我们都有过这样的经历：一个重大的新项目突然出现，团队聚集起来探讨如何完成这个项目。但问题来了，从哪里开始呢？谁来负责什么？大家怎样才能一起顺利完成这个项目？
什么是RACI图？
RACI图用于在一个特定的项目中定义团队成员的不同角色：负责人（Responsible）、问责人（Accountable）、咨询者（Consulted）和知情者（Informed）。
RACI图也被称为责任分配矩阵（RAM）或项目分配矩阵（PAM）。它是一个简单的表格，非常有效地帮助确定在一个项目或活动中谁应该承担哪些工作。
使用像RACI这样的项目管理框架，可以构建一个从头到尾每个人都参与并负有责任的工作流程。
RAPID vs DACI vs RACI
可能你已经听说过类似的模型，比如RAPID和DACI。这些模型主要涉及决策制定和团队共识。那么，它们与RACI有什么不同呢？RAPID和DACI是在团队开始行动之前采取的步骤，而RACI则是规划谁将执行这些行动的计划。
| 框架名称 | 定义 | 用途 |
| RAPID | 推荐、同意、执行、输入和决定 | 决策 |
| DACI | 驱动者、批准者、贡献者和知情者 | 决策 |
| RACI | 负责人、问责人、咨询者和知情者 | 项目管理 |
为什么RACI图对项目管理很重要？
RACI图为每个参与者提供了清晰的角色视图。在项目管理中，这可以极大地影响成功。明确的角色可以提高员工参与度和敏捷决策的效率，效率提升高达53%。
如果一个团队之前在角色和责任方面不清晰、不一致，那么通过RACI矩阵提供明确的角色和方向，他们在下一个项目中可以取得显著的进展。
集中沟通
如果团队在沟通上存在问题，比如无序的电子邮件、直接即时消息提醒，以及容易丢失的评论，那么这对项目来说是一个坏消息，甚至是巨大的时间浪费。研究表明，沟通问题是项目失败最常见和最频繁的原因之一。当团队成员需要在太多地方查找信息时，可能会导致信息混乱、错过截止日期、忘记任务，从而导致混乱加剧。
项目管理软件可以将所有沟通内容——从时间线和状态更新到反馈和问题——集中在一个对每个人都容易访问的地方。这样可以打破信息孤岛，不仅有助于知识共享，还能有效管理沟通方式和沟通地点。
了解RACI模型
什么时候应该使用 RACI 矩阵？不必在日常任务上建立RACI，如检查电子邮件或回答客户电话。但对于有投资者参与且可能产生长期影响的项目，例如改进应用程序用户界面或推出新产品，RACI图可以帮助项目从一开始就保持在正确的轨道上。
RACI矩阵包括四个角色：负责人（Responsible）、问责人（Accountable）、咨询者（Consulted）和知情者（Informed）。
负责人：执行任务
在RACI模型中，“R”代表执行者。负责人承担特定责任，如“设计主页线框”，这些责任由问责人委派，并且必须在约定的参数和截止日期内完成。一个任务可能有多个负责人，需要适当平衡并清楚指明在过程的每个阶段谁应该做什么。
问责人：监督项目。
在RACI模型中，“A”代表问责个体，其工作是确保所有负责成员完成任务。问责不应被分配给多个人；应该只有一个问责个体，作为整个项目中的决策者和领导者，确保任务达到可接受的标准。
咨询者：提供信息
在RACI模型中，“C”代表咨询个体，他们是团队中的知识持有者。他们可以提供帮助、额外背景和任务建议。例如，负责设计线框的人可能需要咨询网站管理员，以确保能够完全访问内容管理系统，并且新的CSS设计不会破坏现有系统。
咨询者在执行任务之前提供所需的所有信息和访问权限。根据任务的复杂性，可能有一个或多达三个咨询者；应该尽早确定这些人是谁，并将他们纳入项目及其工作流程。
知情者：接收状态更新
在RACI模型中，“I”代表被告知的批准者或利益相关者，他们希望或需要了解项目的进展。知情者可能是多个人，比如领导团队或是向上级汇报项目进展的部门负责人。这有助于提高内部透明度，并确保两件事：一是项目按时完成并符合预期，二是项目获得批准且与利益相关者的意图相符。
创建RACI图表
首先要了解RACI图是什么以及它的设计目的。比如，如果有一个新服务线的网页创建项目，需要确定在项目完成过程中谁负责哪些任务。
第一步：确定任务和工作量。
要问自己，为了实现项目目标，需要完成哪些工作？比如在启动一个新网站的项目中，一些核心任务可能包括：
- 设计主页线框
- 创建图形设计和动画
- 确定SEO关键词
- 设置域名和服务器
- 撰写主页文案
在这些主要任务中，还可能包括一些小的子任务，比如批准线框或为域名主机设置账单信息。团队需要合作确定这些子任务，以避免意外干扰工作流程或延迟交付物。
第二步：确定角色。
需要明确谁负责哪些工作。例如，在图形设计任务和子任务中，可以分配如下：
- 小王 负责构建图形设计和动画。
- 小张 创建网站英雄图像。
- 小李 审查并批准网站英雄图像。
- 小杜 将英雄图像动画化并转换为.mp4文件。
- 小文 将最终的英雄图像放入线框中。
在这些子任务中，小张和小杜负责完成各自的任务，有助于实现设计和动画的目标。小张作为咨询者参与审查并批准初始图像，以确保其符合品牌指南。小王作为问责人，负责其他三人的工作，并确保最终产品交付到线框中。
第三步：构建图表
理解好谁将做什么后，将这些任务和角色放入图表中，以便于与团队沟通，并在项目过程中跟踪进展。
第四步：分析图表并确定差距
与团队举行工作会议，识别图表中的任何差距或重叠，以防止重复工作，并在问题发生前预先识别出潜在障碍。图表中可能会有一些角色重叠和依赖性。例如，SEO经理小方需要先确定主页的SEO关键词，然后小刘才能开始撰写文案。因此，在小刘的任务中，小方是咨询者，而在小方的任务中，她是负责人。
需要注意的是，每个任务应只有一个问责个体，类似于任务级别的“项目领导”。同样重要的是限制负责和咨询个体的数量，以避免职责不明确或信息过多而导致冲突。此外，确保组织内部有足够的上行沟通和透明度，以确保领导层和利益相关者对项目有充分的了解和支持，从而保证项目能够顺利获批并实施。
在 Confluence 中使用 RACI 图
在Confluence中使用RACI图表的基本步骤是这样的：首先，将RACI矩阵集成到Confluence文档中，这样做可以增强项目的沟通和问责。
要在Confluence中添加RACI矩阵，可以按照以下步骤操作：
- 首先，在顶部工具栏上点击“插入”按钮，然后从下拉菜单中选择“表格”。
- 接下来，在弹出的表格对话框中，根据需要选择RACI图表所需的行数和列数。例如，如果要为包含四个任务的项目创建RACI图表，就可以创建一个有五行五列的表格。
- 表格的第一行应该包含RACI图表的表头。可以使用以下表头：任务（Task）、负责人（Responsible）、问责人（Accountable）、咨询者（Consulted）、知情者（Informed）。
- 然后开始填充表格，对每个任务或活动，在相应的单元格中填写每个团队成员相应的RACI代码。
- 为了使图表更易于阅读，可以使用颜色或符号。比如，使用绿色代表负责人，黄色代表咨询者，蓝色代表知情者，红色代表问责人。
创建好的RACI图表可以用于Confluence中的任何相关项目页面，如项目章程、启动会议议程，甚至可以将其添加到Trello卡片或Jira问题中。这有助于确保无论团队成员使用哪个工具，都能了解他们的角色和责任。促进沟通和问责有助于提高团队绩效，从而确保项目成功。
Confluence 中的高级 RACI 技术
随着项目的进展，RACI 模型可能会发生变化和扩展，因此保持图表最新非常重要。以下是一些详细的最佳实践：
定期审查和更新
定期审查和更新RACI图表，以确保它们准确地反映了项目的当前状态。要注意确保角色是最新的，任务被标记为已完成，依赖关系被清楚概述。在Confluence中设置一个时间表来审查和更新图表，并指派一个负责的团队成员来监督这一过程。
让团队成员参与流程
当更新图表时，要标记所有参与项目的团队成员。这样，每个人都能了解任何变化，并确认他们理解自己的角色和责任。可以使用Confluence中的评论或直接消息来异步地向团队成员传达更新和更改信息。
文件变更
当在Confluence中对RACI图表进行更改时，这些更改应该被详细记录下来。记录内容应包括更改的日期、谁做了更改，以及更改的原因。这种记录方式可以确保每个人都意识到了所做的更改，并理解这些更改背后的原因。
在执行任务之前，咨询者将提供所有必要的信息和访问权限。根据任务的复杂性，可能会有一个到三个咨询者；应该尽早确定这些人是谁，以便将他们纳入项目及其工作流程中。
把事情简单化
RACI图表应当易于理解和使用。在Confluence中，可以利用颜色或符号这样的视觉辅助工具来使图表更加清晰易懂。此外，图表应保持简洁，只关注最重要的任务和责任。更细致的子任务可以在Trello或Jira中进行跟踪，以更好地管理项目。
审查角色和职责
进行任何更新时，应始终审查团队成员的角色和职责。添加或调整任务时，团队可以帮助识别职责上的任何差距或重叠。可以使用Confluence的任务管理功能向团队成员分配任务和职责，并在Trello或Jira中进一步委派。此外，团队经理可以与团队一起开展“角色和职责剧本”活动，以明确个人职责并找出需要填补的差距。
确保一致性
现在要确保图表和分配的一致性。建立关于如何使用图表的明确指导方针，并确保所有团队成员都清楚这些指导方针。此外，可以在Confluence中使用市场插件、模板或宏来保持不同项目或团队中图表的一致性。
开始工作
一旦图表准备就绪，就可以开始项目执行了。有了适当的角色和期望设定，可以放心地进行任务列表的流程，并确保沟通持续进行。结合使用Confluence和其他喜欢的通信应用程序，让每个人都了解每项任务的状态、依赖关系和可能出现的障碍。没有任何过程是一开始就完美的，可以通过不断地构建和迭代，直到找到最适合团队的工作流程。
