目的结束同样重要,因为它正确地结束了这个项目,并为未来的项目成功打下了基础。

项目管理软件如何提供帮助

你可能会认为项目管理软件只是“有了更好”的工具,但实际上,如果想提高项目的成功率并减轻压力,项目管理软件是非常必要的。实际上,有77%的高效能项目都在使用项目管理软件。

项目管理软件为何在管理项目的整个生命周期方面如此有效呢?这种软件能:

  • 提高透明度和可见性,让整个团队都能跟踪项目的整个生命周期。
  • 明确团队中每个人的角色和责任,让每个人都明白自己需要做什么。
  • 通过创建可以分配的任务和负责人等,让项目计划更加具有可执行性。
  • 减少信息不准确的问题,因为每个人都知道在哪里可以找到正确的信息。
  • 提供实时的项目更新,确保没有人在使用过时的信息。

不要仅依赖无休止的电子邮件、随机文档和混乱的电子表格来管理项目生命周期,项目管理软件能够帮助团队以有策略和组织的方式将项目从最初的想法推进到最终的启动。

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