项目管理时间表其实就是一个详细的项目日程表。它会列出项目中所有的任务和每个任务的截止日期。这样，整个团队就能清楚地知道每个步骤应该什么时候开始，整个项目什么时候能完成。
假设现在你和你的团队正在重新设计网站，大家都想知道这个项目需要多长时间才能完成。是本周末之前吗？还是要到季度末？或者是一个持续进行的项目，随着新的客户评价和素材的收集而不断扩展？项目会不会变得越来越大？
实际上，很难准确预测项目何时完成。有统计显示，有48%的项目不能在原定的结束日期完成。一个项目管理时间表可以帮助团队保持正确的方向，避免项目无限期地延长。
什么是项目管理时间表？
它是从项目开始到结束的完整日程安排。它会把你的项目分解成更小的任务和里程碑，并为每个任务设置一个截止日期。
这个时间表不仅可以让你和团队成员知道每个部分的截止日期，还能让大家看到整个项目何时能交付完成。
为什么项目时间表很重要？
项目时间表为团队提供了一个具体的行动计划，增加了团队成员的责任感，并帮助规避潜在的障碍。而这些只是项目时间表所带来的好处中的一小部分。
1、为每个人提供项目的高层次视图
在项目工作中，很容易陷入细节。项目时间表让团队能看到更广阔的视角，了解不同步骤何时进行，理解自己的任务是如何融入整个项目的，还能在项目开始前主动发现潜在的障碍或需求。
2、更有效地管理资源
项目需要各种资源，如设备、预算和团队成员的时间。理想情况下，资源应在需要时随时可用，但现实并非如此。PMI的2018年调查显示，21%的项目失败是因为资源有限或过度使用。
了解任务的具体时间有助于更有效地分配和管理资源。例如，如果知道公司的平面设计师月底前无法参与网站重设计，就可以相应地做计划。
3、使繁重的项目更易管理
项目时间表使大型项目看起来更可行。它需要将项目分解成可执行的步骤，为团队提供清晰的路线图，避免在执行过程中感到不知所措。
如果需要，可以使用待办事项模板来记录所有任务，确保一次不会承担太多。
4、保持项目按计划进行
项目时间表的一个主要优点是帮助保持正确方向。通过分解项目，更容易发现漏洞或不一致，并监控进展。
如果任何部分错过了截止日期，整个项目都有可能落后于计划。时间表还提高了团队的责任感，因为每个人都清楚自己负责什么任务及其截止日期。
考虑到91%的员工希望在工作场所增加责任感，这种责任意识尤为重要。
如何创建项目管理时间表
项目时间表不仅帮助团队培养“我们将共同完成这个项目”的态度，还有助于保持组织性，是完成项目的必备工具。
尽管好处显而易见，但如何创建时间表仍是一个关键问题。按照以下步骤，可以起草一个支持团队做出最佳工作的项目时间表：
1、了解项目范围
比如，如果要求你制作一个花生酱和果冻三明治，你可能会认为这是一个快速的过程。但如果要求使用自制面包，从一个只在周日早上开放的农贸市场购买一种非常特殊的果冻，并将三明治切成星形，过程就不再那么简单了。
因此，理解项目范围至关重要，包括完成项目所需的所有任务、时间和资源。
从一开始就确定项目所需内容，不仅能创建更现实的时间表，还有助于主动应对范围蔓延，即项目要求超出最初约定的情况。这是一个常见问题，高达52%的项目经历了范围蔓延。
定义范围时，需要弄清楚项目的：
- 目标：项目将实现什么目标？
- 可交付成果：项目的产出是什么？
- 任务和活动：需要采取哪些步骤来产生这些可交付成果？
- 排除：项目不包含哪些内容？
- 限制：工作有哪些限制？
然后，将这些内容整合到项目范围声明中，在项目过程中作为参考。有了这个声明，就可以专注于项目的核心部分，对其他事项说“这次不行”。
2、确定项目任务
在制定项目时间表时，并不是只设定项目整体的最终完成日期，而是要为项目中的每个具体任务设定里程碑式的截止日期。
为了更加专业，可以采用工作分解结构（WBS）的方法，将大型项目分解为不同的可交付成果。这样做可以更清楚地了解每个可交付成果需要完成哪些具体任务。
继续我们的花生酱和果冻三明治的例子，最终要交付的是一个完成的、无壳的、星形的花生酱和果冻三明治。为了达成这个目标，需要完成一些其他的可交付成果，例如：
- 自制面包
- 从农贸市场购买特定的果冻
- 花生酱
了解了这些单独的可交付成果后，就更容易识别出与每个成果相关的具体任务了：
可交付成果#1：面包
- 选择一个面包食谱
- 购买烤面包所需的原料
- 烤面包
- 让面包冷却一小时
- 切面包
可交付成果#2：果冻
- 查找农贸市场的时间和地点
- 开车去农贸市场
- 购买果冻
- 返回家中
可交付成果#3：花生酱
- 去杂货店
- 购买花生酱
- 返回家中
可交付成果#4：完成的三明治
- 准备刀具和其他必需品
- 在一片面包上涂抹花生酱
- 在另一片面包上涂抹果冻
- 将两片面包合并
- 去掉面包边
- 将三明治切成星形
- 把三明治放在盘子上供应
看了这么多步骤，是不是觉得很简单呢？
你可能会想把所有这些内容都写在纸上，以确保不遗漏任何步骤。这样开始是没问题的，但最好让这些信息对整个团队都可访问。
可以使用协作知识共享工作空间来存储笔记、分配的责任和其他细节。然后，将这些任务添加到项目管理工具中，这样整个团队都可以参与到移动任务和勾选完成的过程中，增加团队合作的满足感。
3、为每个任务分配时间估计
尽管已经列出了可交付成果及其相关任务，但这还不构成一个时间表，因为尚未讨论到具体时间问题。这一步的任务是明确每个任务完成所需的时间。查看每个可交付成果下的每项任务，并对其完成所需的时间做出最佳估计。
让项目团队参与这个估计过程很重要，因为他们对自己负责的部分通常需要多长时间有更现实的了解。此外，人们往往会低估完成任务所需的时间，这就是所谓的计划谬误，团队的参与可以提供必要的现实检查。
4、将任务排序
一旦项目任务和时间估计准备就绪，接下来的任务是将它们按逻辑顺序排列，以便你和团队能够按照这个顺序执行。在创建任务顺序时，需要注意几个要点：
任务和资源依赖性：这包括不能同时使用的资源（如团队成员或软件），或者在完成后续任务之前无法完成的任务。例如，在烤好和切好面包之前，是无法涂抹花生酱的。
并发任务：这些是可以同时进行的步骤。识别出这些任务可以节约时间。比如，在面包冷却的同时，你可能可以去农贸市场。 关注这些因素意味着能够规划出既现实又高效的时间表。
5、列出截止日期
要明白，仅仅估计任务所需时间还不足以制定一个完整的日程表。需要为每个任务设定具体的截止日期。简单地说，”这个任务需要三个小时”和”这个任务要在周二完成”是两种完全不同的说法。幸运的是，估计的时间可以帮助设定更现实的任务截止日期。
为了确保安全和可行性，建议在时间表中预留一些缓冲时间。这样可以防止项目过于紧迫，因为意外情况总是难以避免。在时间表中预留出一些弹性空间，将会在遇到突发情况时显得非常有价值。
了解项目何时能完成
提到突发情况，众所周知，在项目规划中总会遇到一些意外情况，而且并不是所有情况都能预先计划好。尽管如此，制定项目时间表仍然是值得的。如果不制定项目时间表，可能会导致团队成员难以管理自己的工作量，不清楚下一步应该做什么，项目也可能变得像是不断重复的噩梦。
项目的时间表不必一成不变，保持一定的灵活性，以便在必要时进行调整是非常好的。即使没有严格遵守计划，提前做好准备也能减少混乱，增强责任感，并保证项目持续向前推进。
