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如何使用 RACI 图表来改进项目所有权和团队协作

我们都有过这样的经历:一个重大的新项目突然出现,团队聚集起来探讨如何完成这个项目。但问题来了,从哪里开始呢?谁来负责什么?大家怎样才能一起顺利完成这个项目?

什么是RACI图?

RACI图用于在一个特定的项目中定义团队成员的不同角色:负责人(Responsible)、问责人(Accountable)、咨询者(Consulted)和知情者(Informed)。

RACI图也被称为责任分配矩阵(RAM)或项目分配矩阵(PAM)。它是一个简单的表格,非常有效地帮助确定在一个项目或活动中谁应该承担哪些工作。

使用像RACI这样的项目管理框架,可以构建一个从头到尾每个人都参与并负有责任的工作流程。

RAPID vs DACI vs RACI

可能你已经听说过类似的模型,比如RAPID和DACI。这些模型主要涉及决策制定和团队共识。那么,它们与RACI有什么不同呢?RAPID和DACI是在团队开始行动之前采取的步骤,而RACI则是规划谁将执行这些行动的计划。

框架名称定义用途
RAPID推荐、同意、执行、输入和决定决策
DACI驱动者、批准者、贡献者和知情者决策
RACI负责人、问责人、咨询者和知情者项目管理

为什么RACI图对项目管理很重要?

RACI图为每个参与者提供了清晰的角色视图。在项目管理中,这可以极大地影响成功。明确的角色可以提高员工参与度和敏捷决策的效率,效率提升高达53%。

如果一个团队之前在角色和责任方面不清晰、不一致,那么通过RACI矩阵提供明确的角色和方向,他们在下一个项目中可以取得显著的进展。

集中沟通

如果团队在沟通上存在问题,比如无序的电子邮件、直接即时消息提醒,以及容易丢失的评论,那么这对项目来说是一个坏消息,甚至是巨大的时间浪费。研究表明,沟通问题是项目失败最常见和最频繁的原因之一。当团队成员需要在太多地方查找信息时,可能会导致信息混乱、错过截止日期、忘记任务,从而导致混乱加剧。

项目管理软件可以将所有沟通内容——从时间线和状态更新到反馈和问题——集中在一个对每个人都容易访问的地方。这样可以打破信息孤岛,不仅有助于知识共享,还能有效管理沟通方式和沟通地点。

了解RACI模型

什么时候应该使用 RACI 矩阵?不必在日常任务上建立RACI,如检查电子邮件或回答客户电话。但对于有投资者参与且可能产生长期影响的项目,例如改进应用程序用户界面或推出新产品,RACI图可以帮助项目从一开始就保持在正确的轨道上。

RACI矩阵包括四个角色:负责人(Responsible)、问责人(Accountable)、咨询者(Consulted)和知情者(Informed)。

负责人:执行任务

在RACI模型中,“R”代表执行者。负责人承担特定责任,如“设计主页线框”,这些责任由问责人委派,并且必须在约定的参数和截止日期内完成。一个任务可能有多个负责人,需要适当平衡并清楚指明在过程的每个阶段谁应该做什么。

问责人:监督项目。

在RACI模型中,“A”代表问责个体,其工作是确保所有负责成员完成任务。问责不应被分配给多个人;应该只有一个问责个体,作为整个项目中的决策者和领导者,确保任务达到可接受的标准。

咨询者:提供信息

在RACI模型中,“C”代表咨询个体,他们是团队中的知识持有者。他们可以提供帮助、额外背景和任务建议。例如,负责设计线框的人可能需要咨询网站管理员,以确保能够完全访问内容管理系统,并且新的CSS设计不会破坏现有系统。

咨询者在执行任务之前提供所需的所有信息和访问权限。根据任务的复杂性,可能有一个或多达三个咨询者;应该尽早确定这些人是谁,并将他们纳入项目及其工作流程。

知情者:接收状态更新

在RACI模型中,“I”代表被告知的批准者或利益相关者,他们希望或需要了解项目的进展。知情者可能是多个人,比如领导团队或是向上级汇报项目进展的部门负责人。这有助于提高内部透明度,并确保两件事:一是项目按时完成并符合预期,二是项目获得批准且与利益相关者的意图相符。

创建RACI图表

首先要了解RACI图是什么以及它的设计目的。比如,如果有一个新服务线的网页创建项目,需要确定在项目完成过程中谁负责哪些任务。

第一步:确定任务和工作量。

要问自己,为了实现项目目标,需要完成哪些工作?比如在启动一个新网站的项目中,一些核心任务可能包括:

  • 设计主页线框
  • 创建图形设计和动画
  • 确定SEO关键词
  • 设置域名和服务器
  • 撰写主页文案

在这些主要任务中,还可能包括一些小的子任务,比如批准线框或为域名主机设置账单信息。团队需要合作确定这些子任务,以避免意外干扰工作流程或延迟交付物。

第二步:确定角色。

需要明确谁负责哪些工作。例如,在图形设计任务和子任务中,可以分配如下:

  • 小王 负责构建图形设计和动画。
  • 小张 创建网站英雄图像。
  • 小李 审查并批准网站英雄图像。
  • 小杜 将英雄图像动画化并转换为.mp4文件。
  • 小文 将最终的英雄图像放入线框中。

在这些子任务中,小张和小杜负责完成各自的任务,有助于实现设计和动画的目标。小张作为咨询者参与审查并批准初始图像,以确保其符合品牌指南。小王作为问责人,负责其他三人的工作,并确保最终产品交付到线框中。

第三步:构建图表

理解好谁将做什么后,将这些任务和角色放入图表中,以便于与团队沟通,并在项目过程中跟踪进展。

第四步:分析图表并确定差距

与团队举行工作会议,识别图表中的任何差距或重叠,以防止重复工作,并在问题发生前预先识别出潜在障碍。图表中可能会有一些角色重叠和依赖性。例如,SEO经理小方需要先确定主页的SEO关键词,然后小刘才能开始撰写文案。因此,在小刘的任务中,小方是咨询者,而在小方的任务中,她是负责人。

需要注意的是,每个任务应只有一个问责个体,类似于任务级别的“项目领导”。同样重要的是限制负责和咨询个体的数量,以避免职责不明确或信息过多而导致冲突。此外,确保组织内部有足够的上行沟通和透明度,以确保领导层和利益相关者对项目有充分的了解和支持,从而保证项目能够顺利获批并实施。

在 Confluence 中使用 RACI 图

在Confluence中使用RACI图表的基本步骤是这样的:首先,将RACI矩阵集成到Confluence文档中,这样做可以增强项目的沟通和问责。

要在Confluence中添加RACI矩阵,可以按照以下步骤操作:

  1. 首先,在顶部工具栏上点击“插入”按钮,然后从下拉菜单中选择“表格”。
  2. 接下来,在弹出的表格对话框中,根据需要选择RACI图表所需的行数和列数。例如,如果要为包含四个任务的项目创建RACI图表,就可以创建一个有五行五列的表格。
  3. 表格的第一行应该包含RACI图表的表头。可以使用以下表头:任务(Task)、负责人(Responsible)、问责人(Accountable)、咨询者(Consulted)、知情者(Informed)。
  4. 然后开始填充表格,对每个任务或活动,在相应的单元格中填写每个团队成员相应的RACI代码。
  5. 为了使图表更易于阅读,可以使用颜色或符号。比如,使用绿色代表负责人,黄色代表咨询者,蓝色代表知情者,红色代表问责人。

创建好的RACI图表可以用于Confluence中的任何相关项目页面,如项目章程、启动会议议程,甚至可以将其添加到Trello卡片或Jira问题中。这有助于确保无论团队成员使用哪个工具,都能了解他们的角色和责任。促进沟通和问责有助于提高团队绩效,从而确保项目成功。

Confluence 中的高级 RACI 技术

随着项目的进展,RACI 模型可能会发生变化和扩展,因此保持图表最新非常重要。以下是一些详细的最佳实践:

定期审查和更新

定期审查和更新RACI图表,以确保它们准确地反映了项目的当前状态。要注意确保角色是最新的,任务被标记为已完成,依赖关系被清楚概述。在Confluence中设置一个时间表来审查和更新图表,并指派一个负责的团队成员来监督这一过程。

让团队成员参与流程

当更新图表时,要标记所有参与项目的团队成员。这样,每个人都能了解任何变化,并确认他们理解自己的角色和责任。可以使用Confluence中的评论或直接消息来异步地向团队成员传达更新和更改信息。

文件变更

当在Confluence中对RACI图表进行更改时,这些更改应该被详细记录下来。记录内容应包括更改的日期、谁做了更改,以及更改的原因。这种记录方式可以确保每个人都意识到了所做的更改,并理解这些更改背后的原因。

在执行任务之前,咨询者将提供所有必要的信息和访问权限。根据任务的复杂性,可能会有一个到三个咨询者;应该尽早确定这些人是谁,以便将他们纳入项目及其工作流程中。

把事情简单化

RACI图表应当易于理解和使用。在Confluence中,可以利用颜色或符号这样的视觉辅助工具来使图表更加清晰易懂。此外,图表应保持简洁,只关注最重要的任务和责任。更细致的子任务可以在Trello或Jira中进行跟踪,以更好地管理项目。

审查角色和职责

进行任何更新时,应始终审查团队成员的角色和职责。添加或调整任务时,团队可以帮助识别职责上的任何差距或重叠。可以使用Confluence的任务管理功能向团队成员分配任务和职责,并在Trello或Jira中进一步委派。此外,团队经理可以与团队一起开展“角色和职责剧本”活动,以明确个人职责并找出需要填补的差距。

确保一致性

现在要确保图表和分配的一致性。建立关于如何使用图表的明确指导方针,并确保所有团队成员都清楚这些指导方针。此外,可以在Confluence中使用市场插件、模板或宏来保持不同项目或团队中图表的一致性。

开始工作

一旦图表准备就绪,就可以开始项目执行了。有了适当的角色和期望设定,可以放心地进行任务列表的流程,并确保沟通持续进行。结合使用Confluence和其他喜欢的通信应用程序,让每个人都了解每项任务的状态、依赖关系和可能出现的障碍。没有任何过程是一开始就完美的,可以通过不断地构建和迭代,直到找到最适合团队的工作流程。

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